Outil d'Evaluation du Systeme Logistique
Publication date: 2003
Outil d’Evaluation du Système Logistique [55 [image: image1.png] Outil d’Evaluation du Système Logistique Extraits de “Support organisationnel pour système logistique” Copyright 2001 Synaxis, Inc. Droits réservés par contrat gouvernemental HRN-C-00-00-00010-00 Table des matières INTRODUCTION 3 Informations générales 5 SECTION I-ORGANISATION 7 Contexte organisationnel 7 SECTION II-SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION LOGISTIQUE (SIGL) 10 Eléments de base d’un SIGL 10 Utilisation des informations SIGL 13 SECTION III- SELECTION DEs PRODUITS 15 Politique nationale en matière de médicaments 15 Liste nationale des médicaments essentiels 16 SECTION IV-PREVISION 18 Préparation de la prévision au niveau national 18 SECTION V-ObtENTION des PRODUITS/APPROVISIONNEMENT 21 Plannification d’approvisionnement 21 SECTION VI-PROCEDURES DE CONTROLE DE STOCK 24 Gestion de stock 24 Ruptures de stock 27 SECTION VII-ENTREPOSAGE ET STOCKAGE 29 Caractère adéquat de la capacité et des conditions de stockage 29 Assurance de la qualité des produits dans le centre de stockage 31 SECTION VIII-TRANSPORT ET DISTRIBUTION 33 Système de distribution 33 SECTION IX-SUPPORT ORGANISATIONNEL DU SYSTEME LOGISTIQUE 36 Procédés organisationnels pour la logistique 36 Supervision (Gestion de performance individuelle) 39 Développement du personnel en logistique 41 SECTION X-UTILISATION DES PRODUITS 42 Principes de traitement standard et précautions de sécurité universelles 42 SECTION XI-FINANCE 44 Financement du programme 44 Coordination avec les donateurs 46 Introduction L’Outil d’évaluation du système logistique (O.E.S.L) permet d’évaluer les performances d’un système logistique d’un programme sanitaire donné. Cet outil suit le cycle logistique (voir figure 1) et examine l’ensemble des composantes du cycle. Il peut être utilisé avec l’outil d’évaluation des indicateurs logistiques (OEIL)*.Ces deux outils évaluent globalement la capacité d’un programme à assurer la disponibilité permanente des produits de santé aux points de prestation de services (PPS). Figure 1. Cycle Logistique Ce guide décrit le contexte et l’utilisation du cycle logistique, ainsi que le processus d’ensemble et l’analyse du système. L’objectif de l’OESL est de— diagnostiquer les domaines qui nécessitent des améliorations. contrôler les performances du système. sensibiliser l’ensemble des partenaires aux performances du système. recueillir les connaissances (logistiques) des personnes interrogées et utiliser les résultats de l’analyse à des fins de planification du travail. Note : Certaines des questions posées dans le cadre de l’OESL ont un fond gris. Avant de commencer l’exercise avec les participants, complétez ces questions. Les informations collectées avant le début de l’exercise peuvent être vérifiées par les participants, si nécessaire. Ce travail peut se faire avant votre départ et/ou une fois dans le pays. * L’OEIL est un outild’évaluation quantitatif, qui mesure cinq indicateurs logistiques: état du stock, fréquence de rupture de stock, conditions de stockage, prévision de stock et qualité des données. Il est possible d’y accéder par le site www.deliver.jsi.com. Outil d’Evaluation du Système Logistique (O.E.S.L) John Snow, Inc./DELIVER Informations générales Date: 2/17/2003 (MM/DD/YY) Animateur: Abdourahmane Diallo, Aoua Diarra, Bawa Hadiza Pays:Niger Rédacteur: Abdourahmane Diallo, Aoua Diarra Nom du programme: Programme SIDA Type de programme:( Gouvernment ONG Marketing social Privé Autre (précisez): Nombre de centres visités: Avant l’exercise: 0 Après l’exercise: 16 Niveaux visités: (Central (Régional (District (Point de prestation de service (Autre Pharmacie Populaire ONPPC Catégorie(s) de produits couverte(s) par cette évaluation: (cochez toutes les cases concernées) Contraceptifs (Médicaments IST Trousses de test du SIDA Médicaments essentiels Trousses de médicaments essentiels Médicaments TB Vaccins Nombre total de produits gérés par le système faisant l’objet de cette évaluation (joignez une copie de la liste): 13 Indiquez tous les produits gérés par la chaîne d’approvisionnement faisant l’objet de cette évaluation (ou joignez une copie de la liste): Doxycycline 100 mg Ceftriaxone 250 mg Metronidazole 250 mg Cefixime 400 mg Ciprofloxacine 500 mg Eosine acqueuse 2% Benzathine Pénicilline 2.4 UI Indométacine 25 mg Nystatine comprimé oral 500 000 UI Aureomycine pommade 1% Nystatine comprimé gynécologique 100 000 UI Acyclovir 200 mg Erythromycine 500 mg Indiquez le nom et la fonction des participants: Nom Fonction Nom Fonction Rabiou Sanata Diallo Consultante SFPS Gouro Kadiatou Directrice ASS Bawa Hadiza Médecin Direction Lutte contre la Maladie Maman ELH Maty Directeur des Laboratoires Djibo Ali Directeur Général des Endémies Epidémies Aboubacar Abdou Directeur Lutte contre la Maladie Hawa Balkissa Coordinatrice Adjointe Unité Sectorielle Santé de la Lutte contre les IST/VIH/SIDA Alassane Koné Coordonateur National du Projet SIDA 3 du Niger Sirfi Haoua Directrice Santé de la Reproduction MSP/LCE Hamidou Harouna Directeur Général Office National des Produits Pharmaceutique et Chimiques (ONPPC) Nfana Alassane Directeur Général Adjoint ONPPC Mahamane Danango Chef dépôt Zone Niamey Kanta Mariam Chef Section magasin dépôt Zone Niamey Hamsatou Touré Chef Service Approvisionnement ONPPC Mato Hadjara Responsable Magasin Central ONPPC Moumouni Mintou Medecin-chef Adjoint et Directrice de l’hôpital District commune 3 Issoufou Boubacar Hamani, Gérant Pharmacie Hôpital District commune 3 Adamou Kelessi Gérant dépôt District commune 3 Gremah Zenabou Responsable CSI Gaweye, Niamey Fatimatou Yacouba Gérante Pharmacie CSI Gaweye, Niamey Habibou Amadou Tresorier du CSI Gaweye, Niamey Sourghia Mariama Responsable du suivi des cas IST, Centre de Référence des Professionels du Sexe Saibou Salifou Assistant social chargé de l’accueil Hassane Abdou Gérant Pharmacie Populaire Dosso Abdoulaye Zenabou Médecin-chef District de Dosso Karim Idé Gérant dépôt de District de Dosso Assoumane Seybou Sirifi Gestionnaire District Boboye Bourama Abdou Communicateur District de Boboye Halidou Soumana Chef CSI de Birni Ngaouré Siddo Rabbi Responsable CSI Manguekouara Bechir Kimba Gérant Pharmacie CSI Manguekouara Issoufou Aboubacar Directeur Régional de la Santé Publique (DRSP) de Tahoua Kader Ibrahim Chef Service Pharmacie Laboratoire et Pharmacopée Traditionnelle DRSP de Tahoua Bachir Rahmatou Chef Service Pharmacie LaboratoireCHR Tahoua Abdourahmane Lawan Mainassara Major Pharmacie CHR Tahoua Mariama Mamane Gérante Pharmacie CSI Garkawa (Hôpital District Tahoua) Amadou Harouna Gérant Pharmacie Populaire Tahoua Mounkaila Idrissa Médecin-chef District de Tahoua Ekaras Almahdi Gestionnaire District de Tahoua Ada Abdou Communicateur District de Tahoua Arzita Barry Chargée du Contrôle et de la Surveillance Epidémiologique District de Tahoua Remarques d’ordre général: SECTION I —ORGANISATION Joignez une copie de l’organigramme du personnel logistique de la chaîne d’approvisionnement concerné par l’évaluation. Contexte organisationnel 1. Le niveau national dispose-t-il d’une unité de gestion logistique? (Oui Non N/A Commentaires: Office National des produits pharmaceutiques et chimiques(ONPPC) gère les fonctions logistiques pour l’ensemble des médicaments essentiels. C’est la centrale d’achat qui dispose en son sein d’une unité approvisionnement If no, please note in the comments section (questions I.2 a-i) the departments or positions responsible for each logistics task. 2. L’unité de gestion logistique est-elle entièrement responsable des activités suivantes: a. gestion et utilisation du Système d’Information de Gestion Logistique? (Oui Non N/A Commentaires: b. prévision des quantités nécessaires? (Oui Non N/A Commentaires: c. achat? (Oui Non N/A Commentaires: d. gestion de stock, stockage et distribution? (Oui Non N/A Commentaires: e. sélection des produits? (Oui Non N/A Commentaires: f. détermination de la structure organisationnelle et des procédés? (Oui Non N/A Commentaires: g. recrutement du personnel pour les emplois logistiques? (Oui Non N/A Commentaires: h. budgétisation pour le système logistique? (Oui Non N/A Commentaires: i. supervision et développement du personnel logistique? (Oui Non N/A Commentaires: 3. Existe-t-il des principes directeurs documentés pour— a. les systèmes de gestion des informations logistiques? (Oui Non N/A Commentaires: Manuel de procédures national existe qui traite de toutes les composantes logistiques y compris les principes et règlements pour les appels d’offre internationaux. Non spécifiques aux IST mais s’applique à tous les médicaments essentiels b. la prévision des quantités nécessaires? (Oui Non N/A Commentaires: Non spécifiques aux IST mais s’applique à tous les médicaments essentiels c. les achats? (Oui Non N/A Commentaires: Non spécifiques aux IST mais s’applique à tous les médicaments essentiels d. la gestion de stock, le stockage et la distribution? (Oui Non N/A Commentaires: Non spécifiques aux IST mais s’applique à tous les médicaments essentiels e. la sélection de produits? (Oui Non N/A Commentaires: Liste nationale des médicaments essentiels génériques revue tous les deux ans. Non spécifiques aux IST mais s’applique à tous les médicaments essentiels f. recrutement pour les postes logistiques à pourvoir? (Oui Non N/A Commentaires: Règlementé et documenté au niveau de la Centrale d’Achat g. Budgétisation du système logistique? (Oui Non N/A Commentaires: Budget annuel voté par le Conseil d’Administration de la Centrale d’Achat h. supervision et développement du personnel? (Oui Non N/A Commentaires: 4. Y a-t-il un responsable spécifiquement chargé de la logistique? Oui ( Non N/A Commentaires: Le DG de l’ONPPC est le premier responsable des activités de logistique et les fonctions logistiques sont réparties entre les membres du personnel. Si non, passez directement à la question I.6. 5. Le responsable spécifiquement chargé de la logistique a-t-il le même niveau d’autorité de prise de décision que d’autres responsables d’unités fonctionnelles? Oui Non (N/A Commentaires: C'est une structure (ONPPC) qui est l'unité logistique 6. Quels sont les mécanismes utilisés pour coordonner les tâches logistiques clés parmi les personnels de la logistique? Aucun Rencontre Formelle Plans de travail communs Communication écrite (Réunions de départements Autre: Les mécanismes de coordination sont-ils efficaces? oui Combien existe-t-il de postes ayant des missions logistiques clés? L’ensemble des postes figurant sur l’organigramme ont des fonctions logistiques Combien de ces postes ayant des missions logistiques clés sont-ils actuellement occupés? S’ils ne le sont pas, pourquoi?: Tous les postes sont pourvus 10. Décrivez les relations entre les acteurs clés, y compris les donateurs, les autres agences de coopération, les unités gouvernementales, les autres entités concernées, les ONG et d’autres chaînes d’approvisionnement: L’institution est sous la tutelle du MSP. L’appui des partenaires (FNUAP, Projet SIDA 2 de la B anque Mondiale) se fait sous la tutelle du MSP. La tutelle financière est exercée par le Ministère des Finances. 11. Existe-t-il une stratégie de système logistique ou un plan d’amélioration guidant les activités du système (Oui Non N/A Commentaires: Plan d’amélioration figure dans le document de budget de l'ONPPC Si non, passez directement à la question I.13. 12. Décrivez la stratégie/le plan: Au fur et à mesure des réunions de départements il y a une revue de la situation et des propositions d’amélioration du système. Quels problèmes, en-dehors de la chaîne d’approvisionnement, ont une incidence sur le fonctionnement de celle-ci?(Note : y compris les facteurs politiques, culturels ou économiques, tels qu’événements politiques, grèves, etc.): Marché parallèle de ventes de médicaments Difficulté d’exécution budgétaire de certains clients et de l’Etat pour l’approvisionnement en médicaments des structures publiques Autres commentaires sur le contexte organisationnel: Fin du monopole de distribution de l’ONPPC avec l’arrivée d’importateurs privés (quatre actuellement). Le rôle de l'équipe régionale de santé est très restreint dans le système de gestion des MEG et se limite le plus souvent à la supervision des districts. Son rôle devra être défini quand l'antenne régionale de l'ONPPC sera ouverte à Tahoua. Points forts: Existence d’une unité nationale chargée des fonctions logistiques pour l’ensemble des médicaments essentiels génériques y compris les médicaments anti-IST Tous les postes logistiques sont pourvus Principes directeurs documentés pour l’exécution de ces fonctions logistiques Existence d’une stratégie d’amélioration du système logistique au cours des réunions annuelles de planification budgétaire Faiblesses Existence de marchés parallèles de vente de médicaments prohibés Difficultés de l’Etat à honorer les payements des factures de certains gros clients de l’ONPPC (risque de décapitalisation de l’ONPPC) Difficulté à concurrencer les nouvelles centrales d’achat privées (risque de diminution du chiffre d’affaires de l’ONPPC). Section II— Système d’Information de Gestion Logistique (SIGL) Eléments de base d’un LMIS 1. Existe-t-il un Système d’Information de Gestion Logistique? (Oui Non N/A Commentaires: Si oui, passez à la question II.3. L’information logistique est-elle collectée par le biais d’un autre système d’information (p. ex., Système d’Information de Gestion de la Santé/SIGH) ? Décrivez-le brièvement Non 3. Ce système d’information comprend-t-il: a. des documents de gestion de stock (p. ex., fiches de stock, registres de stock) à tous les niveaux? (Oui Non N/A Commentaires: b. des fichiers de commande et de sortie (p. ex., connaissements, fichiers d’expédition, bons de commande et de sortie) à tous les niveaux? (Oui Non N/A Commentaires: c. des données sur la distribution aux utilisateurs aux points de prestation de services? (Oui Non N/A Commentaires: d. des résumés de données de consommation aux niveaux supérieurs aux points de prestation de services (p. ex., districts, régions, central, etc.)? Oui (Non N/A Commentaires: Des récapitulatifs de consommation sont faits dans les RUMEG mais ne sont pas transmis au niveau supérieur 4. Les rapports du système d’information à tous les niveaux du système montrent-ils: a. le solde du stock (stock disponible)? (Oui Non N/A Commentaires: Chaque mois pour l’ONPPC et dans les RUMEG pour les CSI b. la quantité distribuée ou sortie pendant une période de rapport spécifique? (Oui Non N/A Commentaires: Chaque mois pour l’ONPPC et dans les RUMEG pour les CSI c. les pertes et ajustements? (Oui Non N/A Commentaires: Pertes et ajustements sont appelés “casses et coulages” et sont inconstamment enregistrés Quels indicateurs liés à la logistique et/ou à la disponibilité des produits, le système d’information suit-il (p. ex., fréquence de rupture de stock, pourcentage de rapport, pratiques de prescription rationnelles, etc.)? Taux de rupture annuel, volume des périmés et des casses et coulage sont inconstamment calculés dans certaines structures; disponibilité des MEG, rotation des stocks, accessibilité financière, accessibilité géographique sont surveillés par l'ONPPC Qui suit ces indicateurs? Le service de la comptabilité et Conseil d'Administration de l'ONPPC Comités de gestion et Conseil de district pour les structures périphériques 6. Les centres respectent-ils ce calendrier de rapport? Tracez le flux de rapports. Oui (Non N/A Commentaires: Rapports reçus à 100% mais parfois délais de transmission des rapports non respectés. Respect du délai de transmission est de 7 sur 11 Les rapports mensuels (enveloppes mensuelles du gérant) vont des PP et des dépôts régionaux de l’ONPPC au siège au plus tard le 10 du mois suivant. Pas de rapports dans les structures du MSP. 7. Comment les gestionnaires contrôlent-ils les fréquences de rapports et assurent-ils le suivi pour obtenir les rapports logistiques manquants? L’enregistrement au niveau du sécretariat de l'ONPPC collecte les rapports et fait une synthèse. Les rapports manquants sont réclamés par téléphone 8. Les fichiers du système d’information sont-ils mis en parallèle avec les stocks physiques à chaque niveau? (Oui Non N/A Commentaires: Rapprochement de fin d’année par l’inventaire physique des stocks a. Si oui, comment cela se fait-il? b. Selon quelle fréquence? (Mensuelle Trimestrielle Semestrielle (Annuelle (Autre: Quelquefois hebdomadaire 9. Quel est le pourcentage approximatif des rapports du système d’information reçus à temps pour être utilisés pour les décisions logistiques aux niveaux suivants: a. central? 63% au moins par l'ONPPC b. régional? c. district? 10. Le système d'information est-il informatisé aux niveaux suivants?: a. central? Oui (Non N/A Commentaires: Logiciel non encore fontionnel b. régional? Oui (Non N/A Commentaires: c. district? Oui (Non N/A Commentaires: d. points de prestation de services? Oui (Non N/A Commentaires: Si vous répondez non aux questions 10 a - d, passez directement à II.12. 11. Décrivez brièvement les fonctions et procédés automatisés. Comment les données logistiques sont-elles enregistrées, gérées et analysées à chaque niveau? Les PP et les antennes régionales remplissent les supports de gestion et ont des canevas qu’ils remplissent et envoient au niveau central ou un agent fait la synthèse et l’analyse. Une assistance externe est-elle fournie pour gérer le système d’information? Non, certaines régions ont bénéficié d'une assistance qui a pris fin. Utilisation des informations SIGL 15. Le système d’information est-il utilisé pour contrôler et évaluer la performance du programme? (Oui Non N/A Commentaires: Calcul des indicateurs précédemment mentionnés 16. Quelles décisions sont basées sur les rapports du système d’information? (Prévision (Achat (Transport/fourniture (Programmation des visites de supervision (Gestion de stock (Quantités à réapprovisionner (Autre: Audits 17. Les données logistiques sont-elles utilisées à chaque niveau du système pour un contrôle continu du stock disponible? (Oui Non N/A Commentaires: les informations sur les fiches de stocks 18. Quels sont les mécanismes de retour d’informations vers le(s) niveau(x) inférieur(s)? Envoi de document de retroinformation à toutes les structures périphériques et réunions, téléphones, visites de supervision, à l’ONPPC. Si aucun, passez directement à II.20 19. Comment l’information est-elle renvoyée aux niveaux inférieurs? ( Téléphone Rapports ( Réunions ( Visites de supervision Autre 20. Les données de sorties ou celles sur la distribution aux utilisateurs sont-elles vérifiées en regard d’autres sources de données? Oui (Non N/A Commentaires: If none, skip to II.22. 21. a. Avec quel type de données sont-elles comparées? des statistiques de service des statistiques démographiques des données d’examen des données d’audit sur le terrain Autre b. Selon quelle fréquence sont-elles vérifiées? Trimestrielle Semestrielle Annuelle Autre c. Qui est responsable de cette vérification croisée? 22. a. L’information logistique est-elle fournie aux preneurs de décision adéquats en vue de la planification logistique (p. ex., Ministère de la Santé Publique, Ministère des Finances, FNUAP, USAID, Banque Mondiale, ONG)? (Oui Non Commentaires: A travers le budget et les enveloppes budgétaires des gérants à l'ONPPC b. Quelle genre d’information est fournie? Ventes en valeur monétaire c. Qui fournit l’information? Les gérants des PP et dépôts régionaux au siège et le Directeur général de l’ONPPC au conseil d’administration d. Selon quelle fréquence? (Mensuelle Trimestrielle Semestrielle (Annuelle Autre e. Comment l’information est-elle utilisée? Elaboration de plans d’action annuels Autres commentaires sur le SIGL et l’utilisation de ses informations: Certains gestionnaires de PP ont reçu l'instruction du niveau central de l'ONPPC d'abandonner l'usage des fiches de stocks. Ceci entraîne un manque d'informations logistiques nécessaires à la prise de décision. La mesure a été annulée par la suite (voir document de budget de l'ONPPC), mais les gérants n'ont pas reçu cette information. Certains ont d'ailleurs d'eux-même pris l'initiative de les réinstaurer. POINTS FORTS FAIBLESSES Existence d’un SIGL qui fournit les trois données essentielles de la logistique (ventes, stock disponible et pertes). Des indicateurs sont calculés à partir des données collectées à l’ONPPC L’ONPPC recoit 100% des rapports de ses structures peripheriques Le SIGL est utilisé pour évaler la performance du programme et la prise de décisions concernant toutes les fonctions logistiques à l’ONPPC Les données logistiques sont utilisées à chaque niveau du système pour un contrôle continu du stock disponible. L’unité logistique (ONPPC) fournit l’information aux preneurs de décisions pour la planification du budget. Les informations collectées par les structures du MSP ne sont pas transmises aux niveaux supérieurs. Quelques centres transmettent seulement les situations financières. Dans les structures du MSP, les informations collectées ne sont pas toujours utilisées pour le calcul d’indicateurs permettant le suivi du programme. Manque d'uniformité dans la gestion du système d'information logistique des MEG au sein des structures du MSP Non utilisation de fiches de stocks dans les PP suite à une instruction du niveau central de l'ONPPC. Avis de reprise des fiches non transmis SECTION III-Sélection des produits Politique nationale en matière de médicaments 1. Existe-t-il un document de politique nationale en matière de médicaments? (Oui Non N/A Commentaires: Recueils des textes législatifs et règlementaires pharmaceutiques Si non, passez directement à la question III.4. 2. a. Quand ce document a-t-il été publié? Joindre une copie. Date : 10 Janvier 1997 b. Qui l’a établi? Les cadres du Ministère de la Santé c. Quelle est sa fréquence de mise à jour? Tous les cinq ans d. A qui est-il distribué? Sur le plan sanitaire, il a été distribué jusqu’au niveau des districts. Sur le plan administratif, il a été distribué jusqu’au niveau sous-préfecture. En plus il a été distribué aux bailleurs de fonds. e. Comment est-il utilisé? C’est le guide, la référence en politique de médicaments, utilisé pour la gestion globale des approvisionnements 3. La politique nationale en matière de médicaments contient-elle des principes écrits pour la donation de produits? (Oui Non N/A Commentaires: Recueil de textes législatifs. (Par exemple il est stipulé que les donations ne doivent pas être à moins de 18 mois de leurs dates de péremption) 4. Des droits de douane sont-ils appliqués sur les médicaments ou les produits importés? (Oui Non N/A Commentaires: Cependant au sein de l’UEMOA il n'y a pas de droit de douanes mais il existe des taxes 5. Les produits donnés sont-ils exemptés de droits de douane? Oui (Non N/A Commentaires: Comment les nouveaux médicaments ou produits sont-ils enregistrés? Demande de visa comportant toutes les pièces et certification nécessaires examinée par un Comité National de Selection des Médicaments sous couvert de la Direction de la Pharmacie pour le Ministère de la Santé 7. Le programme dispose-t-il d’une politique écrite de maintien de la continuité des marques et de suppression des doublons inutiles de produits interchangeables (p. ex., formulations hormonales de contraceptifs et de produits commercialisés à usage social)? Oui (Non Commentaires: 8. a. Existe-t-il une liste de services essentiels? (Oui Non Si oui, quels sont ces services inclus Quand le malade paye le ticket à l'entrée, il lui donne droit à la consultation, aux actes médicaux, à la référence et aux médicaments essentiels.(paquet minimum d'activités PMA) Liste nationale des médicaments essentiels 9. Existe-t-il une liste nationale des médicaments essentiels? (Oui Non N/A Commentaires: Si non, passez directement à la section IV. 10. Quelles les catégories de produits de cette liste ? (cochez toutes les catégories concernées) (Planification familiale (MST (VIH/SIDA (Médicaments essentiels (TB (Paludisme (Vaccins (Compléments vitaminés Autre: Pharmacopée traditionelle et liste des plantes Répertoriez tous les médicaments anti IST disponibles dans le pays, et spécifiez ceux qui se trouvent sur la liste des médicaments essentiels Metronidazole 250 mg Ciprofloxacine 500 mg Benzathine Pénicilline 2.4 UI Nystatine comprimé oral 500 000 UI Nystatine comprimé gynécologique 100 000 UI Acyclovir 200 mg Erythromycine 500 mg Eosine acqueuse 2% Doxicycline 100 mg Indométacine 25 mg Aureomycine pommade 1% Cefixime 400 mg Ceftriaxone 250 mg Combien de produits, y compris les contraceptifs, la liste comprend-elle? (Joignez une copie de la liste.) 211 produits (voir document joint sur la liste des MEG par niveau) Quels critères sont utilisés pour sélectionner les produits de la liste? Les critères de l’Initiative de Bamako 14. A quels niveaux du système, la liste des médicaments essentiels est-elle officiellement distribuée? (Central (Régional (District et PP (Point de prestation de services La liste est-elle utilisée pour la sélection des produits et la commande des produits de base? Si oui, expliquez comment elle est utilisée. Oui elle est utilisée. Il y a une liste par niveau et les structures sont tenues de la respecter pour leur approvisionnement Autres commentaires sur la sélection des produits: La périodicité de révision de la liste ne permet pas de respecter les algorithmes de traitement. Elle est parfois caduque. Exemple: les antirétroviraux. POINTS FORTS FAIBLESSES Une politique nationale pharmaceutique a été adoptée depuis mars 1995 et un recueil de textes légistlatifs règlementaires pharmaceutiques a été publié en mars 1999 par le MSP.Elle est mise à jour tous les deux ans. Existence d'un paquet minimum d’activités par niveau de structure sanitaire. Une liste natiionale de médicaments essentiels génériques a été établie par niveau et est officiellement distribuée à tous les niveaux. Elle est utilisée pour la sélection et la commande des produits et est révisée tous les deux ans SECTION IV–Prévision Si DELIVER a préparé des CPT au cours des deux dernières années, le conseiller peut compléter cette section avant l’atelier OESL. Préparation des prévisions au niveau national 1. Les prévisions sont-elles établies en utilisant: a. des données à base logistique? (Oui Non Commentaires: b. des données démographiques ou de prévalence de maladie/morbidité? Oui (Non Commentaires: c. des statistiques de service? Oui (Non Commentaires: 2. Si les prévisions sont préparées et actualisées en utilisant les données logistiques les plus récentes, comprennent-elles: a. le stock disponible? (Oui Non Commentaires: b. les données sur la distribution aux utilisateurs? (Oui Non Commentaires: c. les pertes et ajustements? Oui (Non Commentaires: 3. Les prévisions sont-elles validées en comparant les estimations de consommation antérieure et la consommation effective? Oui (Non N/A Commentaires : Quels autres facteurs sont pris en compte dans la préparation des prévisions? (p. ex., consolidation de prévision décentralisée ou quantification, variations saisonnières et régionales, principes de traitement standard, liste nationale des médicaments essentiels, etc.): Liste nationale des médicaments essentiels, algorithmes de traitement. Les prévisions prennent-elles en compte les plans de programmation (p. ex., expansion de la formation sanitaire, formation, IEC ou campagnes de changement de comportement, autres activités d’organisation, etc.) ? Non 6. Décrivez le processus de prévision. a. Qui l’initie? La Direction Générale de l'ONPPC b. A quel moment a-t-il lieu? En début d’année c. Combien de temps dure-t-il? Approximativement un mois 7. a. Une assistance technique est-elle assurée pour développer des prévisions correctes? Oui (Non Si oui, par qui? 8. Quel est le rôle des niveaux régionaux ou inférieurs dans le processus de prévision? Ils fournissent les informations 9. Les prévisions sont-elles actualisées au moins une fois par an? (Oui Non Commentaires: 10. Les prévisions sont-elles préparées selon un plan coïncidant avec les cycles locaux de budgétisation et d’achat? (Oui Non Commentaires: 11. Quelle est la fréquence de préparation des prévisions? a. Court terme (p. ex., annuel) (Oui Non Commentaires: b. Long terme (p. ex., trois ans ou plus) Oui (Non Commentaires: 12. Les coûts des prévisions sont-ils établis et incorporés dans la planification budgétaire par le Ministère de la Santé Publique et/ou les donateurs? Expliquez. Oui, selon le document de budget de l'ONPPC, le programme bénéficie d'un appui de l'Union Européenne pour le payement de ses créances et l'achat de médicaments 13. a. Y a-t-il des ruptures de financement? (Oui Non Commentaires: Les ruptures s’expliquent par l’approvisionnement de structures d’Etat même quand ils n’ont pas d’argent b. Si oui, comment sont-elles résolues? Prêts bancaires et appui de l'Union Européenne Autres commentaires sur prévision: Manque de collaboration du MSP à travers ses formations sanitaires pour fournir l’information sur les changements des pratiques de prescription. POINTS FORTS FAIBLESSES Les prévisions a court-terme sont établies en utilisant les données les plus récentes sans assistance technique externe et sont actualisées au moins une fois par an. Les prévisions sont basées sur les données logistiques de vente entre les dépôts plutôt que sur les distributions aux clients. Elles ne sont pas validées par rapport a d'autres sources de données (démographiques, statistiques de service). Absence de collaboration entre les structures du MSP et l’ONPPC pour la prévision. Les changements de pratiques de prescription opérés par le MSP ne sont pas pris en compte dans les prévisions. Les ruptures de financement surviennent occasionnellemnt et sont compensées par le sytème de prêts banquaires et d'appui de partenaires (ex: Union Européenne) SECTION V-Obtention des produits / approvisionnement Planification de l’approvisionnement Qui est responsable de la planification de l’approvisionnement, de la commande et des délais d’expédition (p. ex., unité logistique, unité d’approvisionnement) aux niveaux appropriés? : L’unité d’approvisionnement de la Centrale d’Achat (ONPPC) Décrivez le processus de coordination entre les personnes ou les unités responsables des activités logistiques et le personnel d’approvisionnement. Au cours des réunions mensuelles les questions logistiques sont abordées et les problèmes spécifiques sont résolus par les liens fonctionnels entre les différents services 3. Les plans d’approvisionnement à court terme sont-ils basés sur les besoins prévus? (Oui Non N/A Commentaires: 4. Ces plans d’approvisionnement prennent-ils en compte les éléments du système logistique suivants: a. niveaux actuels de stock (stock disponible)? (Oui Non N/A Commentaires: b. pertes et ajustements? Oui (Non N/A Commentaires c. délais de livraison demandés aux fournisseurs / donateurs? (Oui Non N/A Commentaires d. niveaux de stock établis (maximum/minimum/stock d’alerte), si applicable? Oui (Non N/A Commentaires e. calendrier d’expédition et de manutention? (Oui Non N/A Commentaires f. nécessité d’un stock de sécurité? Oui (Non N/A Commentaires: En théorie, il est prévu un mois de stock de sécurité mais n’est pas appliqué. 5. Les approvisionnements se limitent-ils — a. aux fournisseurs préqualifiés? (Oui Non N/A Commentaires b. aux produits présents sur la liste nationale des médicaments essentiels ? Oui (Non N/A Commentaires: L’ONPPC commande des spécialités, des consommables et des réactifs qui sont hors liste 6. En général, les quantités livrées/reçues correspondent-elles aux quantités commandées (pour tous les produits) et les délais de livraison prévus sont-ils respectés au niveau: a. central? Oui (Non N/A Commentaires: Décalage des fournisseurs b. régional? Oui (Non N/A Commentaires: c. district? (PPM) Oui (Non N/A Commentaires: d. point de prestation de services? Oui (Non N/A Commentaires: Spécifiez les produits, s’il y en a, qui ne sont pas livrés dans les délais, et/ou dont les quantités livrées ne correspondent pas à celles commandées, expliquez pourquoi. Doxycycline, Metronidazole, Benzathine pénicilline, cotrimoxazole, ciprofloxacine Ruptures dues au manque des produits à la source d'approvisionnement (l'ONPPC). 7. a. Quels sont les procédures et les délais de commande des produits auprès des fournisseurs et des donateurs? Appels d’offres internationaux, préqualification. Les délais sont quadrimestriels b. Prennent-ils en compte les restrictions commerciales, réglementaires et de devises? Comment? Oui, Respect de la la règlementation commerciale et des règlements d’importation et de devises Qu’est-ce qui est fait pour contrôler/gérer la coordination des plans d’approvisionnement parmi les fournisseurs/donateurs? Suivi des commandes par fax, téléphone. 9. a. L’état des approvisionnements en cours est-il contrôlé régulièrement pour que des décisions puissent être prises et des actions initiées en temps utile pour éviter les ruptures de stock? (Oui Non N/A Commentaires: Mais le contrôle de l'était des approvisionnements ne suffit pas pour prévenir les ruptures parce qu'elles sont dues le plus souvent au manque de produits à la source b. Si oui, par qui et comment? Les gérants font des commandes d’urgence en cas de rupture ou quand il y a une commande spéciale qu’ils ne peuvent pas satisfaire. 10. L’unité d’approvisionnement ou les personnes responsables des approvisionnements— a. rédigent-ils et émettent-ils des bons? (Oui Non N/A Commentaires: b. évaluent-ils les offres? (Oui Non N/A Commentaires: c. contrôlent-ils la performance des fournisseurs? Oui (Non N/A Commentaires: Le programme dispose-t-il de procédures écrites permettant de s’assurer que les produits reçus répondent aux normes de qualité spécifiées? Contrôle des produits importés par l’ONPPC au Laboratoire National par arrêté ministériel Quelles sont les procédures d’assurance qualité, qui en est responsable et selon quelle fréquence sont-elles mises en oeuvre? Contrôle systématique par LANSTECH (laboratoire national) à chaque arrivage de produits Existe-t-il une procédure d’enregistrement et de transmission des plaintes auprés des fournisseurs concernant la qualité des produits? L’ONPPC transmet aux fournisseurs les plaintes qu’il reçoit. Elles sont rares. Il n'existe aucune procédure établie pour la gestion des plaintes au niveau des structures périphériques Quelles autres mesures sont prises pour s’assurer de la qualité des produits? Bonnes pratiques de stockage 14. Autres commentaires sur l’approvisionnement: POINTS FORTS FAIBLESSES Il existe un plan d’approvisionnement à court-terme basé sur les besoins prévus et prenant en compte la plupart des éléments du système logistique. Le programme dispose de procédures écrites de contrôle de qualité des produits et le laboratoire national de santé (LANSTECH) est responsable de l’assurance qualité. Il n’existe pas de documents écrits définissant les niveaux max-min et de sécurité. Les quantités livrées/reçues par les structures du MSP ne correspondent pas toujours aux quantités commandées à l’ONPPC (rationnement). Les délais de livraison ne sont pas toujours respectés à cause du système d’accès au dépôt (absence du gérant du comité de gestion). La majeure partie des médicaments anti-IST ont connu des ruptures de stock ou des retards de livraisons au cours de l'année écoulée. SECTION VI-Procédures de contrôle des stocks Gestion de stock Précisez le type de système de contrôle des stocks utilisé (p. ex., allocation, réquisition, etc.) et décrivez le système: Jusqu'en 2002 il existait un système d'allocation appelé "plan de charge". A partir de Janvier 2003, le système de réquisition a été instauré et est appelé "plan de distribution": les PP et formations sanitaires déterminent les quantités dont ils ont besoin et envoie un bon de commande au niveau supérieur 2. Existe-t-il des principes directeurs et des procédures établis concernant la détermination des niveaux de stock maximum et minimum pour les produits dits “en pleine disponibilité”, (précisez les niveaux max. et min. dans la section commentaires). a. au niveau central de la chaîne d’approvisionnement? Oui (Non N/A Commentaires: b. au niveau régional de la chaîne d’approvisionnement? Oui (Non N/A Commentaires: c. au niveau district de la chaîne d’approvisionnement? Oui (Non N/A Commentaires: d. au niveau point de prestation de services de la chaîne d’approvisionnement? Oui (Non N/A Commentaires: 3. a. Les principes de contrôle de stock pour les produits “en pleine disponibilité” sont-ils respectés à tous les niveaux, de manière à ce que les stocks se situent généralement entre le maximum et le minimum? Oui (Non N/A b. Si non, pourquoi? Les niveaux max-min ne sont pas définis 4. a. Les niveaux de stock (min./max.) des produits “en pleine disponibilité” sont-ils revus à intervalles réguliers? Oui (Non N/A b. Ces révisions prennent-elles en compte les changements dans la disponibilité des informations et des moyens transport? 5. Comment les produits, qui n’appartiennent pas à la catégorie “pleine disponibilité”, sont-ils répartis aux niveaux inférieurs: a. central? Pas de différence de gestion entre les catégories de produits b. régional? Pas de différence de gestion entre les catégories de produits c. district? Pas de différence de gestion entre les catégories de produits d. point de prestation de services? Pas de différence de gestion entre les catégories de produits 6. Existe-t-il des procédures concernant la redistribution de produits en excédent de stock? (Oui Non Commentaires: Manuel de procédures 7. Comment les déséquilibres de stock sont-ils gérés par les superviseurs/responsables des niveaux suivants: a. central? Retour de stock pour surstockage par les PP. Ce stock est redistribué b. régional? Echanges entre structures à l'intiative des gérants c. district? Echanges entre structures à l'intiative des gérants d. point de prestation de services? Echanges entre structures à l'intiative des gérants 8. Le programme dispose-t-il d’une politique de stockage et de sortie de stock basée sur les procédures de contrôle de stock PPPS à tous les niveaux? (Oui Non Commentaires: Si non, passez directement à la question VI.10 9. Dans la pratique, le programme gère-t-il et sort-il le stock conformément aux procédures de contrôle de stock PPPS à tous les niveaux? Décrivez. Les agents sont formés pour le faire et le font Les produits endommagés/périmés sont-ils physiquement séparés du stock et supprimés de celui-ci à tous les niveaux? Notez les quantités approximatives de produits périmés au cours des deux dernières années: En général, les produits périmés sont sortis du stock et sont soit retournés au niveau supérieur (PP), soit remis au Comité de gestion pour destruction avec procès-verbal. 11. Le programme dispose-t-il d’un système de suivi des pertes de produits et autres ajustements? Oui (Non Commentaires: Le suivi est très inconstant. Certaines formations sanitaires les enregistrent sur les fiches de stocks et RUMEG. Le taux de perte est parfois calculé 12. a. Y a-t-il des pertes et des ajustements significatifs ? Oui (Non NSP (ne sait pas) Commentaires : Il y a eu quelques pertes ponctuelles dues à des livraisons de produits dont la date de péremption était proche b. Si oui, comment ces pertes et ajustements sont-ils examinés et des mesures adéquates sont-elles prises pour empêcher que de tels événements se reproduisent? Le phénomène décrit plus haut était pontuel donc ne surviendra pas souvent mais l’ONPPC veut s’assurer que les gérants pratiquent le système PPPS Comment chaque niveau du système calcule-t-il les quantités de réapprovisionnement? Il n'y a pas de formule standard de calcul des quantités de réapprovisionnement. La plupart du temps, les commandes sont basées sur l'expérience du gérant. Ruptures de stock 14. Des ruptures de stock se sont-elles produites pour l’un des produits au cours des 12 derniers mois aux niveaux suivants: a. central? (Oui Non N/A Commentaires : b. régional? (Oui Non N/A Commentaires : c. district? (Pharmacie Populaire) (Oui Non N/A Commentaires : d. point de prestation de services? (Oui Non N/A Commentaires : Si vous répondez non aux questions 14 a-d, passez directement à la question VI.17. 15. a. Quels sont les produits qui connaissent le plus grand nombre de ruptures de stock et pour la période la plus longue? ciprofloxacine, doxicycline b. Pendant combien de temps? De quels produits s’agit-il? Ciprofloxacine (a rarement existé dans les CSI) doxicycline, cotrimoxazole jusqu'à un an parfois c. Quelles sont les causes de ces ruptures de stock? Fin de la donation d’un bailleur de fonds, mauvaise gestion du recouvrement de côuts, ruptures dues au manque du produit à la source d'approvisionnement (ONPPC) a. Dans quelle mesure les ruptures de stock affectent-elles les services et la performance du programme? Lorsque les produits ne sont pas disponibles, les clients cessent de fréquenter les centres et favorisent l’automédication et les marchés parallèles. b. Pendant combien de temps? Pour quels produits? Pendant et au-delà de la durée de la rupture 17. Existe-t-il des procédures précises pour la passation de commandes d’urgence? (Oui Non N/A Commentaires : Les moyens ponctuels sont mobilisés pour assurer l’approvisionnement 18. Selon quelle fréquence les commandes d’urgence sont-elles passées aux niveaux suivants : a. central? Pas de fréquence précise b. régional? Pas de fréquence précise c. district? Pas de fréquence précise d. point de prestation de services? Pas de fréquence précise Autres commentaires sur la gestion et les ruptures de stock Il ya une baisse constante du taux de disponibilité des MEG au niveau de l'ONPPC. Il est passé de 98% en 2000 à 80% en 2001 et à 76% en 2002. POINTS FORTS FAIBLESSES Il existe une politique de stockage et de sortie de stock basée sur le système PPPS à tous les niveaux et elle est respectée par tous. Les produits périmés sont physiquement séparés du stock. Il existe des procédures de passation de commande d’urgence appelées commandes spéciales. Pas de principes directeurs ou de procédures établis concernant la détermination des niveaux max-min. Les procédures de destruction de stocks endommagés/périmés ne sont pas connues de tous les gérants. Le programme ne dispose pas toujours d’un système de suivi des pertes. Les quantités à commander sont basées sur l’expérience du gérant. Il n’ existe pas de formule de calcul de quantité à commander. Des ruptures de stock se sont produites pour au mois un produit de la liste à tous les niveaux au cours des 12 derniers mois. Ceci entraîne une diminution du taux de fréquentation des centres, une augmentation de l’auto-médication, une plus grande utilisation des marchés parallèles.Cela se confirme par la baisse constante du taux de disponibilité des MEG de 98% en 2000 à 80% en 2001 et à 76% en 2002 Le SIGL n’est informatisé à aucun niveau. SECTION VII Entreposage et stockage Caractère adéquat de la capacité et des conditions de stockage 1. Le programme dispose-t-il des procédures écrites pour le stockage et la manutention de tous les produits à tous les niveaux du système (p. ex., manuels, posters, etc.)? (Oui Non NSP (Ne sait pas) Commentaires: Tout est décrit et disponible dans toutes les stuctures de l'ONPPC. Dans les structures du MSP, seules les sites ayant bénéficié de formations organisées par leur partenaires disposent du manuel de procédures. 2. Existe-t-il des procédures écrites pour la destruction des aiguilles, du matériel posant des risques biologiques et des autres déchets médicaux ? (Oui Non NSP (Ne sait pas) Commentaires:Disponible dans les sites ayant bénéficié de formation sur la prévention des infections. 3. Existe-t-il une politique qui nécessite au moins un inventaire physique de tous les produits chaque année dans tous les centres de stockage ? (Oui Non NSP (Ne sait pas) Commentaires: Inventaires obligatoires pour les états financiers annuels. 4. Les ressources de stockage en chaîne du froid (p. ex., réfrigérateurs, parafine/kérosène, et courbes de température) sont-elles disponibles à tous les niveaux du système, lorsque cela est nécessaire ? (Oui Non NSP /N/A Commentaires : 5. Comment la chaîne de froid est-elle contrôlée pour s’assurer que les produits sont en permanence maintenus à la température adéquate ? (Cochez tout ce qui s’applique) Principes écrits Supervision (Fiche de température Autre __________________________ 6. La capacité de stockage existante est-elle suffisante pour tous les produits aux niveaux suivants : a. central? (Oui Non NSP / N/A Commentaires : b. régional? (Oui Non NSP / N/A Commentaires : c. district? (PP) Oui ( Non NSP / N/A Commentaires : d. point de prestation de services? Oui ( Non NSP / N/A Commentaires : 7. La capacité de stockage existante - à un niveau donné - est-elle suffisante pour tous les produits de manière à ce qu’aucune rupture de stock ne se produise aux niveaux suivants ? a. central? (Oui Non NSP / N/A Commentaires : b. régional? (Oui Non NSP / N/A Commentaires : c. district? (PP) Oui ( Non NSP / N/A Commentaires : d. point de prestation de services? Oui ( Non NSP / N/A Commentaires : Si vous répondez oui à toutes ces questions, passez directement à la question VII.9. 8. Comment le programme gère-t-il le manque de capacité de stockage aux niveaux suivants a. central? ________________________________________________________________ b. régional? _______________________________________________________________ c. district?____En jouant sur le rangement des produits et en expédiant rapidement les livraisons aux CSI d. point de prestation de services? En jouant sur le rangement des produits et en utilisant des armoires supplémentaires 9. Le programme dispose-t-il de plans pour répondre aux exigences de stockage pour au moins les cinq années à venir? Yes (No N/A Commentaires : 10. Décrivez les plans du programme pour répondre à la croissance (p. ex., infrastructure, distribution, etc.). 11. Précisez les conditions de stockage devant être améliorées, s’il y en a (p. ex., propreté, organisation, température, structure de bâtiment, etc.) Remise à niveau des aires de stockage en cours (accès, facilité de manutention, aération, etc) Assurance de la qualité des produits dans les centres de stockage 12. a. Existe-t-il une procédure d’enregistrement des plaintes concernant la qualité des produits à tous les niveaux? Oui (Non N/A Commentaires: b. Si oui, comment ces plaintes sont-elles traitées? 13. Des inspections visuelles des produits - afin de s’assurer de leur qualité - sont-elles effectuées dans le centre de stockage aux niveaux suivants: NIVEAU OUI NON FREQUENCE COMMENTAIRES central? ( A la réception régional? ( A la réception district? (PP) ( A la réception Point de prestation de services? ( 14. Existe-t-il des procédures écrites ou des principes directeurs pour la destruction des produits endommagés ou périmés? (Oui Non N/A Commentaires: Si non, passez directement à la question VII.17 15. Décrivez ces procédures/principes directeurs. Les stocks sont collectés et rassemblés au niveau régional et central. L’ONPPC fait appel à un huissier qui participe à la destruction et en dresse procès verbal en quantités et valeur. Dans les structures du MSP, les produits sont remis aux comités de gestion qui se changent de leur destruction. 16. Dans la pratique, les produits endommagés ou périmés sont-ils détruits conformément aux procédures en vigueur aux niveaux suivants: a. central? Oui b. régional? Oui c. district? Oui d. point de prestation de services? Oui 17. Autres commentaires sur l’entreposage, le stockage et le contrôle de la qualité : Améliorations en cours dans les structures de l'ONPPC. Les gérants se plaignent que les travaux en cours ne respectent pas les besoins exprimés. POINTS FORTS FAIBLESSES Le programme dispose de procédures écrites pour le stockage et la manutention des produits à tous les niveaux. Il existe des procédures écrites pour la destruction des aiguilles et autres déchets médicaux posant des risques biologiques. Il existe une politique d’inventaire physique de tous les produits, annuel à l’ONPPC et mensuel dans les structures du MSP. Les gestionnaires des stocks effectuent des inspections visuelles des produits pendant la réception et les inventaires physiques. Les procédures de stockage ne sont pas toujours appliquées et le manuel n’existe pas dans certains dépôts. Certaines conditions de stockage doivent être ameliorées, telles que l’accès du dépôt, l’espace de manutention, la ventilation/température. Il n’existe pas de procédures écrites d’enregistrement des plaintes concernant la qualité des produits. Le personnel n’est pas informé des principes directeurs pour la destruction des produits endommagés et périmés. Seul le personnel formé en prévention des infections dispose des procédures écrites pour la destruction des aiguilles et autres déchets médicaux posant des risques biologiques. Les renovations en cours dans les PP ne correspondent pas aux besoins exprimés par les gérants. SECTION VIII-Transport et distribution Système de distribution Le budget du programme a-t-il une ligne pour : a. les véhicules? (Oui Non N/A Commentaires : b. le carburant? (Oui Non N/A Commentaires : c. les pièces de rechange des véhicules? (Oui Non N/A Commentaires : d. la maintenance et la réparation des véhicules? (Oui Non N/A Commentaires : e. les per-diem? (Oui Non N/A Commentaires : Frais de mission f. le salaire des chauffeurs? (Oui Non N/A Commentaires : 2. a. L’un des postes ci-dessus est-il supporté par des fonds extérieurs? Oui (Non b. Si oui, à quelle hauteur? Par qui? c. Si oui, existe-t-il des plans permettant de réduire ou de mettre fin à ce soutien? 3. Des procédures écrites spécifient-elles quel type de système de distribution doit être utilisé pour distribuer les produits entre les différents niveaux? (Oui Non N/A Commentaires : 4. Comment les produits sont-ils distribués entre les différents niveaux du système (y compris les moyens de transport)? Les camions du niveau central amenent les stocks au niveau régional et les régions utilisent leurs camions pour approvisionner les PP. Les districts utilisent leur propres moyens de transport pour s'approvisionner dans les PP et les CSI en font autant à partir des districts. 5. Existe-t-il un plan de distribution documenté pour tous les niveaux? Oui (Non N/A Commentaires: 6. Quels produits sanitaires essentiels sont distribués ensemble, (p. ex., contraceptifs, médicaments essentiels, médicaments TB, médicaments et kits de test VIH et MST, produits de laboratoire, etc.)? Précisez par niveau. Tous les produits sont distribués ensemble exceptés ceux des programmes verticaux tels que le programme de lutte contre la TB 7. a. Y a-t-il un nombre suffisant de véhicules en état de fonctionner, avec le carburant et les chauffeurs, aux niveaux adéquats, pour répondre aux besoins du plan de distribution envisagé? Pas toujours b. Les véhicules sont-ils régulièrement disponibles pour le transport et d’autres activités, telles que la supervision? Pas toujours Les véhicules sont-ils utilisés efficacement pour les livraisons de routine et d’urgence à tous les niveaux ? Expliquez (p. ex., utilisation maximale de la capacité des véhicules, coordination des itinéraires de distribution, etc.) Oui. L’ONPPC envisage de déterminer les rapports coûts de transport et coûts des produits 9. a. Tous les véhicules sont-ils en état de marche? Non b. Comment la maintenance des véhicules est-elle gérée aux différents niveaux? L’ONPPC a un contrat avec un garage pour la maintenance des véhicules. Plan de maintenance établi et respecté. Dans les structures du MSP, les véhicules sont entretenus dans les garages de l'Etat. 10. Où les véhicules sont-ils parqués (à quel niveau du système)? Véhicules parqués dans le service (central et régional), à la sous-préfecture ou à la gendarmerie pour les districts et CSI 11. En général, les commandes sont-elles livrées dans les délais aux niveaux : a. central? Oui b. régional? Oui c. district? (PP) Oui d. point de prestation de services? _Oui________________________________________ 12. a. Le transport est-il sous-traité à un niveau quelconque du système? Oui (Non N/A Commentaires: Livraisons exceptionnelles b. Si oui, avec quelle efficacité? 13. Autres commentaires sur le transport et la distribution: Toutes les dépenses pour la logistique sont inclues dans le budget, mais pas spécifié par ligne bugétaire. POINTS FORTS FAIBLESSES Le budget de l’ONPPC englobe toutes les dépenses des élements du transport et la distribution des produits, sans assistance extérieure. Il y a un nombre suffisant de véhicules, en état de fonctionner, regulièrement disponibles et utilisés efficacement pour les livraisons de routine et d’urgence à l’ONPPC. En général, les commandes sont livrées dans les délais entre les structures Il n’existe pas un plan de distribution documenté pour tous les niveaux. Certaines structures du MSP ne disposent pas de moyens de transport pour leur réapprovionnement et utilisent les moyens du personnel. SECTION IX-Support organisationnel pour la logistique Processus organisationnel pour la logistique 1. Le personnel des différents niveaux communique-t-il au moins une fois par trimestre? a. Personnel logistique du niveau central et personnel des niveaux suivants (p. ex. région, province) (Oui Non N/A Commentaires : b. Personnel logistique du niveau régional et personnel au niveau du district de la zone (Oui Non N/A Commentaires : c. Personnel logistique au niveau du district et personnel au niveau des points de prestation de services (Oui Non N/A Commentaires : Si vous répondez non aux questions 1 a–c, passez directement à la question IX.4. 2. Décrivez les moyens de communications (p. ex., rencontres régulières, appels téléphoniques, lettres, radio, etc.) et indiquez ce qui est habituellement discuté: rencontres régulières, appels téléphoniques, lettres, fax 3. Quelles méthodes de communication utilisées à la question 2 sont les plus efficaces et pourquoi? Les rencontres directes sont les plus efficaces à cause du contact direct 4. Au cours de l’année dernière, les fonctions logistiques ont-elles été affectées par des retards de décisions, d’accords, d’information et/ou de direction ? Si oui, dans quelle mesure? Non 5. Existe-t-il un mécanisme d’amélioration des pratiques ou des procédures logistiques (à partir des enseignements tirés des visites de supervision, du retour de l’information, des évaluations, etc.) aux niveaux suivants: a. central? (Oui No N/A Commentaires: b. régional? (Oui No N/A Commentaires: c. district? (Oui No N/A Commentaires: d. point de prestation de services? (Oui Non N/A Commentaires: 6. Existe-t-il des procédures et principes directeurs écrits (p. ex., manuels, aides de travail, normes) aidant le personnel à assumer correctement ses responsabilités logistiques? (Oui No N/A Commentaires: Si non, passez directement à la question IX.9. 7. Indiquez l’ensemble des procédures/principes couvrant les responsabilités logistiques. Le manuel du gérant de l'ONPPC Le manuel de procédures de dépôts de zones Les documents de formation après formation par les partenaires dans certaines régions 8. Ces procédures et principes sont-ils distribués au personnel aux niveaux suivants : a. central? (Oui No N/A Commentaires: b. régional? (Oui No N/A Commentaires: c. district (PP)? (Oui No N/A Commentaires: d. point de prestation de services? Oui ( No N/A Commentaires: Pas toujours 9. Le personnel chargé de la gestion des produits dispose-t-il d’une description écrite de son travail comprenant les responsabilités logistiques aux niveaux suivants? a. central? (Oui No N/A Commentaires: b. régional? (Oui No N/A Commentaires: c. district (PP)? (Oui No N/A Commentaires: d. point de prestation de services? Oui ( No N/A Commentaires: 10. Le personnel logistique dispose-t-il des outils et ressources nécessaires pour effectuer le travail à tous les niveaux (p. ex., aides au travail, formulaires, papier carbone, calculateurs, véhicules, fonds pour le transport, etc.)? Si non, quels outils et ressources manquent aux niveaux suivants : a. central? Oui b. régional? Oui c. district? Oui d. point de prestation de services? Oui 11. a. Est-il fait appel à une assistance extérieure pour la réalisation des activités de gestion et de supervision? ( Oui Non N/A Commentaires: b. Si oui, précisez l’importance de cette assistance extérieure. Certaines structures ont bénéficié de l'assistance de la Coopération Technique Belge (CTB), du projet ALAFIA, SIDA 3, du Luxemburg, SFPS pour les activités de formation et de supervision; l'Union Européenne pour l'achat de médicaments à l'ONPPC 12. Autres commentaires sur les procédés organisationnels pour la logistique: Quelques fois les documents sont élaborés, mais pas mis à la disposition du personnel qui doit les utiliser Le plan élaboré par l'ONPPC dans son document de budget pour la communication avec les équipes cadres de districts une fois par mois, ne semble pas être opérationnel. En général, les missions de supervision consistent plutôt en des visites d'inspection. Supervision (gestion des performances individuelles) 13. Décrivez les relations de supervision par poste / fonction et par niveau. Indiquez si tel ou tel poste bénéficie de la supervision de la part de plus d’une personne ou unité. Joignez un organigramme si possible. Joindre ici les trois organigrammes: MSP, ONPPC et coordination de la lutte contre les IST/SIDA 14. Les responsabilités de supervision sont-elles indiquées dans les descriptions de poste? Oui (Non N/A Commentaires: Elles sont indiquées entre L'ONPPC et ses structures périphériques, mais pas toujours dans le circuit publique du Ministère de la Santé 15. Existe-t-il des principes directeurs sur la manière dont le superviseur doit conduire ses visites (p. ex., présentation, style interactif positif, suivi) ? Oui (Non N/A Commentaires: 16. Existe-t-il des outils décrivant ce qu’il convient de traiter lors d’une visite de supervision (p. ex., une liste de contrôle)? (Oui Non N/A Commentaires: Checklist, grille de supervision Si vous répondez non aux questions 14, 15 et 16, passez directement à la question IX.18. 17. Ces principes et outils sont-ils utilisés par les superviseurs? Pas toujours 18. Les visites de supervision sont-elles conduites pour le personnel des niveaux suivants: a. régional? (Oui Non N/A Commentaires: b. district? (PP) (Oui Non N/A Commentaires: c. point de prestation de services? (Oui Non N/A Commentaires: Pas régulièrement Si vous répondez non aux questions 18 a-c, passez directement à la question IX.22 19. Quels types d’activités ont lieu lors d’une visite de supervision : a. Revue des procédures de prévision des besoins? Oui Non (N/A Commentaires: b. Revue des procédures de commande des produits? (Oui Non N/A Commentaires: c. Vérification du stockage des produits? (Oui Non N/A Commentaires: d. Comptage physique (inventaire)? (Oui Non N/A Commentaires: e. Examen des fichiers et des rapports logistiques? (Oui Non N/A Commentaires: f. Discussion du budget des activités logistiques? (Oui Non N/A Commentaires: g. Passage en revue des changements entrepris depuis la dernière visite de supervision? (Oui Non N/A Commentaires: h. Formation sur le tas pour améliorer la performance au travail? (Oui Non N/A Commentaires: i. Discussion de ce qui marche et de ce qui ne marche pas? (Oui Non N/A Commentaires: j. Discussion de l’aide nécessaire (personnel, équipement, formulaires etc.)? (Oui Non N/A Commentaires: 20. Y a-t-il un plan de supervision documenté? Oui (Non N/A Commentaires: Si non, passez directement à la question IX.22. 21. Les visites de supervision sont-elles faites en respectant le plan établi? Selon quelle fréquence? Quelles sont les contraintes à prendre en compte lors des visites de supervision? 22. Le personnel logistique est-il régulièrement évalué par rapport à ce que l’on attend de lui (c’est-à-dire par rapport à la description des postes)? Oui ( Non N/A Commentaires:Les procédures d'évaluation existent, mais ne sont pas spécifiées dans les descriptions de poste 23. Si la performance d’un membre du personnel logistique n’est pas jugée satisfaisante, la personne peut-elle bénéficier : a. d’une formation en service? (Oui Non N/A Commentaires: b. d’une formation sur le tas? (Oui Non N/A Commentaires: c. d’instructions écrites sur la façon d’améliorer sa performance? (Oui Non N/A Commentaires: d. d’un coach ou d’un tuteur? Oui ( Non N/A Commentaires: 24. Autres commentaires sur la supervision: Développement du personnel en logistique 25. Y-a-t-il des activités régulières de développement du personnel (p. ex., formation en salle de classe, tuteur, formation sur le tas, etc.)? (Oui Non N/A Commentaires: A l'ONPPC et dans les sites qui ont bénéficés d'une assistance financière 26. La formation a-t-elle été dispensée au personnel actuel à tous les niveaux appropriés dans les domaines suivants : a. rédaction et présentation des rapports SIGL? Oui ( Non N/A Commentaires: b. stockage adéquat des produits de santé? Oui ( Non N/A Commentaires: c. maintien des niveaux de stock adéquats (maxi/mini)? Oui ( Non N/A Commentaires: d. calcul des quantités à commander? Oui ( Non N/A Commentaires: e. détermination des quantités sorties? Oui ( Non N/A Commentaires: f. estimation des besoins annuels? Oui ( Non N/A Commentaires: g. revue des rapports et des fichiers? Oui ( Non N/A Commentaires: h. retour d’informations et apport d’idées? Oui ( Non N/A Commentaires: 27. Autres commentaires sur le développement du personnel logistique : POINTS FORTS FAIBLESSES Il existe des mécanismes de communication périodiques entre le personnel des différents niveaux (réunions, télephones, contacts directs, réunions de supervision). Il existe un mécanisme d’amélioration des pratiques logistiques à partir des enseignement tirés des visites de supervision. Le personnel logistique dispose du matériel et outils nécessaires pour son travail à l’exception du centre de reférence des PS nouvellement créé, non prévu dans le budget annuel du MSP. Il existe une liste de contrôle décrivant les activités menées lors d’une visite de supervision Il n’y a pas de plan de supervison documenté.Cette activité devient incertaine sans assistance technique étrangère Il n’y a pas d' activités régulières de développement du personnel en logistique. Il n’existe pas de description de poste de personnel spécifiant les responsabilités logistiques et de supervision. Le personnel nést pas évalué par rapport à une description de poste La qualité des prestations souffre du mouvement fréquent des personnels SECTION X- Utilisation des produits Principes de traitement standard et précautions de sécurité universelles 1. Existe-t-il des principes de traitement standard écrits pour les situations rencontrées dans la chaîne d’approvisionnement et faisant l’objet de l’évaluation? (Oui Non N/A Commentaires: les algorithmes du traitement des IST existent. Il y a également le guide stratégie plaintes-traitement (SPT) Si non, passez directement à la question X.4. Indiquez les produits de cette chaîne d’approvisionnement qui doivent satisfaire aux principes de traitement standard. Joignez la liste. Metronidazole 250 mg Ciprofloxacine 500 mg Benzathine Pénicilline 2.4 UI Nystatine comprimé oral 500 000 UI Nystatine comprimé gynécologique 100 000 UI Acyclovir 200 mg Erythromycine 500 mg Eosine acqueuse 2% Doxicycline 100 mg Indométacine 25 mg Aureomycine pommade 1% Cefixime 400 mg Ceftriaxone 250 mg 3. Les principes directeurs sont-ils distribués à tous les points de prestation de services? (Oui Non N/A Commentaires: 4. Existe-t-il des procédures écrites de contrôle et de supervision des pratiques de prescription (p. ex., contrôle du nombre de produits / médicaments prescrits / distribués par prescription)? (Oui Non N/A Commentaires: Le Registre d’Utilisation des Médicaments Essentiels et Génériques (RUMEG) et le carnet de santé sont utilisés pour le feedback aux prescripteurs. Si non, passez directement à la question X.6 5. Sont-elles distribuées à tous les fournisseurs de services à tous les niveaux? (Oui Non N/A Commentaires: 6. Des principes de précaution de sécurité universels existent-ils (p. e., élimination des aiguilles usagées, lavage des mains avant et après tout contact avec un patient)? (Oui Non N/A Commentaires: Si non, passez directement à la question X.8. 7. Sont-ils distribués aux fournisseurs de services dans tous les points de prestation de services? Oui (Non N/A Commentaires: Ils ne sont distribués que dans toutes les structures où le personnel a été formé à la prévention des infections et dans tous les centres assistés par le projet SFPS et dans les programmes d évaccination 8. a. Quels sont les mécanismes et ressources permettant d’assurer la mise en oeuvre des principes de traitement standard et des précautions de sécurité universelles? Algorithmes de traitement et SPT rédigés et formation de formateurs en prévention de l’infection b. Dans quelle mesure sont-ils suivis? Le personnel des CSI les suit de façon très irregulière. Ills ne sont pas suivis dans les hôpitaux c. S’ils ne le sont pas, quels sont les obstacles à leur mise en pratique? Dans les CSI, leur application dépend de la disponibilité des produits figurant sur les agorithmes et les SPT. Les hôpitaux sont des structures de référence et leur activités vont souvent audelà des algorithmes. 9. Les produits ne sont-ils fournis qu’aux centres qui disposent d’un personnel formé et équipé pour les utiliser (p. ex., médicaments TB uniquement aux centres formés au DOT, DIU uniquement aux centres disposant de fournisseurs formés)? ( Oui Non N/A Commentaires:C'est l'un des critères d'etablissement de la liste des MEG par niveau 10. a. Des études d’utilisation de médicaments sont-elles menées? Oui ( Non N/A Commentaires: b. Si oui, selon quelle fréquence? c. Par qui le sont-elles? 11. Autres commentaires sur l’utilisation de produits: POINTS FORTS FAIBLESSES Il existe des principes de traitement écrits des IST (algorithmes et SPT:stratégie plaintes traitement). Les pratiques de prescription sont contrôlées à partir des RUMEG (registre d’utilisation des médicaments essentiels), distribués au personnel à tous les prestataires de CSI Il existe des principes universels de précaution de sécurité, élimination de déchets médicaux dangereux et prévention des infections. Il n’y a jamais eu d’étude sur l’utilisation des médicaments. Les principes écrits d’élimination des déchets médicaux dangereux et de prévention des infections, ne sont pas disponibles à tous les points de prestations de service. SECTION XI-Finance Financement du programme 1. Le budget du programme comprend-il des postes pour (précisez le programme) : a. les produits ? (Oui Non N/A Commentaires: b. l’entreposage / le stockage? (Oui Non N/A Commentaires: c. le Système d’Information de Gestion Logistique? (Oui Non N/A Commentaires: d. le transport? (Oui Non N/A Commentaires: e. le développement du personnel logistique? (Oui Non N/A Commentaires: Un plan de développement des ressources humaines existe f. le salaire du personnel logistique? (Oui Non N/A Commentaires: 2. Quel est le budget annuel du programme pour : les médicaments? FCFA 2,500,000,000 année concernée 2003 les contraceptifs? année concernée la logistique? FCFA 1,576,000,000 année concernée 2003 Qui finance le budget annuel du programme? Quel pourcentage du coût des produits achetés est financé localement? ONPPC (autofinancement) Appui Union Européenne L’ONPPC s’autofinance à partir de ses propres activités. Quel procédé est utilisé pour développer le budget du programme? La Direction Générale fait le budget sur la base des informations des différents départements et des regions. Le budget antérieur est examiné et comparé aux prévisions et le budget futur est préparé et soumis à l'approbation du Conseil d'Administration 5. Quelle a été la dépense annuelle totale du programme pour— (calculez également les dépenses par tête) les médicaments? FCFA 1,209,000,000 année concernee: 2002 dépenses par tête les contraceptifs? année concernée dépenses par tête 6. En considérant les dépenses de la dernière année (capital et coûts de fonctionnement), le budget est-il suffisant? Oui Si non, pourquoi? Estimez le pourcentage de produits achetés auprès de fournisseurs nationaux par rapport à celui de produits achetés auprès de fournisseurs internationaux. 100 % des produits viennent de fournisseurs étrangers 8. Les clients doivent-ils payer pour— a. les services ? (Oui Non N/A Commentaires: b. les produits ? (Oui Non N/A Commentaires: Si vous répondez non aux questions 8 a et b, passez directement à XI.12. 9. Les revenus générés par le système de récupération des coûts sont-ils utilisés pour couvrir— a. les coûts des produits? (Oui Non N/A Commentaires: b. les coûts logistiques? (Oui Non N/A Commentaires: c. d’autres coûts? (Oui Non N/A Commentaires: Quel pourcentage approximatif du coût est récupéré? Si possible, distinguez produits et logistique. Récupéré intégralement Où l’argent est-il physiquement gardé et géré? Dans quel but est-il utilisé? Comptes bancaires. Utilisé pour le réapprovisionnement, le transport, le stockage, le fonctionnement. Autres commentaires sur le financement : Le budget des structures du MSP comprend: Une part de l' Etat (crédits délégués), participation communautaire à travers le recouvrement des coûts, quelques fois une part des donnateurs. Le dépenses en médicaments de l'ONPPC pour 2002, s'élevaient à FCFA 800,000,000 d'appel dont FCFA 424, 000,000 sur fonds d'appui de l'Union Europénne(UE);FCFA 785, 000,000 sur fonds propres de l'ONPPC Coordination avec les donateurs Existe-t-il un processus de coordination avec les donateurs dans le cadre de la fourniture des produits? ( Oui Non N/A Commentaires: Si non, passez directement à la question XI.17. 14. Ce processus est-il mis en oeuvre à intervalles réguliers? ( Oui Non N/A Commentaires: Décrivez le processus et précisez l’intervalle. La réunion de coordination des structures avec leur partenaires, initiée par les responsables de ces structures à des intervalles pré-établis (mensuel,trimestriel) et façon poctuelle au besoin. 16. Le programme initie-t-il la coordination avec les donateurs? ( Oui Non N/A Commentaires: Y a-t-il un mécanisme ou une unité qui coordonne, actuellement avec les donateurs, l’achat et l’envoi des produits ? Selon les niveaux, l'ONPPC ou la structure qui est assistée au niveau régional 18. Certains produits sont-ils achetés par le biais d’un mécanisme de financement en commun (les donateurs mettent leur argent en commun sans exiger d’utilisation spécifique)? Oui (Non N/A Commentaires: Si non, passez directement à XI.21. 19. Précisez quels produits sont achetés par ce mode de financement. 20. Décrivez le procédé (p. ex., donateurs, synchronisation, etc). Quels sont les plans à venir du programme pour le financement local ? Existe-t-il des plans des donateurs pour sortir du système ou réduire les donations au cours des cinq prochaines années ? Le plan triennal 2000-2002 est arrivé à son terme en fin 2002. Selon l'ONPPC, les mutatiosn toujours en cours ne permettent pas d'élaborer un nouveau plan pluriannuel. Les adaptations de l'entreprise aux exigences du moment se feront au fur et à mesure de leurs apparition à travers des plans annuels. Certains partenaires ont mis fin à leur assistance sans préparation préallable des structures bénéficiaires. 22. Autres commentaires sur la coordination des donateurs : POINTS FORTS FAIBLESSES Le budget de l’ONPPC est autonome et couvre l’ensemble des composantes logistiques. Le revenu généré par le système de recouvrement des coûts est utilisé pour couvrir les coûts des produits et logistiques 100% des coûts sont recupérés et l'argent est physiquement gardé dans des comptes bancaires. Dans la plupart des cas, le budget de foctionnement des structures est assuré par l'Etat. Le budget de l’ONPPC est quelques fois insuffisant et doit être complèté par des prêts bancaires. Au niveau des PPS, les fonds recouvrés sont reversés au district et le personnel du PPS n’est pas informé de l’utilisation de cet argent. Les structures qui bénéficient d’une assistance extérieure n’ont pas de mécanisme pour sortir du système des donations.
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