Instrumento de Evaluación de Indicadores (IEIL) 2008

Publication date: 2008

[image: image1.jpg] 4] Logistics Indicators Assessment Tool (LIAT) [image: image1.jpg] INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL) USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1 USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1, es un proyecto financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional bajo el contrato número GPO-I-01-06-00007-00, a partir del 29 de septiembre de 2006. La Orden de Trabajo 1 es implementada por John Snow, Inc., en colaboración con PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, The Manoff Group y 3i Infotech. El proyecto mejora las cadenas de productos e insumos esenciales de salud mediante el fortalecimiento de los sistemas de información para la gestión de logística, haciendo más eficiente los sistemas de distribución, identificando los recursos financieros para la adquisición y operación de la cadena de suministros y mejorando el pronóstico y la planificación de las adquisiciones. El proyecto también insta a los legisladores y los donantes a apoyar la logística como un factor crítico en el éxito general de sus mandatos en el área de salud. Cita Recomendada USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. 2008. Instrumento de Evaluación de Indicadores (IEIL). Arlington, Va.: USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. USAID | PROYECTO DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Teléfono: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 E-mail: askdeliver@jsi.com Internet: deliver.jsi.com CONTENIDOS vAcrónimos 1Guía del Usuario del Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL) 1Propósito 2Metodología 5Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL) 7Guía del Entrevistador 29Lista de Indicadores IEIL 31Indicadores Principales y Relacionados Con el IEIL Tablas 171: Condición de las Existencias (Especifique un período completo de seis meses anterior al estudio, y el día de la visita) 192: Condiciones de Almacenamiento 213: Calidad de Datos SIAL: Existencias Disponibles Utilizables al Momento del Informe SIAL Más Recientes 224: Porcentaje de Diferencia entre Cantidad Pedida y Cantidad Recibida 235: Tasa de Entrega de Pedidos a Ser Calculada en los Almacenes de Distribución ACRÓNIMOS IEIL Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos ITS Infección de transmisión sexual LPG Gas licuado de petróleo MS Ministerio de Salud NS No sabe ONG Organización no gubernamental PES Punto de prestación de servicios SIAL Sistema de Información para la Administración Logística TB Tuberculosis GUÍA DEL USUARIO DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL) PROPÓSITO El Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL), un instrumento de recolección de datos cuantitativos elaborado por USAID | PROYECTO DELIVER, se utiliza para realizar una encuesta de establecimientos para evaluar el desempeño del sistema logístico de insumos de salud y la disponibilidad de insumos en los centros de salud. El IEIL puede ser usado para monitorear el desempeño de determinados procesos que intervienen en la administración de la logística de insumos de salud a través del tiempo, para evaluar ciertos resultados de las intervenciones logísticas, para proporcionar una supervisión permanente y monitoreo del desempeño y para vigilar la disponibilidad de insumos. Los datos recolectados mediante el IEIL se pueden utilizar para calcular los siguientes indicadores básicos de logística: precisión de datos logísticos para la administración de inventarios porcentaje de establecimientos que reciben la cantidad de productos pedidos. porcentaje de establecimientos que mantienen condiciones aceptables de almacenamiento. porcentaje de establecimientos cuyos niveles de existencias garantizan disponibilidad de producto en el corto plazo (condición de las existencias) porcentaje de establecimientos que experimentaron un desabastecimiento en cualquier momento durante un período determinado o en el momento de la visita. Además de estos indicadores, los datos recolectados pueden ser utilizados para calcular los indicadores relacionados adicionales, tales como la duración de los desabastecimientos, las razones para los desabastecimientos y más. Para una descripción de los indicadores, consulte la lista de indicadores en este manual, a continuación del cuestionario. Las preguntas suplementarias proporcionan información adicional acerca de las características de la cadena de suministros que se está evaluando, como el uso de la información SIAL, procedimientos de pedido, sistemas de transporte, frecuencia de supervisión, administración de la cadena de frío y otros. METODOLOGÍA El IEIL se utiliza para realizar una encuesta de establecimientos para recolectar datos cuantitativos que se utilizarán para calcular los indicadores para supervisar y evaluar el desempeño del sistema logístico. Es importante contar con la aceptación de las partes interesadas para este tipo de estudio desde el principio hasta el final. Los pasos siguientes resumen la metodología recomendada para completar esta evaluación. Trabajo Preparatorio Identificar los objetivos de la evaluación y preparar un alcance de trabajo basado en el programa y/o categorías de insumos de salud a estudiar. Asegurar el financiamiento de todos los costos del equipo de estudio, incluido los gastos de viaje y alojamiento. Revisar y adaptar el IEIL para cumplir los objetivos señalados para la evaluación y para satisfacer las necesidades permanentes de monitoreo. Determinar el tamaño apropiado de la muestra y desarrollar el marco de muestreo de los establecimientos a ser visitados. El principal objetivo del diseño del muestreo es evitar una muestra de conveniencia. Seleccionar los establecimientos lo más aleatorio posible. Calcular el tamaño de la muestra y seleccionar los sitios— Preparar una lista del número total de establecimientos en el país. Documentar el número total de cada tipo de establecimiento (bodega, hospital, punto de entrega de servicio [PES]), y la ubicación y distribución de los establecimientos. Asegurar que todas las partes involucradas están de acuerdo en los criterios de la selección de establecimientos. Para obtener una muestra estadísticamente significativa, se ha de utilizar una fórmula estándar de muestreo, que a menudo da un tamaño relativamente grande de muestra. En el caso de limitaciones de recursos, es posible visitar un número predeterminado de un mínimo de 100 establecimientos, o el 15% de los establecimientos, lo que sea menor. Determinar el marco de muestreo para estratificar por cada tipo de establecimiento en el país, los evaluadores han de seleccionar al azar los sitios dentro de cada estrato proporcionalmente, sin interrumpir la cadena de suministros entre los niveles. En otras palabras, elegir primero los almacenes de nivel superior, luego seleccionar al azar los distritos dentro de las regiones seleccionadas, elegir aleatoriamente PES en los distritos seleccionados, etc. Reclutar los miembros del equipo del estudio. Los siguientes requisitos han de considerarse para los miembros del estudio— experiencia en estudios de campo disposición a comprometerse tiempo completo durante 3-4 semanas capacidad física de viajar en zonas urbanas y rurales potencialmente difíciles familiaridad con las zonas que se visitarán y el sistema de atención de salud local minucioso/a buenas habilidades de comunicación fluidez en los idiomas locales es una ventaja capacidad para trabajar como miembro de un equipo diploma avanzado, de preferencia en la salud pública habilidades en investigación cuantitativa conocimiento de sistemas logísticos (deseable). Obtener autorización por escrito para los miembros del equipo del estudio de visitar los establecimientos (de ser necesario). Preparar itinerarios y arreglos logísticos para los viajes y el alojamiento del equipo del estudio. Preparar el currículo de capacitación para el equipo del estudio. Idealmente, el plan de estudios ha de incluir al menos dos días de actividades en el aula (revisión y discusión del cuestionario de evaluación), un día para probar el instrumento en el campo y un día en el aula para finalizar la discusión del instrumento. Ejemplos de los planes de estudio anteriores pueden obtenerse de USAID | PROYECTO DELIVER. Esta formación ha de hacer hincapié en la importancia de la completar bien las encuestas. La experiencia ha demostrado que las encuestas incompletas no pueden ser utilizadas y, por lo tanto, se convierten en una pérdida de tiempo, energía y dinero. Programar una reunión al final de la evaluación para presentar los resultados preliminares a las partes interesadas del país. Antes de la Evaluación Confirmar arreglos (transporte, alojamiento, traducción, etc.) Obtener cualquier documento legal de viaje necesario para los miembros del equipo del estudio. Obtener y revisar cualquier formulario logístico que se utiliza en el país. Ponerse de acuerdo con todos los involucrados sobre los indicadores y productos a evaluar. Conducir una capacitación con los miembros del equipo sobre la forma en cómo se realizará la evaluación y cómo utilizar el cuestionario, siguiendo de cerca el texto guía provisto con el IEIL. Realizar una prueba de campo en uno o más establecimientos de salud que se encuentren accesibles con todos los miembros del equipo. Examinar los resultados de la prueba de campo y discutir las revisiones finales con los miembros del equipo del estudio. Adaptar las preguntas Finalizar el cuestionario de evaluación. En este punto, se recomienda enumerar los productos que serán evaluados en las tablas del cuestionario. Durante la Evaluación Observar la mayor cantidad posible de equipos de estudio mientras realizan la recolección de datos en cada nivel del sistema que está siendo evaluado. Examinar los cuestionarios completados para aclarar cualquier dato inconsistente. Este es un paso muy importante para asegurar que el equipo de estudio está recolectando los datos completos y precisos. Se ha de preparar una programación para que los equipos devuelvan los cuestionarios completados al coordinador de la evaluación. Programar una llamada con los equipos del estudio para analizar las encuestas completadas. Proporcionar retroalimentación a los recolectores de datos y aclarar cualquier pregunta. Introducir los datos recolectados en la base de datos u hoja de cálculo elegida. Después de la Evaluación Realizar el análisis de los datos. Presentar los resultados, conclusiones y recomendaciones preliminares de la evaluación a todos los interesados. Escribir el informe con los resultados, conclusiones y recomendaciones. Difundir el informe final a las principales partes interesadas. A continuación del cuestionario en este folleto se encuentra una Lista de Indicadores. Esta incluye los indicadores básicos de logística que se pueden calcular con la información recolectada cuando se utiliza el IEIL para una encuesta de establecimientos. Para una descripción más completa de los indicadores logísticos, refiérase a la publicación Indicadores de Monitoreo y Evaluación para Evaluar el Desempeño de un Sistema Logístico disponible a través de USAID | PROYECTO DELIVER. Además, directrices para la realización del análisis de los principales indicadores logísticos se encuentra disponible para los usuarios del software SPSS. Este documento guía al usuario a través de diferentes pasos para realizar el análisis de datos en SPSS para indicadores logísticos más comunes. Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (IEIL) GUÍA DEL ENTREVISTADOR Identificación del Establecimiento Registre el nombre y ubicación del establecimiento. Utilizando los códigos provistos para cada pregunta, coloque todas las demás respuestas en las casillas de la derecha. Información sobre la Entrevista Registre la fecha en que se realizó la entrevista y liste los nombres de los entrevistadores. Introducción Utilice el texto presentado aquí para guiar su introducción de la encuesta al personal del establecimiento. Preguntas 01 a 05 Obtenga autorización para realizar la entrevista y registrar la información sobre el entrevistado. Preguntas 101 a 117 Registre las respuestas, por medio de un círculo ya sea en el número o la letra que corresponde a la respuesta del entrevistado. Las preguntas con letras pueden tener múltiples respuestas; las preguntas con números sólo tienen una respuesta. Preguntas 118 a 122 Estas preguntas se realizarán en establecimientos que son parte de un sistema de cadena de frío. Preguntas 123 a 126 Las siguientes preguntas de esta sección han de ser consultadas al gerente de la bodega. Tabla 1: Condición de las Existencias Registre el número máximo de meses de existencias, el número mínimo de meses de existencias, y el intervalo de pedidos en la parte superior de la tabla. Si el entrevistado no sabe estas respuestas, marque NS como la respuesta. Para llenar las celdas, siga las instrucciones que se encuentran en la parte superior de la tabla. Tabla 2: Condiciones de Almacenamiento Registre las observaciones sobre el área principales de almacenamiento (incluso si se trata de un armario o gabinete) respondiendo a las preguntas sobre condiciones de almacenamiento 1 a 14 para todas los establecimientos visitados. Para áreas grandes de almacenamiento que requieren el apilamiento de múltiples cajas, continúe para completar las preguntas sobre condiciones de almacenamiento 15 a 17. Tabla 3: Calidad de Datos Complete la tabla para todos los productos o para una selección de productos. Tabla 4: Precisión de los Pronósticos Complete la tabla para todos los productos o para una selección de productos. Tabla 5: Tasa de Entrega de Pedidos Complete la tabla para todos los productos o para una selección de productos. Fin de la Entrevista Pregunte al entrevistado/s si quiere hacer alguna pregunta. Agradézcale/s por su tiempo y cooperación. Servicios e Infraestructura del Establecimiento Identificación del Establecimiento Nombre del establecimiento Ubicación de establecimiento Ciudad/pueblo: Región Distrito Código del establecimiento Tipo de Establecimiento: (1=Bodega; 2=PES) Si es PES, marque el tipo de establecimiento: (1=Hospital de distrito; 2=Hospital rural; 3=Centro de Salud; 4=Dispensario; 7=Otro ____________) Si es Bodega: Marque el nivel: (1=Central; 2=Regional/provincial; 3=Distrital Autoridad que lo Administra 1=MS; 2=ONG Características del Establecimiento: ¿Acceso pavimentado al establecimiento? (0=no; 1=sí) ¿Había servicio de electricidad el día de la visita? (0=no; 1=sí) ¿Había servicio de agua en el edificio el día de la visita? (0=no; 1=sí) ¿Había servicio de teléfono (fijo o móvil) o de radio el día de la visita? (0=no; 1=sí) Región Distrito Código de Establecimiento Bodega/PES Tipo de Establecimiento PES Tipo de Bodega Autoridad que lo Administra Acceso Pavimentado Servicio de Electricidad Servicio de Agua Comunicación Externa Información sobre la Entrevista Fecha: Entrevistador/es: DÍA/ MES/ AÑO Introducción Presente a todos los miembros del equipo y solicite a los representantes del establecimiento que se presenten a sí mismos. Explique los objetivos de esta encuesta: Buenos días. Me llamo ________________. Mi colega y yo venimos en representación de ______________________ (por ejemplo, el Ministerio de Salud en el país en estudio). Estamos realizando un estudio acerca del sistema logístico de insumos de salud. Estamos estudiando la disponibilidad de determinados insumos e información sobre como ordenan y reciben esos productos. Estamos visitando los centros de salud seleccionados de todo el país, este establecimiento fue seleccionado para estar en el estudio. El objetivo de la encuesta es recopilar información actualizada sobre el desempeño del sistema logístico y la condición de las existencias de insumos claves para la salud. Esta no es una visita de supervisión y no se evaluará el desempeño de funcionarios individuales. Los resultados de este estudio nacional proporcionarán información para tomar decisiones y promover mejoras. La encuesta será realizada nuevamente en el futuro para medir los cambios en el sistema logístico. [Agregar aquí si hay objetivos adicionales.] Nos gustaría hacerle algunas preguntas al administrador de suministros sobre los productos y suministros disponibles en este establecimiento. Además, nos gustaría contar algunos productos seleccionados que tienen en existencia actualmente y observar las condiciones generales de almacenamiento. ¿Tiene alguna pregunta? Solicite al encargado que presente al equipo con la persona que administra los insumos. Extienda la invitación al encargado para que pueda quedarse con el equipo, pero también explíquele que estamos conscientes de que tiene otras responsabilidades. Ofrézcale reportarse con él/ella de nuevo antes de salir del establecimiento. No. Pregunta Código de Clasificación Pasar A 01. ¿Podemos continuar? Sí 1 No 0 (Pare 02. Nombre, cargo y número de teléfono móvil de la persona entrevistada para esta encuesta Nombre: _____________________ Título: _______________________ Móvil: ______________ 03. Número de años y meses que ha trabajado en este establecimiento? Años: ______ Meses: ________ 04. ¿Quién es el principal responsable de la administración de insumos médicos en este establecimiento? Enfermera 1 Oficial Clínico 2 Técnico en Farmacia 3 Auxiliar de Farmacia 4 Farmacéutico 5 Asistente Médico 6 Otro (Especifique) 9 05. ¿ La administración de suministros/existencias es la función principal de esta persona en este establecimiento? Sí 1 No 0 En primer lugar, haga las siguientes preguntas al administrador a cargo o interino del establecimiento. Después de hacer las preguntas 101-122, visite el almacén, bodega, o área de almacenamiento donde se administran los productos de la salud listados. Si se hace referencia a otro miembro del personal para el ejercicio del inventario, preséntele las metas y objetivos del estudio tal y como hizo durante la introducción. Entregue a la persona la lista de los productos que están incluidos en la encuesta, y explíquele que nos referiremos a la lista para algunas de las siguientes preguntas. No. Preguntas Código de Clasificación Pasar A/ Comentarios 101. ¿Utiliza los siguientes formularios para llevar la logística del inventario de los productos de salud en este establecimiento? A. Tarjetas de existencias/tarjeta de control de inventarios Sí 1 No 0 B. registro diario de existencias Sí 1 No 0 C. otro Sí 1 No 0 102. ¿Qué formularios SIAL utiliza para la presentación de informes/pedidos? A. ingrese el nombre de los formularios específicos de país Sí 1 No 0 B. ingrese el nombre de los formularios específicos de país Sí 1 No 0 C. otro Sí (especifique) 1 No 0 103. ¿Los informes SIAL incluyen lo siguiente? A. inventario disponible Sí 1 No 0 B. cantidades utilizadas Sí 1 No 0 C. pérdidas y ajustes Sí 1 No 0 104. ¿Un informe completo SIAL incluye lo siguiente? (ha de ser verificado con un informe completo) A. inventario disponible Sí 1 No 0 Informe completo no disponible 9 B. cantidades utilizadas Sí 1 No 0 Informe completo no disponible 9 C. pérdidas y ajustes Sí 1 No 0 Informe completo no disponible 9 105. ¿Con qué frecuencia se envía estos informes SIAL al nivel superior? (Encierre en un círculo todos los que apliquen.) Mensual A Trimestral B Semestral C Anual D Otro W 106. ¿Cuándo fue la última vez que envió un pedido/informe de productos en este establecimiento? Nunca 1 En el último mes 2 Hace 2 meses 3 Hace 3 meses 3 Hace más de 3 meses 4 107. ¿Cuántos establecimientos deben enviar informes SIAL a este establecimiento? _____________ 108. ¿Cuántos establecimientos enviaron informes LMIS completos para el mes de ________ (dos meses antes del mes de la encuesta)? _____________ Pida ver los informes y marque aquí si fue verificado. ___________ 109. ¿Cómo aprendió a llenar los formularios/registros que se usan en este establecimiento? (Encierre en un círculo todos los que apliquen.) Durante un taller de logística A Capacitación en el puesto de trabajo B Nunca ha sido capacitad C Otro (especificar) W 110. ¿Cuántas órdenes de emergencia de _______ (producto de interés, por ejemplo, anticonceptivos, medicamentos para ITS, etc.) han colocado en los últimos 3 meses? Ninguna 0 1 1 2 2 3 3 Más de 3 4 NA 9 111. ¿Quién determina las cantidades de reabastecimiento para este establecimiento? (Encierre en un círculo todos los que apliquen.) El establecimiento mismo A Un establecimiento de nivel más alto B Otro W 112. ¿Cómo se determina las cantidades de reabastecimiento cantidades para este establecimiento? Fórmula (cualquier cálculo) 1 No sabe 2 Otros manera: 9 113. ¿Quién es responsable del transporte de los productos a su establecimiento? (Encierre en un círculo todos los que apliquen.) Entrega el proveedor local A Entrega el nivel superior B Este establecimiento recoge D Otro (especificar) W 114. ¿Qué tipo de transporte es más utilizado? Vehículo del Establecimiento 1 Transporte público 2 Vehículo privado 3 Barco 4 Motocicleta 5 Bicicleta 6 A pie 7 Otro (especificar) 9 115. En promedio, ¿cuánto tiempo aproximadamente se tarda entre el pedido y la recepción de los productos? Menos de 2 semanas 1 De 2 semanas a 1 mes 2 Entre 1 y 2 meses 3 Más de 2 meses 4 116. ¿Cuándo recibió su más reciente visita de supervisión? Compruebe el libro de visitantes, si es necesario. Nunca ha recibido 1 En el último mes 2 Hace 1 - 3 meses 3 Hace 3 - 6 meses 4 Hace más de 6 meses 5 Otro (especificar) 9 117. ¿Su última visita de supervisión incluyó la administración de medicamentos (por ejemplo, revisión de las tarjetas de existencias, revisión de informes, eliminación de inventarios expirados, revisión de las condiciones de almacenamiento)? Sí 1 No 0 No sabe 9 No. Preguntas Código de Clasificación Pasar A/ Comentarios Si el equipo está estudiando un sistema logístico de cadena de frío, responda a las preguntas 118-122. Si no es así, pase a la pregunta 123, en la próxima página. 118. ¿Tiene un refrigerador(es) en funcionamiento para almacenar vacunas y/o Kits de prueba de VIH? Sí (especifique la cantidad ____ ). 1 No 0 No aplica 9 Si la respuesta es "No" o "No aplica" salte a la pregunta 123. 119. Para registrar la temperatura real, mire el termómetro dentro del refrigerador—la temperatura ideal es entre 0 y +8 grados centígrados. (Fíjese si el termómetro falta o está roto.) Temperatura (en centígrados) _____ 120. ¿Están las refrigeradoras ubicadas lejos de los objetos que las rodean (aproximadamente ½ metro)? Sí 1 No 0 121. ¿Está actualizado el cuadro de temperatura? (para estar actualizado, ha de existir un registro para el día anterior a la visita). Sí 1 No 0 122. ¿Existe un suministro de combustible o de gas licuado para la cadena de frío y la esterilización? Sí 1 No 0 Gracias por su tiempo e información. Usted ha sido muy útil. El resto de nuestras preguntas requieren ver los productos en la bodega y hablar con la persona que supervisa la bodega. Cuando se encuentre en la Bodega (si está con una persona diferente) repita la presentación de la encuesta y de los miembros del equipo de recolección de datos. No. Pregunta Código de Clasificación Pasar A 123. Nombre, cargo y número de teléfono móvil de la persona entrevistada para esta encuesta Nombre: _____________________ Título: _______________________ Móvil: ______________ 124. Número de años y meses que ha trabajado en este establecimiento. Años: ______ Meses: ________ 125. ¿Quién es el principal responsable de la administración de insumos médicos en este establecimiento? Enfermera 1 Oficial Clínico 2 Técnico en Farmacia 3 Auxiliar de Farmacia 4 Farmacéutico 5 Asistente Médico 6 Otro (Especifique) 9 126. ¿La administración de suministros/existencias es la función principal de esta persona en este establecimiento? Sí 1 No 0 Tabla 1. Condición de las Existencias (Especifique un período completo de seis meses anterior al estudio, y el día de la visita) Columna: Nombre de todos los productos autorizados que se van a contar Unidad de medida del producto Nota: Las columnas 1 y 2 habrán de ser llenadas antes que se impriman los cuestionarios del estudio. Se maneja o no el producto en este establecimiento, responda S para sí o N para no. Tenga en cuenta que para algunos productos, en ciertos niveles todos los establecimientos han de manejar el producto. En tales casos, esta columna ha de marcarse S. Registre la cantidad del producto en un recipiente abierto. Aproxime la cantidad del producto a 1/4, 1/2 o 3/4 de lleno utilizando la unidad más pequeña de medida establecida en la columna 2. Registre si el establecimiento está experimentando un desabastecimiento del producto en el día de la visita, de acuerdo con el inventario físico, responda S para Sí o N para no. Registre la cantidad de productos vencidos. Cuente todos los productos vencidos en el día de la visita. Si hay productos que están cerca de expirar (dentro de una semana), anótelo en la sección de comentarios. Verifique si existe una tarjeta de existencias, responda S para sí o N para no. Revise si la tarjeta de existencias ha sido actualizada en los últimos 30 días, responda S para Sí o N para no. Nota: Si la tarjeta de existencias se actualizó por última vez con saldo de 0 y el establecimiento no ha recibido reabastecimiento para este producto, considere la tarjeta de existencias como al día. Registre el saldo en la tarjeta de existencias. Registre si el establecimiento ha tenido algún desabastecimiento del producto durante los últimos 6 meses antes de la encuesta, responsa S para sí o N para no. Registre cuántas veces estuvo desabastecido el producto durante los últimos 6 meses completos antes de la encuesta de acuerdo a las tarjetas de existencias, si está disponible, o de acuerdo a un informante clave. Anote la fuente de información. Registre el número total de días que el producto estuvo desabastecido durante los últimos 6 meses completos antes de la encuesta. Registre la cantidad de productos dispensado a los usuarios o entregado desde la bodega durante los últimos 6 meses antes de la encuesta. Registre el número de días que los datos de entrega representan (puede ser inferior a 6); registre los días para los cuales hay algún dato registrado, incluyendo 0. Meses máximo de existencias_________________ Meses mínimo de existencias_________________ Intervalo de Pedido ___________________________ Nota: Para cualquier producto que experimentó un desabastecimiento en los últimos 6 meses (incluyendo el día de la visita), por favor anote los motivos (por producto). ¿Se completan las tarjetas de existencia y los informes utilizando la unidad de medida más pequeña? S/N Producto Unidad de Medida Manejado en este establecimiento Inventario físico — Bodega ¿Existe desabastecimiento Hoy? (S/N) Cantidad de productos vencidos. ¿Hay tarjeta de existencia disponible? (S/N) ¿La tarjeta esta actualizada? (S/N) Saldo en la tarjeta de existencias ¿Desabastecimiento en los últimos 6 meses? Número de desabastecimientos Número total de días Total entregado (últimos 6 meses) Número de días de datos disponible 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Comentarios: Tabla 2: Condiciones de Almacenamiento Los ítems 1-14 han de ser evaluados en todos los establecimientos para los productos que están listos para ser entregados o distribuidos a los clientes. Coloque una marca en la columna apropiada basándose en su inspección visual en el almacenamiento del establecimiento; anote cualquier observación relevante en la columna de comentarios. Para obtener un "sí," todos los productos y cajas habrán de cumplir los criterios de cada ítem. No Descripción No Sí Comentarios 01. Los productos que están listos para su distribución están organizados de tal manera que las etiquetas de identificación y fecha de vencimiento y/o las fechas de fabricación están visibles. 02. Los productos están almacenados y organizados de manera que los primero en expirar son los primeros en salir (FEFO) para su contabilización y administración general. 03. Las cajas y los productos se encuentran en buenas condiciones, no están aplastados por mal manejo. Si las cajas están abiertas, determinar si los productos están mojados o quebrados debido al calor/radiación (lámparas fluorescentes en el caso de los condones, cajas de cartón d Depo-Provera ®) con las flechas apuntando hacia arriba. 04. El establecimiento tiene como práctica separar los productos dañados y/o vencidos de los productos utilizables y los remueve del inventario. 05. Los productos están protegidos de la luz solar directa. 06. Las cajas y productos están protegidos del agua y de la humedad. 07. El área de almacenamiento está visualmente libre de insectos y roedores nocivos. (Revisar que no haya huellas de murciélagos y/o roedores [excrementos o insectos]) en el área de almacenamiento. 08. El área de almacenamiento está asegurada con una cerradura y llave, pero es accesible durante horas normales de trabajo, el acceso está limitado al personal autorizado. 09. Los productos son almacenados a la temperatura adecuada de acuerdo con las especificaciones de temperatura del producto. 10. El techo se mantiene en buen estado para evitar la penetración del agua y la luz del sol. 11. La bodega se mantiene en buen estado (limpia, sin basura, estanterías fuertes, cajas organizadas). 12. El espacio actual y la organización es suficiente para los productos existentes y una ampliación razonable (es decir, recibo de entrega de productos pedidos en un futuro previsible). 13. El equipo de seguridad contra incendios está disponible y accesible (cualquier artículo identificado para promover la seguridad contra incendios ha de ser considerado). 14. Los productos se almacenan por separado de los insecticidas y productos químicos. Las normas adicionales a continuación pueden aplicarse a cualquier establecimiento lo suficientemente grande como para necesitar el apilamiento de múltiples cajas. No. Descripción No Sí Comentarios 15. Los productos se apilan a un mínimo de 10 cm del suelo. 16. Los productos se apilan a al menos 30 cm de las paredes y de otras pilas. 17. Los productos no se apilan a más de 2.5 metros de altura. Lineamientos adicionales para preguntas específicas: Ítem 2: Al observar la buena organización de los productos, considere la vida útil de los diferentes productos. Ítem 3: Verifique las cajas para determinar si están aplastadas por el mal manejo. También, examine las condiciones de los productos dentro de cajas abiertas o dañadas para ver si están mojados, rajados debido al calor/radiación (por ejemplo, para los preservativos, a causa de luces fluorescentes), o aplastados. Ítem 4: Realice la eliminación de los productos dañados o vencidos de acuerdo a los procedimientos del establecimiento (esto puede variar de un establecimiento a otro). Especifique si existen procedimientos y tome nota de cuales son. Ítem 7: Es importante verificar si existen huellas de roedores (excrementos) o insectos perjudiciales para los productos en el área de almacenamiento. Ítem 8: Esto se refiere a una bodega asegurada con una cerradura o a un gabinete en una clínica cerrado con llave. Ítem 13: Los equipos de seguridad contra incendios no tienen que cumplir normas internacionales. Considere cualquier artículo identificado para promover la seguridad contra incendios (por ejemplo, un cubo de agua, arena). No considere extintores de incendio vacíos y/o vencidos como equipos válidos de seguridad. Tabla 3: Calidad de Datos SIAL: Existencias Disponibles Utilizables al Momento del Informe SIAL Más Recientes Columna: Enumere los mismos productos que en la Tabla 1 o utilice una muestra de estos productos. Incluya sólo aquellos productos que son administrados por el establecimiento. (Nota: Haga esto antes de finalizar el cuestionario y hacer las fotocopias.) Obtenga el informe SIAL más reciente mostrando los productos seleccionados, y registre las existencias disponibles a partir del informe SIAL en la columna 2. Escriba la cantidad de existencias utilizables tomada de los registros de existencias del mismo periodo del informe SIAL seleccionado. Calcule el porcentaje de discrepancia restando las cantidades de existencias disponibles del informe SIAL (columna 2) de las cantidades de existencias disponibles de los registros de existencias (del período de informe SIAL [columna 3], divida esto por las cantidades de las existencias disponibles de los registros de existencias [columna 3] y multiplique por 100). Este cálculo puede realizarse durante la fase de análisis del estudio y la columna puede eliminarse del cuestionario de recolección de datos. Anote los motivos si existiera discrepancia. Método/Marca/Producto Existencia Utilizable Disponible (al momento del informe SIAL más reciente) De acuerdo al informe SIAL más reciente Del registro diario o tarjetas de existencias del período del informe SIAL % de Discrepancia (col.3–col.2/col.2) *100 Motivos para la discrepancia 1 2 3 4 5 Tabla 4. Porcentaje de Diferencia entre Cantidad Pedida y Cantidad Recibida Columna: Enumere los mismos productos que en la Tabla 1 o utilice una muestra de estos productos. (Nota: Haga esto antes de finalizar el cuestionario y hacer las fotocopias.) Ingrese la cantidad pedida para el último período de pedido que ya debería haberse recibido (es decir, no incluya órdenes abiertas cuya fecha de recibo aún no ha llegado). Ingrese la fecha en que se puso el pedido. Ingrese la cantidad recibida en la última orden. Ingrese la fecha en que la orden fue recibida. Método/Marca/Producto Cantidad Pedida del Último Período de Pedido Fecha de Pedido Cantidad Recibida en Último Pedido/Compra Fecha Recibido el Pedido 1 2 3 4 5 Tabla 5. Tasa de Entrega de Pedidos a ser calculada en los Almacenes de Distribución Instrucciones Rellene todos los productos de interés autorizados en la columna 1. (Nota: Haga esto antes de finalizar el cuestionario y hacer las fotocopias.) Obtenga los formularios de pedido recibidos para esta bodega durante los 3 meses anteriores al inicio del mes de la encuesta actual (por ejemplo, si la encuesta actual se realiza de septiembre a octubre, obtenga los formularios de pedido para los meses de junio, julio y agosto). Obtenga los formularios que corresponden a cada establecimiento de nivel mas bajo que será visitado durante el estudio y complete un tabla separada para uno de los establecimientos nivel inferior. Obtenga los registros de distribución que corresponden a cada pedido, si no aparecen en los formularios de pedido. En el espacio correspondiente en la parte superior de cada Tabla, escriba el nombre del establecimiento del nivel más bajo que hizo un pedido a este establecimiento de distribución durante los 3 meses en cuestión. Dentro de cada establecimiento que realizó el pedido, ingrese la cantidad que fue ordenada por el nivel más bajo y la cantidad que fue suministrada o distribuida por este establecimiento. Esta información es utilizada para calcular la línea de la tasa de entrega de pedidos por línea. El total de la tasa de entrega de pedidos puede ser calculado más adelante determinando el porcentaje de establecimientos en las que la cantidad suministrada fue igual a la cantidad pedida para todos los productos enumerados. Registre todas las notas o comentarios acerca de por qué las órdenes no se cubrieron en su totalidad. Utilice tantas páginas como sea necesario para recolectar los datos de todos los establecimientos a ser visitados durante la evaluación. Producto Nombre del Establecimiento Realizando el Pedido: Mes 1 Mes 2 Mes 3 Cantidad Pedida Cantidad Suministrada Cantidad Pedida Cantidad Suministrada Cantidad Pedida Cantidad Suministrada Comentarios, Notas, Motivos para los Pedidos No Cubiertos en su Totalidad Pregunte a la(s) persona/personas que entrevistó si desean hacerle alguna pregunta. Comentarios o observaciones generales sobre la administración de productos: Agradézcale a la(s) persona/personas que hablaron con usted. Reitéreles cuanto han ayudado a que el programa alcance sus objetivos, y asegúreles que los resultados serán utilizados para desarrollar mejoras en el desempeño del sistema logístico. Notas/Comentarios: Lista de Indicadores IEIL LISTA DE INDICADORES IEIL Los siguientes indicadores se pueden medir utilizando los datos recolectados en el Instrumento de Evaluación de Indicadores Logísticos (LIAT). Para una descripción completa de cada uno de los indicadores refiérase a la publicación Indicadores de Monitoreo y Evaluación para Evaluar el Desempeño de un Sistema Logístico disponible a través de USAID | PROYECTO DELIVER. INDICADORES PRINCIPALES Y RELACIONADOS CON EL IEIL INDICADOR: Precisión de los Datos Logísticos para la Administración de Inventarios INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que mantienen datos logísticos precisos para la administración de inventarios. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que completaron y presentaron un informe SIAL para el período de presentación de informes más reciente. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos que Reciben la Cantidad de Productos Pedidos. INDICADOR RELACIONADO: Duración promedio del tiempo entre las fechas que un pedido fue puesto y cuando fue recibido. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que recibieron sus últimos cuatro pedidos de acuerdo a la programación prevista. INDICADOR: Porcentaje de Diferencia entre la Cantidad de Productos Pedidos y la Cantidad de Productos Recibida. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos que Mantienen Condiciones Aceptables de Almacenamiento. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de Establecimientos que cumplen todas (o un porcentaje deseado) las condiciones de almacenamiento. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos que Experimentaron un Desabastecimiento en Algún Momento durante un Período de Tiempo Determinado. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos desabastecidos de cualquier producto en el día de la visita. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos completamente abastecidos (todos los productos) en el día de la visita. INDICADOR RELACIONADO: Duración promedio de los desabastecimientos. INDICADOR RELACIONADO: Número promedio de productos desabastecidos/en existencia en el día de la visita. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de productos desabastecidos/no desabastecidos en cualquier momento durante los últimos 6 (o 12) meses. INDICADOR RELACIONADO: Número promedio de veces que cada método estuvo desabastecido en los últimos 6 (o 12) meses. INDICADOR: Porcentaje de Establecimientos Cuyos Niveles de Existencias Garantizan Disponibilidad de Productos en el Corto Plazo. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de tiempo durante un período determinado en el que cada producto de interés tiene una existencia adecuada (este indicador requiere un sistema automatizado SIAL o una revisión extensa de los libros de las existencias históricos). INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos con todos los productos con existencia adecuada para disponibilidad en el corto plazo. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos que se encuentran sub-abastecidos, adecuadamente abastecidos, y sobre-abastecidos. GUÍA DE INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS PRONÓSTICOS: INDICADOR: Porcentaje de Error Absoluto Medio (MAPE, por sus siglas en inglés) entre el Consumo Previsto y el Consumo Real de un Producto. INDICADOR RELACIONADO: MAPE promedio para múltiples productos. INDICADOR: Porcentaje de diferencia entre el Pronóstico de consumo y el Consumo Real. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de diferencia promedio entre el pronóstico de consumo y el consumo real. INDICADOR RELACIONADO: Nivel medio del pronóstico o discrepancia para un rango de establecimientos, productos o ambos. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de establecimientos con pronósticos dentro del cinco por ciento del consumo real, por producto. INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMEPEÑO DEL ALMACENAMIENTO Y MANEJO DE INVENTARIOS: INDICADOR: Tasa de Entrega de Pedidos (o Porcentaje de Pedidos que se Cubrieron Correctamente). INDICADOR: Tasa de Exactitud de Inventarios (o Exactitud de Saldos de Existencias para la Administración de Inventarios). INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de discrepancia entre el saldo del registro de existencias y el inventario físico (por producto). INDICADOR: Porcentaje de Existencias Desperdiciadas debido a Vencimiento o Daños. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de existencias inutilizables debido a vencimiento. INDICADOR RELACIONADO: Porcentaje de existencias inutilizables debido a daños. INDICADOR RELACIONADO: Valor de las existencias inutilizables como un porcentaje del total de artículos comprados. INDICADOR: Tiempo de Respuesta de Pedidos. INDICADOR: Tasa de Rotación de Inventarios. INDICADORES PARA LA MEDICIÓN DEL DESEMEPEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN: INDICADOR: Tiempo Promedio de Entrega. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DE INDICADORES LOGÍSTICOS (IEIL) Para más información, por favor visite, www.deliver.jsi.com. USAID | PROYECTO DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Teléfono: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 Email: � HYPERLINK "mailto:askdeliver@jsi.com" ��askdeliver@jsi.com� Internet: deliver.jsi.com

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