República Dominicana: Manual de Procedimientos Logísticos.

Publication date: 2008

REPÚBLICA DOMINICANA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS SECRETARÍA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL / SESPAS SEPTIEMBRE 2008 Esta publicación fue producida para revisión de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. Fue preparada por USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1. . UBLICA DOMINICANA: REPÚBLICA DOMINICANA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS SECRETARÍA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL / SESPAS Los puntos de vista de los autores en este documento no representan necesariamente los puntos de vista de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional ni el gobierno de los Estados Unidos. USAID | DELIVER PROJECT, Orden de Trabajo 1 La Orden de Trabajo 1 de USAID | PROYECTO DELIVER es financiada por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional bajo el contrato número GPO-I-01-06-00007-00, a partir del 29 de septiembre de 2006. La Orden de Trabajo 1 está implementada por John Snow, Inc., en colaboración con PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, el Manoff Group, y 3i Infotech. El proyecto mejora las cadenas de abastecimiento de los productos e insumos esenciales de salud a través del fortalecimiento de los sistemas de información para la administración logística; el alineamiento de los sistemas de distribución; la identificaciónde recursos financieros para adquisiciones y para el funcionamiento de la cadena de abastecimiento; y el mejoramiento de los pronósticos y la planificación de adquisiciones. El proyecto también alienta a legisladores y donantes a apoyar la logística como factor crítico del éxito general de sus mandatos en el área de salud. Cita recomendada Basurto Corvera, Carmen, Juan Agudelo. 2008. República Dominicana: Manual de Procedimientos Logísticos. Santo Domingo, República Dominicana: USAID | PROYECTO DELIVER, Orden de Trabajo 1. Resumen En el marco de apoyo de USAID | PROYECTO DELIVER, a la Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social (SESPAS) y al Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA), a partir del año 2005 en la implementación y fortalecimiento del sistema logístico de insumos de planificación familiar en el país, en un esfuerzo conjunto, se desarrolló el taller de “Capacitación para Capacitadores en Logística y Tecnología Anticonceptiva”, con la finalidad de formar capacitadores regionales y con ellos desarrollar los talleres de réplica en cada región, para fortalecer las destrezas y habilidades de los responsables de las actividades logísticas de los establecimientos de salud. Otro aspecto importante que se logró fue la revisión y unificación de criterios de los instrumentos de información del sistema logístico, con la participación de los representantes regionales, del nivel central de SESPAS, CONAPOFA y USAID | PROYECTO DELIVER, quienes en conjunto revisaron y brindaron aportes que fueron incorporados en los instrumentos finales que se emplearán en SESPAS. Conociendo la importancia del sistema logístico en el funcionamiento del Programa de Planificación Familiar, la alta rotación de personal, los servicios que brindan los establecimientos de salud y la calidad de atención en los servicios, es necesario contar con un documento que facilite la gestión del sistema logístico en los diferentes niveles de decisión de SESPAS. Este manual constituye una herramienta de gestión para los responsables del manejo del sistema logístico de SESPAS en sus diferentes niveles de decisión y atención. En él se pueden apreciar dos grandes capítulos, el Capítulo 1: Sistema Logístico de Planificación Familiar, donde se puede obtener toda la información teórica y el Capítulo 2: Gestión del sistema logístico en SESPAS, donde se puede ver el uso y registro correcto de los instrumentos de información logística. Foto en la portada: Velero en el puerto marítimo de Santo Domingo, 2005. USAID | PROYECTO DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Tel: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 E-mail: askdeliver@jsi.com Internet: deliver.jsi.com CONTENIDO Siglas. vii Agradecimientos . ix Resumen Ejecutivo . 1 Introducción. 3 Sistema Logístico del Programa de Planificación Familiar . 5 Objetivos del Capítulo .5 Sistema Logístico.6 Logística.6 Ciclo Logístico.7 Sistema de Informacion Para La Administracion Logística / Sial.11 Propósito del Sistema de Información.11 Datos de Informacion Para La Toma de decisiones.11 Registros Basicos de Informacion .14 Sistema de Distribución .17 Sistema de Distribución .17 Flujo de Insumos Anticonceptivos en Sespas.17 Frecuencia de Distribución.18 Condiciones de Almacenamiento .21 Gestión del Sistema Logístico del Programa de Planificación Familiar en Sespas .25 Objetivos del Capítulo .25 Sistema Logístico de Anticonceptivos en Sespas .25 Registro Correcto de Instrumentos de Informacion Logística en Sespas.29 Apéndices .31 A. Terminologia en Ingles empleada para el Almacenamiento.33 B. Gestion del Sistema Logístico de Planificacion Familiar en Sespas.35 Anexos .37 1: Tarjeta Kardex .39 1a: Instructivo Para Llenado de Kardex.40 1b: Guía de Referencia Para el Llenado del Kardex .41 1c: Ejemplo de Llenado del Kardex .44 2: Formato Sil Nº 4.45 2a: Instructivo del Formato Sil Nº 4.46 vi 2b: Ejemplo de Llenado de Formato Sil Nº 4.47 3: Formato Sil Nº 5.49 3a: Instructivo de Formato Sil Nº 5.50 3b: Guia de Referencia Para Llenado de Sil Nº 5 .51 3c: Ejemplo de Llenado del Form Sil Nº 5 .54 4: Formato Sil Nº 6.55 4a: Instructivo del Formato Sil Nº 6.56 4b: Elaboración de Informe Consolidado Y Solicitud de Métodos de Planificacion Famiiar, Sil Nº 6 Para Dps/ Das.58 4c: Formato Sil Nº 6.62 5: Formato de La Planilla de Consolidación de Form Sil Nº 5 Para DPS/DAS.63 5a: Instructivo Para el Llenado de La Planilla de Consolidación de Form Sil Nº 5 Para DPS/DAS .65 Bibliografia .68 Figuras Figura 1. El Ciclo Logístico .8 Figura 2. Proceso de toma de decisiones.12 Figura 3. Flujo de la distribución de insumos anticonceptivos de SESPAS.17 Figura 4. Diagrama para la distribución según la Ley General de Salud (42/01) .18 Tablas Tabla 1. Datos logisticos usados para la toma de decisiones.13 Tabla 2. Frecuencia de abastecimiento según nivel de resolución.18 Tabla 3. Frecuencia de envío de reportes según nivel de resolución .19 Tabla 4. Guía para el almacenamiento adecuado .21 Tabla 5. Vida util de los anticonceptivos .23 Tabla 6. Cómo realizar el inventario físico.23 Tabla 7. Qué hacer cuando existen insumos dañados.24 vi SIGLAS CONAPOFA Consejo Nacional de Población y Familia CS Centros de salud DAS Dirección de Área de Salud DAIA Disponibilidad Asegurada de Insumos Anticonceptivos DELIVER Proyecto global de USAID para el mejoramiento de la disponibilidad de insumos de salud, incluyendo anticonceptivos, manejado por John Snow, Inc. DIU Dispositivo intrauterino DPS Dirección Provincial de Salud DRS Dirección Regional de Salud ITS Infecciones de Transmisión Sexual JSI John Snow, Inc. MED Meses de Existencia Disponible ODM Objetivos de Desarrollo del Milenio OMS Organización Mundial de la Salud PF Planificación Familiar SIAL Sistema de Información para la Administración Logística SIL Sistema de Información Logística SSR Salud Sexual y Reproductiva UNFPA Fondo de Población de las Naciones Unidas USAID Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional VIH/SIDA Virus de Inmunodeficiencia Humana/ Síndrome de Inmunodeficiencia Adquirida vii viii AGRADECIMIENTOS Este manual es el resultado de la colaboración y aporte del equipo de trabajo integrado por SESPAS, CONAPOFA, USAID | PROYECTO DELIVER, por lo tanto se expresa el agradecimiento a todas aquellas personas que participaron en la implementación y reforzamiento al sistema logístico de Planificación Familiar y brindaron su tiempo y aportes. Un agradecimiento especial a los funcionarios de la Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social, SESPAS de República Dominicana., al Consejo Nacional de Población y Familia, CONAPOFA; al Dr. Eleodoro Pérez Sierra, Coordinador Nacional del Programa de Planificación Familiar; Dr. Donatilo Santos, Coordinador del Programa de Atención a la Mujer; Dr. José Delancer, Coordinador Nacional de Salud Sexual y Reproductiva; Lic. Juana Lizardo, Coordinadora Nacional Materno Infantil – Dirección Nacional de Enfermería y al personal de USAID | PROYECTO DELIVER, Dra. Sonia Brito y Lic. Nora Quesada. Al mismo tiempo se agradece a la Misión de USAID en República Dominicana, quien hizo posible el desarrollo de este manual, como un instrumento de apoyo y gestión para el logro de los objetivos de la DAIA en República Dominicana. ix x RESUMEN EJECUTIVO La Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social, SESPAS - CONAPOFA con apoyo de USAID | PROYECTO DELIVER, han desarrollado el presente Manual de Procedimientos Logísticos, como un instrumento de gestión que se puede emplear en todos los niveles de decisión y atención de SESPAS, con la finalidad de fortalecer el sistema logístico de anticonceptivos y por ende, los servicios del Programa de Planificación Familiar. El Manual de Procedimientos Logísticos en Planificación Familiar está dirigido a todos los responsables del funcionamiento del sistema logístico en todos los niveles de decisión y atención de SESPAS. Los lectores de este manual podrán: 1) Comprender la importancia de la logística en la Planificación Familiar y en la calidad de los servicios de salud; 2) Contar con una herramienta de gestión, que facilite su trabajo como responsables del sistema logístico en los diferentes niveles de decisión de SESPAS; 3) Obtener los conocimientos necesarios para fortalecer sus habilidades en el manejo del sistema logístico de anticonceptivos y 4) Contar con un documento de autoaprendizaje, accesible y amigable, que pueda ser entendido y comprendido por los responsables de logística de todos los niveles, sobre todo por personas que no han tenido la oportunidad o posibilidad de asistir a un taller de capacitación en logística. El contenido de este manual está basado en el curso de administración logística que brindó USAID | PROYECTO DELIVER y el taller de Capacitación de Capacitadores en Logística y Tecnología Anticonceptiva, desarrollado en Santo Domingo, República Dominicana en agosto de 2008. En este documento, encontrarán información y conocimientos básicos, teórico – prácticos de Logística en Planificación Familiar, así como también la información básica para la gestión del sistema logístico en los diferentes niveles de SESPAS. En el capítulo 1, Sistema Logístico, se puede apreciar el contenido teórico de la logística y permitirá aprender acerca de la logística, las etapas del ciclo logístico, sus elementos y la relación entre ellos. En el capítulo 2, Gestión del Sistema Logístico de Planificación Familiar, encontrarán información sobre la gestión del sistema logístico en sus diferentes niveles, las funciones y responsabilidades de los encargados de cada nivel. En este capítulo se podrá apreciar también, el uso y llenado correcto de los instrumentos del sistema de información logística de SESPAS, a través de guías de referencia, que paso a paso van orientando al lector en el correcto llenado de los instrumentos de información logística, con ejemplos sencillos y comprensibles. Este manual servirá para fortalecer la capacidad gerencial y la participación activa de los responsables del sistema logístico en los diferentes niveles de decisión y atención en SESPAS y contribuirá a mejorar la calidad de atención de los servicios de Planificación Familiar y la calidad de vida de la población Dominicana. 1 2 INTRODUCCIÓN La planificación familiar, así como la salud de las mujeres y los niños/as, son derechos fundamentales que se deben salvaguardar, haciendo esfuerzos para que los programas funcionen, brinden servicios de calidad a la población y garanticen el ejercicio de sus derechos. República Dominicana como país miembro de la declaración del milenio, suscrita por 189 países miembros de la Organización de Naciones Unidas, reiteró su compromiso con el mundo para luchar por el respeto a los derechos humanos. En ella se dio un marco político para evaluar el avance de los países en término de desarrollo sostenible y la erradicación de la pobreza. Tres de los ocho objetivos propuestos en dicha declaración - mejorar la salud materna; reducir la mortalidad infantil; y combatir el VIH/SIDA - guardan estrecha correlación con la salud sexual y reproductiva. En el año 2004 la OMS lanzó una nueva estrategia mundial como un llamado a los países para que intensificaran sus programas y así poder cumplir con los ODM. En el marco de estos Objetivos de Desarrollo del Milenio, República Dominicana se ha unido a estos esfuerzos y como Política Nacional de Salud incluye dentro del Plan Decenal de Salud algunos ejes prioritarios como promoción, prevención, atención, vigilancia epidemiológica, monitoreo y evaluación, teniendo dentro de ésta especial relevancia el mejoramiento de la promoción y prestación de servicios integrados en Salud Sexual y Reproductiva y Planificación Familiar, como uno de los mecanismos de lucha contra la pobreza y de reducción de la mortalidad materna e infantil. El Gobierno Nacional, a través de la Política Nacional de Salud ha establecido como una de las líneas de acción priorizadas la reducción de mortalidad materna y embarazos en adolescentes. Estas líneas de acción incluyen la planificación familiar como intervención clave que impacta directamente estos 2 indicadores socio-demográficos. SESPAS le ha dado especial importancia al programa de Planificación Familiar, destinando fondos para la compra de insumos así como en la firma de acuerdos internacionales para las compras asegurando economías de escala, e igualmente, trabajando en el fortalecimiento de los programas de planificación familiar. La importancia de la planificación familiar es mejorar la calidad de vida y es ampliamente reconocida como una herramienta que ayuda a millones de personas a ejercer sus derechos sexuales y reproductivos. Los programas de planificación familiar ofrecen servicios de salud reproductiva que salvan vidas, evitan embarazos no deseados, abortos, contribuyendo a disminuir la morbi ­ mortalidad materno – infantil, y a preservar el medio ambiente, entre otros, y es también reconocida como una herramienta de lucha contra la pobreza. Sin embargo, se observa que todavía no se puede contar con programas o servicios suficientes o de calidad para todos, que satisfagan la creciente demanda actual. Y aunque están bajando los niveles de fecundidad en el mundo, el rápido crecimiento de la población sigue siendo un problema crítico en la mayoría de los países en desarrollo con mayores necesidades y escasos recursos. Aún es necesario trabajar mucho para el acceso a los servicios de calidad en salud reproductiva, y esto requiere de diversos factores como compromiso y liderazgo nacional, financiamiento adecuado de programas de planificación familiar, compromiso político de funcionarios del sistema de salud, autoridades, organizaciones donantes, organizaciones de mujeres, medios de difusión pública, y 3 líderes religiosos y comunitarios. El acceso significa además que el producto o insumo debe estar en el servicio de manera accesible y oportuna para el usuario, y para ello es necesario el adecuado funcionamiento del sistema logístico en todos sus niveles, ya que…“sin insumos, no hay programa”. El acceso y la calidad de atención en servicios de PF implican el respeto a los derechos de los clientes, a sus derechos sexuales y reproductivos, así como a sus derechos de acceso al servicio y al método anticonceptivo. En ese sentido, la logística y este manual, como instrumento de gestión, permitirán mejorar la calidad de atención de los servicios de Planificación Familiar y contribuirán a mejorar la calidad de vida de la población Dominicana. 4 SISTEMA LOGÍSTICO DEL PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN FAMILIAR OBJETIVOS DEL CAPÍTULO OBJETIVO GENERAL Fortalecer los conocimientos y habilidades de los responsables del funcionamiento del sistema logístico y de sus componentes básicos en Planificación Familiar, del Sistema Nacional de Salud. OBJETIVOS ESPECÍFICOS El contenido de este capítulo permitirá que el lector logre: 1. Reconocer la importancia de un sistema logístico y sus componentes básicos dentro del programa de Planificación Familiar. 2. Comprender la importancia de contar con un sistema de información para la toma de decisiones en la administración logística de anticonceptivos. 3. Identificar los datos logísticos esenciales para la toma de decisiones en el área logística de anticonceptivos. 4. Reconocer la importancia de distribuir correctamente los insumos anticonceptivos y de evaluar el nivel de existencias del sistema logístico a través de los sistemas de información y distribución. 5. Identificar los instrumentos de información logística: Kárdex e Informes y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar, en los diferentes niveles de SESPAS. 6. Comprender la importancia del almacenamiento adecuado en la vida útil de los insumos y las condiciones que se requieren para lograrlo. 7. Asegurar la satisfacción de los/as usuarias del servicio como piedra angular del sistema. 5 SISTEMA LOGÍSTICO EL SISTEMA LOGÍSTICO COMO HERRAMIENTA EN LA GERENCIA DE SERVICIOS DE PLANIFICACIÓN FAMILIAR A través de los años la logística ha ido logrando reconocimiento y la necesidad de conocerla más a fondo. El Sistema Logístico constituye una herramienta básica en la gerencia de los servicios y Programas de Salud Sexual y Reproductiva / Planificación Familiar, ya que permite mejorar la disponibilidad de insumos por medio del monitoreo de los niveles adecuados de existencias de productos y el consumo de los diferentes insumos médicos y anticonceptivos, a través de una información veraz, oportuna y confiable necesaria para el análisis y la toma de decisiones; por consiguiente es una herramienta fundamental para brindar una atención con calidad. La gestión logística no es tan solo una serie de operaciones para mover productos de un lugar a otro, sino un elemento clave para que los clientes satisfagan sus necesidades en materia de salud reproductiva. El funcionamiento del Sistema Logístico requiere del trabajo coordinado entre el nivel central, los niveles regional/ provincial /área y los establecimientos de salud. Actualmente en un contexto de globalización, el tema de la logística es tratado con gran importancia y se le da un área específica para su funcionamiento dentro de las organizaciones. En general, la logística ha ido evolucionando constantemente a través del tiempo, hasta convertirse en una de las principales funciones para que una organización sea considerada como una empresa del primer mundo. Los programas de planificación familiar que cuentan con un suministro constante de anticonceptivos, lo logran con un sistema logístico bien dirigido y con un financiamiento adecuado y seguro. Por lo tanto, para un adecuado funcionamiento del Sistema Logístico, se requiere de las capacidades de los responsables y del trabajo coordinado entre los diferentes niveles de decisión y atención, el nivel Central, Regional, Provincial, de Área, Almacenes y los CS (centros de salud: Hospitales, clínicas, UNAPs), así como los proveedores de insumos. LOGÍSTICA En los programas de planificación familiar el término “logística” se refiere a las actividades destinadas a seleccionar, financiar, entregar y distribuir anticonceptivos y otros suministros. El término “cadena de suministros” describe las numerosas organizaciones vinculadas en la entrega de suministros desde los fabricantes a los clientes y en la circulación de información, sobre las necesidades de los clientes en materia de anticonceptivos. En la práctica, los términos “gestión de la cadena de suministros” y “logística” se usan de modo intercambiable. 6 “Es el conjunto de actividades, que contribuyen a garantizar la disponibilidad oportuna de insumos, para la prestación de servicios de salud”. USAID | PROYECTO DELIVER En el sistema logístico de SESPAS, se trabaja con la siguiente definición: ¿CUAL ES EL PROPOSITO DEL SISTEMA LOGISTICO? El propósito de un sistema logístico es asegurar el suministro de insumos, resumiéndose en el cumplimiento de los Seis Principios o los Seis “Correctos”. El propósito del Sistema Logístico es ASEGURAR EL SUMINISTRO de: Los INSUMOS CORRECTOS En las CANTIDADES CORRECTAS En la CONDICIÓN CORRECTA En el LUGAR CORRECTO En el TIEMPO CORRECTO Al COSTO CORRECTO CICLO LOGÍSTICO ¿QUÉ ES EL CICLO LOGÍSTICO? El Ciclo Logístico es un enfoque sistémico para describir las actividades interdependientes de un sistema logístico, en el cual se puede apreciar que el proceso es un verdadero ciclo continuo basado en las necesidades de los usuarios. Existen factores externos como las Políticas que podrían modificar o afectar el funcionamiento de este ciclo. El sistema logístico tiene como característica el ser adaptable ante futuros cambios que afecten su funcionamiento total o una parte de él. Por ejemplo: una decisión política, expansión del programa, introducción de un producto nuevo, entre otros. 7 Figura 1. El Ciclo Logístico POLÍTICA Adaptabilidad Atención al Usuario (a) Estimación y Adquisición Selección de Productos Almacenamiento y Distribución SIAL Monitoreo del Sistema Recursos Humanos Presupuesto Supervisión FUENTE Administración Logística para Programas de Planificación Familiar John Snow, INC 1999 Es importante señalar que: • Todas las actividades logísticas se encuentran en alguna etapa del ciclo, por lo tanto los responsables de las mismas deben trabajar coordinadamente para que “los eslabones de esta cadena” funcionen adecuadamente. • Las actividades que se encuentran en el centro del ciclo logístico, son actividades de apoyo administrativo, que también son esenciales para el funcionamiento del sistema. • ¿En qué consiste cada componente del Ciclo Logístico? a. Atención al Usuario(a): Constituye el eslabón primordial del Ciclo Logístico, cuya finalidad es que los usuarios (as) de los servicios de salud tengan acceso oportuno a los insumos que necesitan. b. Selección de Productos: Es la etapa en que la institución o programa, selecciona los insumos que va a ofrecer a sus usuarios, tomando en cuenta los siguientes aspectos: • Programas y servicios • Características culturales, sociales e individuales de las personas 8 • Tendencias de consumo de los diferentes insumos c. Estimación de Necesidades y Adquisición: La estimación es la etapa en la cual los Estados o las Organizaciones establecen las necesidades de los insumos a adquirir tomando en cuenta: • Requerimientos de los distintos programas y/o servicios • Tipo de Insumo • Consumo • Frecuencia de pedidos • Cantidades en Stock • Cantidades necesitadas. La adquisición es el proceso que permite obtener los insumos seleccionados y programados, por medio de gestiones de compra o donación de los mismos, para lo cual se requiere: • Procesos claros de adquisición/ compras del organismo institucional • Calendarización de fechas de solicitud, entrega de pedidos en los diferentes niveles y recepción de los insumos. d. Almacenamiento y Distribución: El almacenamiento consiste en la adecuación del espacio y condiciones determinadas que deben poseer las bodegas o almacenes de los diferentes niveles, para mantener la calidad e integridad del insumo y requiere: • Cumplimiento de normativas de Almacenamiento • Emplear un sistema de Control de Inventarios La distribución comprende el conjunto de instalaciones y transporte por los cuales tienen que pasar los insumos y requiere de: • Instalaciones (bodegas en los diferentes niveles) • Medios de transporte adecuados • Cumplimiento de fechas programadas para el movimiento de insumos. e. Sistema de Información para la Administración Logística - SIAL El Sistema de Información para la Administración Logística, está constituído por un conjunto de datos y registros interrelacionados que brindan información logística esencial para la toma de decisiones. 9 El SIAL es el encargado de recoger información de cada una de las etapas del ciclo logístico. Esto permite monitorear el funcionamiento del sistema a través de la evaluación continua y requiere para su adecuado funcionamiento de: • Control sistemático de la calidad de los datos recolectados • Recursos humanos capacitados • Presupuesto e instrumentos de recolección de información Como se observa en el esquema del Ciclo Logístico, el Sistema de Información para la Administración Logística/ SIAL está ubicado en el centro y se encarga de retroalimentar con información a los demás componentes. Cada componente en el ciclo logístico necesita información veraz y oportuna para poder funcionar en su totalidad, por lo tanto la información debe ser registrada de manera correcta y enviada a tiempo. 10 SISTEMA DE INFORMACION PARA LA ADMINISTRACION LOGÍSTICA / SIAL Es un sistema constituido por un conjunto de datos y registros interrelacionados que brindan información esencial para la toma de decisiones. PROPÓSITO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN El propósito del sistema de información es mejorar las decisiones gerenciales en logística de Insumos. Se podrán mejorar las decisiones gerenciales y por ende la calidad de los servicios, si se maneja adecuadamente la información que se está produciendo y si se cuenta con información completa, veraz y oportuna para poder tomar decisiones adecuadas. DATOS DE INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES Toma de Decisiones en base a Información Logística Extracto del Manual de Logística1, USAID/Proyecto DELIVER “Recopilamos información para tomar decisiones. La información que reunimos se utiliza para mejorar el servicio al cliente mediante el perfeccionamiento de las decisiones administrativas. Los Sistemas de Información para la Administración Logística (SIAL) permiten a los expertos / responsables en el área, recopilar la información necesaria para tomar decisiones informadas. Recomendamos no recopilar información, si ésta no se utilizará para tomar decisiones.” Tal como se mencionó en el punto anterior, los datos se recopilan para la toma de decisiones, por lo tanto, los responsables de logística deben conocer la cantidad y los tipos de datos que se recopilarán. Para decidir qué tipos de datos se deben recopilar, hay que analizar las decisiones que se deberán tomar; se debe pensar en las preguntas que podría formular un responsable de logística. ¿Qué información necesitaría el responsable para responder a esas preguntas y tomar decisiones informadas? 1 John Snow Inc. /DELIVER, 2005. Manual de logística: Guía para gerentes de sistemas logísticos de programas de salud y planificación familiar. Arlington, Va.: John Snow Inc./DELIVER, para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). 11 Las preguntas podrían incluir: • ¿Para cuánto tiempo durarán las existencias actuales de suministros? • ¿Necesito pedir más suministros en este momento? • ¿Dónde se encuentran nuestros productos dentro de la cadena de suministros? • ¿Necesito trasladar los suministros de un nivel superior a uno inferior? • ¿Cuál es el nivel máximo de consumo, para mi nivel? ¿Necesito más recursos para el establecimiento? • ¿Tengo pérdidas dentro del sistema, que requieren que tome medidas al respecto? • ¿ Normalmente los productos llegan a través de la cadena de suministros? • ¿Hay productos que están a punto de vencer? ¿Debo retirarlos de la cadena de suministros? ¿Tendrá el programa la capacidad de utilizarlos antes de su vencimiento? No es posible definir una mejor información sin un claro entendimiento de las decisiones y el proceso de la toma de decisiones. El principio más importante del desarrollo del SIAL dicta que para definir un sistema relevante y útil, primero se debe considerar qué decisión tomar y, segundo, cómo tomarla. Sólo si se comprende bien este concepto se puede decir qué información es necesaria y cómo recopilarla. Con mucha frecuencia, los sistemas de información fracasan porque la información que recopilan no es relevante para la toma de decisiones. Fundamentalmente, el proceso de toma de decisiones puede visualizarse como una caja negra en la que fluye la información y de la que emergen las decisiones. A pesar de que la figura ofrece una perspectiva simplificada de lo que en realidad hacen los responsables de logística, ilustra algunos puntos importantes que con frecuencia se pasan por alto en el desarrollo de los SIAL. Figura 2. Proceso de toma de decisiones Para poder tomar decisiones hay que comprender su proceso. Inicialmente contamos con datos esenciales logísticos, que vamos registrando periódicamente en los formatos indicados, pero los datos como simples números no nos son muy útiles. Cuando los datos son interpretados y analizados, estamos convirtiéndolos en información que nos permite ver la situación de nuestro establecimiento o almacén (el que estemos analizando), entonces recién se convierten en información. Esta información nos puede mostrar una situación determinada que no esté acorde al adecuado funcionamiento del sistema logístico, entonces se necesitaría de una decisión para realizar una acción que permita cambiar esta situación. Por ejemplo, los datos de un establecimiento nos muestran que están desabastecidos de píldoras, por la cantidad registrada, ya que no cubriría el consumo mensual del establecimiento. Entonces la decisión sería elaborar un pedido de emergencia o solicitar más insumos en el siguiente periodo. 12 Para mejorar las decisiones, podría mejorar la información que fluye hacia la caja o mejorar el proceso en su interior. Éstos son dos tipos de actividades diferentes; en la mayoría de los casos, deben realizarse las dos a la vez para que surtan efecto en las decisiones2. Datos Logísticos Esenciales para la Toma de Decisiones Para la toma de decisiones logísticas se necesitan tres datos esenciales: Consumo, Existencias y Ajustes. Estos tres datos nos permiten generar información que tambien es importante para la toma de decisiones logísticas, como son: Consumo Promedio Mensual y Cantidad a Solicitar. Adicionalmente se necesita saber el Período de Reabastecimiento de los insumos, este dato se determina en el diseño del sistema logístico. Los datos de Fechas de Fabricación o Vencimiento son también necesarios para el manejo correcto de los insumos. Tabla 1. Datos logisticos usados para la toma de decisiones Datos Esenciales de Otros Datos Importantes para la toma de Información Logística Decisiones ƒ Consumo ƒ Cantidad a Solicitar ƒ Existencias ƒ Período de Reabastecimiento ƒ Ajustes ƒ Lapso de Reabastecimiento ƒ Fechas de Fabricación o Vencimiento Estos datos deben ser registrados, reportados y trasladados por los diferentes niveles para que permita tomar decisiones en cada uno de ellos. • Consumo. Es la cantidad de insumos entregados directamente a los usuarios (as) en un determinado período de tiempo. • Existencias. Son las cantidades de insumos utilizables que están disponibles en un establecimiento de salud en un momento dado en el tiempo. • Ajustes. La cantidad de cada producto que entra, por fuente diferente a un envío de su nivel superior o sale de la bodega o establecimiento por razón diferente a una distribución o entrega a usuarios. Pueden existir ajustes positivos y/ o negativos. − Ajuste Positivo. Sobrante luego de Inventario Físico, Error de Registro, Préstamo Ingresado o Donación. − Ajuste Negativo. Capacitación, Dañado / Contaminado (humedad/ calor/ rotura empaque), Devolución de préstamo, Faltante al realizar Inventario Físico, Consejería /Charla, Error de Registro o Vencido. Otros Datos Logísticos para la Toma de Decisiones • Cantidad a Solicitar. Es la cantidad de productos que se deben solicitar al nivel superior en un período dado para satisfacer el consumo esperado, con el fin de garantizar que no haya desabastecimientos ni sobre abastecimientos. 2 John Snow Inc. /DELIVER, 2005. Manual de logística: Guía para gerentes de sistemas logísticos de programas de salud y planificación familiar. Arlington, Va.: John Snow Inc./DELIVER, para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). 13 • Periodo de Reabastecimiento. Es la periodicidad o frecuencia con que los diferentes niveles administrativos y de atención son abastecidos, es decir cada cuánto tiempo se recibe el pedido. • Lapso de Reabastecimiento. Es el tiempo transcurrido entre el momento en que se inicia el proceso de solicitud de insumos y el momento en que éstos se reciben y están disponibles para su uso. • Fechas de Fabricación o Vencimiento • De fabricación, fecha que se debe tomar en cuenta para verificar la vida útil de un producto. • De Vencimiento, fecha después de la cual no se garantiza la calidad de un producto y se debe retirar del sistema REGISTROS BASICOS DE INFORMACION En un sistema logístico existen tres actividades que inciden en los insumos y por consiguiente, se cuenta con tres tipos de registros logísticos. Las actividades logísticas son: 1) El almacenamiento de insumos, 2) El traslado o movimientos de insumos entre almacenes y 3) Entrega de los insumos a los usuarios. Tipo de Registros • Para el almacenamiento de insumos, se utilizan Registros de Existencias, (que indican qué y cuánto tenemos) Ej. Kárdex • Para el traslado de insumos entre almacenes se utilizan Registros de Movimientos, (que indican qué y cuántos productos salen o ingresan a un almacén). Ej. Informe o Nota de Salida, Informe de entrada, Nota de transferencia, Nota de devolución, kárdex, etc. • Para la entrega de insumos a los usuarios, Registros de Consumo (que indican cuántos y cuáles fueron entregados / consumidos por los usuarios). Ej. Registro diario de atenciones. Fichas del paciente Instrumentos de registro del sistema de informacion de SESPAS El sistema de información logística de SESPAS, cuenta con cuatro instrumentos de información: • Tarjeta de control de existencias, Kárdex. En este instrumento se registran los movimientos de los insumos: fechas de entradas y salidas, ajustes y saldo. El Kárdex maneja dos datos esenciales, Existencias Disponibles y Ajustes. Se utiliza en todos los lugares donde se almacenan insumos (Anexo 1) • FORM SIL No 4. Registro diario de usuarias/os de planificación familiar. Es el instrumento básico del sistema de información y tiene la finalidad de recolectar información sobre la cantidad de métodos entregados diariamente a cada uno de los/las pacientes, identificando por tipo de usuario/a, su edad y sexo. Se utiliza a nivel de CS (Anexo 2) • FORM SIL No 5. Informe y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar. Se utiliza para recolectar información de las existencias, movimientos y consumo de insumos; analizarla y emplearla para calcular correctamente la cantidad a solicitar a su nivel superior correspondiente. Se utiliza a nivel de los CS, aunque las columnas sombreadas F (cantidad máxima) y G (cantidad a solicitar) deben ser llenadas en la DPS/DAS (Anexo 3) 14 • FORM SIL No 6. Informe consolidado y solicitud de métodos de PF. Este instrumento consolida la información brindada por los FORM SIL No 5 de cada DPS/DAS. Este informe debe ser elaborado por la DPS/DAS. (Anexo 4) Fuentes de Informacion en SESPAS ¿De dónde se obtienen los datos esenciales para la elaboración de los formularios? Los datos que se necesitan registrar en el Informe de Movimientos de insumos se obtienen de los siguientes instrumentos de información o similares: • Tarjetas Kárdex. • La tarjeta de control de existencias, brinda información acerca del saldo de existencias disponibles, de ajustes hechos al inventario, así como las cantidades recibidas durante el mes. • FORM SIL No 4. Contiene información de la usuaria/o como su nombre, fecha y el número de insumos entregados. Esta es la fuente primaria que brinda el dato de consumo de insumos entregados directamente a los y las usuarias. La información registrada indica el número de usuarias atendidas en el servicio de Planificación Familiar. A fin de verificar los datos de consumo se debe tomar en cuenta el cumplimiento de la normativa de entrega de insumos según las características de la usuaria. 15 16 SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN El Sistema Logístico de Insumos cuenta con un sistema de distribución que garantiza el flujo continuo y oportuno de insumos en los diferentes niveles de un programa o institución. ¿Qué es un sistema de distribución? El Sistema de Distribución constituye una cadena completa de instalaciones y transportes por las cuales tienen que pasar los insumos hasta ser entregados a los y las usuarias (os). Incluye: Almacenes/bodegas y medios de transporte en Regiones/ Provincias/ Áreas, Unidades de Salud, Servicios, entre otros. FLUJO DE INSUMOS ANTICONCEPTIVOS EN SESPAS El flujo de los insumos, a diferencia de la información, se inicia desde el Almacén Central. De allí pasa por los Almacenes Regionales, Distritales o de Área y finalmente llega a los CS. (Es decir del nivel superior al nivel inferior, de la manera contraria al flujo de la información). No obstante, es importante anotar que este manual se ha redactado de acuerdo a lo establecido en la Ley General de Salud (42-01), y que actualmente se está presentando un periodo de transición en el cual tanto la distribución como la información fluyen a través de las DPS. Figura 3. Flujo de la distribución de insumos anticonceptivos de SESPAS FLUJO DFLUJO DEE LALA DISDISTTRIBRIBUUCICIÓÓNN DE IDE INNSUSUMOMOSS AANNTICOTICONNCCEEPPTIVTIVOOSS DDEE SSEESPSPAASS NIVEL CENTRAL Almacén central NIVEL PROVINCIAL Almacén Provincial DPS/DAS HOSPITALES CLÍNICAS UNAPs 17 Figura 4. Diagrama para la distribución según la Ley General de Salud (42/01) Nivel Central Regional de salud Gerente de Area Gerente de Zona Centros de Salud FRECUENCIA DE DISTRIBUCIÓN ¿CON QUÉ FRECUENCIA ME ABASTEZCO DE INSUMOS? El abastecimiento de insumos a los centros de salud, así como a los diferentes niveles de SESPAS, se realiza de acuerdo a los períodos de reabastecimiento establecido para cada nivel de resolución y es igual a la frecuencia de pedidos. Tabla 2. Frecuencia de abastecimiento según nivel de resolución SESPAS Período de Reabastecimiento Almacén Central Semestral Almacén Provincial/ Área Mensual CS. (Hospitales, Clínicas, UNAPs) Mensual ¿CUÁNDO DEBO ENVIAR MI INFORME Y SOLICITUD DE INSUMOS? Los establecimientos de salud, así como los diferentes niveles de SESPAS, cuentan con fechas / momentos establecidos, en los cuales deben enviar su informe y solicitud de métodos de planificación familiar, para que se pueda lograr un abastecimiento oportuno. Como se menciona en el punto anterior, la solicitud de insumos se realiza de acuerdo a la frecuencia del abastecimiento, es decir si solicita cada mes, se abastecerá cada mes. 18 Considerando la importancia de enviar oportunamente el informe y solicitud de insumos para que el sistema logístico pueda cumplir con sus objetivos en cada nivel de decisión y atención, se ha establecido una calendarización para el envío del mismo. Tabla 3. Frecuencia de envío de reportes según nivel de resolución SESPAS Envío de Informe y Solicitud de Insumos Dónde se envía Almacén Central Semestral. Primeros quince días de los meses de junio y diciembre ( se sugiere un formulario de consolidación y un formulario de registro de informes) Se consolida la información de todas las DPS/DAS y se utiliza para estimar las necesidades de compra anual de anticonceptivos Almacén Provincial / Área Mensual • Del 5 al 15 de cada mes DPS consolidan y envían informes. A DIGEMIA y Región CS. (Hospitales, Clínicas, UNAPs) Mensual • Centros de salud envían informes del 28 de cada mes al 05 del mes siguiente. A su DPS/DAS correspondiente Es muy importante que cada nivel cumpla con los tiempos establecidos, para que el ciclo logístico no se interrumpa en alguna etapa y se garantice el adecuado abastecimiento de insumos. ¿Qué es el Dato de Distribución? Considerado también como dato de movimiento, es la información de productos trasladados de un almacén a otro. No confundir con dato de Consumo (productos entregados a usuarios). 19 20 CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO ¿QUÉ ES ALMACENAMIENTO? El almacenamiento es un eslabón importante del ciclo logistico y consiste en la adecuación del espacio y condiciones determinadas que deben poseer las bodegas o almacenes de los diferentes niveles, para mantener la calidad e integridad de los insumos ¿Cuál es el propósito del Almacenamiento? • Proteger la calidad de los insumos anticonceptivos • Garantizar la integridad del empaque • Asegurar la disponibilidad de los productos para su uso • Preservar la vida útil de los insumos • Garantizar la seguridad de los insumos y evitar pérdidas. ¿Cuáles son las pautas o condiciones adecuadas del Almacenamiento? Son las condiciones generales y básicas de almacenamiento que se aplicarán dependiendo de las condiciones de los establecimientos como tamaño, volumen, entre otros. Ej. Uso de tarimas. Tabla 4. Guía para el almacenamiento adecuado ACTIVIDADES IMPORTANCIA 1. Limpiar, organizar y desinfectar la bodega y farmacia periódicamente. Un espacio de almacenamiento limpio evita que las plagas destruyan los insumos o sus empaques. 2. Almacenar los insumos en un lugar, bien iluminado y ventilado, y alejados de la luz directa del sol. El calor y los rayos ultravioleta del sol reducen la vida útil de los insumos médicos, especialmente de los preservativos. 3. Mantener la bodega / farmacia libre de agua y humedad. El agua puede destruir los Medicamentos e insumos médicos o sus empaques, haciéndolos inservibles para los usuarios. Repare goteras en área de almacenamiento. 4. Asegurar la disponibilidad y accesibilidad de equipo contra incendios, y la capacidad del personal para su uso. Extinguidores de incendios que funcionan bien, ó baldes con agua o arena son apropiados. Los extinguidores deben ser revisados cada mes para asegurar sus óptimas condiciones. 5. Almacenar los productos con látex (preservativos) alejados de motores eléctricos y luces fluorescentes. Los motores eléctricos y la luz fluorescente producen ozono, el cual daña los preservativos. 21 ACTIVIDADES IMPORTANCIA 6. Asegurar la disponibilidad de almacenamiento en frío. (Incluye cadena fría para los que requieran) Algunos Medicamentos e insumos médicos requieren refrigeración para que no se dañe el producto. No hay anticonceptivo que requiera refrigeración 7. Mantener los insumos controlados bajo llave. Asegurar los Medicamentos e insumos médicos de robo pero manteniéndolos accesibles a personal autorizado. 8. Apilar las cajas a una distancia mínima de 10 cms. del piso, 30 cms de las paredes, y de otras pilas, y una altura no mayor de 2.5 metros. El apilamiento correcto deja que el aire circule y reduce posibles daños causados por agua o por humedad. Limitar la altura de apilamiento evitará el aplastamiento de las cajas del nivel del piso y los accidentes del personal. 9. Colocar las cajas con las flechas apuntando en la dirección indicada, y con las fechas de fabricación y vencimiento visibles. Tomar en cuenta las flechas que indican la posición correcta de las cajas, para asegurar su vida útil. Ej: Cajas de inyectables deben colocarse correctamente sino el líquido se sedimenta en la parte superior de los ampolletas disminuyendo su eficacia. 10. Aplicar la técnica PEPE (Primero en expira, primero en entregar) Los insumos médicos que están próximos a vencerse deben entregarse primero para evitar perdidas por caducidad. 11. Almacenar los insumos médicos alejados de insecticidas, productos químicos e inflamables, material peligroso, archivos viejos y equipos de oficina, entre otros Los vapores despedidos por los insecticidas y químicos pueden reducir la vida útil de los Medicamentos e insumos médicos. Tomar medidas adecuadas de seguridad. Asegurar que los productos inflamables estén con máxima seguridad para evitar incendios. 12. Separar y desechar los insumos médicos dañados o vencidos lo antes posible y de acuerdo con procedimientos establecidos. Los Medicamentos e insumos médicos dañados y los que han vencido usan espacio valioso y dificultan la aplicación de PEPE. Fuente: JSI/ USAID. Técnica PEPE Es una técnica de entrega de insumos que consiste en distribuir o entregar primero los insumos que caducarán ó expirarán primero. Permite que los insumos sean consumidos dentro del período de su vida útil y que el sistema logístico no sufra de pérdidas por vencimiento o desabastecimiento por productos vencidos. Sugerencias que facilitan la aplicación de PEPE: PEPE = Primero en Expirar, Primero en Entregar • Marque las fechas de vencimiento en la parte externa de las cajas o empaques. • Almacene las cajas de tal forma que las que primero caducan vayan al frente o encima de las que caducan después • Despache las cajas de adelante hacia atrás y de arriba hacia abajo, de tal forma que las que expiran primero sean las que se despachen primero 22 El no cumplir con algunas de las pautas mencionadas, puede afectar de tal manera la integridad de los insumos, que podría reducir su vida útil y su eficacia ¿Qué es la vida útil de un insumo o producto? La vida útil es el período de tiempo durante el cual un producto puede ser utilizado con seguridad, pureza y eficacia, si se mantienen las condiciones de almacenamiento adecuados, sin colocar en riesgo la salud de las(os) usuarias/os. La vida útil de un producto la establece cada fabricante de acuerdo con los principios activos o composición química de cada producto. Por lo tanto, la siguiente tabla ilustra la vida útil estándar de los productos anticonceptivos adquiridos por SESPAS en los años recientes, pero como se mencionó anteriormente, éstos podrían variar según el proveedor o fabricante. Tabla 5. Vida util de los anticonceptivos Anticonceptivos orales 5 años DIU 7 años Condón 5 años Inyectable 5 años Implantes sub-dérmicos 5 años 1.1 ¿Qué es un Inventario Físico? Es el proceso de conteo manual del número total de insumos por cada tipo de insumo disponible en los distintos niveles de almacenamiento en un momento determinado. El inventario físico permite conocer las existencias reales y utilizables de los insumos, (es decir, la cantidad de insumos en buenas condiciones) verificar la calidad de los mismos y corroborar los datos de existencias reflejados en las tarjetas Kárdex. El inventario debe realizarse contabilizando los insumos de acuerdo a sus unidades de empaque. Tabla 6. Cómo realizar el inventario físico a. Revise las fechas de vencimiento a fin de identificar insumos vencidos. b. Separe y cuente todos los anticonceptivos vencidos o dañados y elabore acta de retiro /baja en coordinación con contabilidad a fin de descartarlos. c. Cuente los insumos en buen estado diferenciándolos por cada tipo de insumo disponible. d. Registre en la Tarjeta de Existencias/ Kárdex, la fecha de realización del inventario, cantidades encontradas, ajustes, fecha de vencimiento de los productos. e. Marque sobre cada caja o cartón la fecha de vencimiento en forma clara, con números grandes y con tinta indeleble. f. Tenga presente la organización adecuada de los anticonceptivos tomando en cuenta la fecha de vencimiento. 23 Tabla 7. Qué hacer cuando existen insumos dañados Verifique que el producto realmente se encuentre en mal estado, observando: a. Fecha de fabricación o vencimiento b. Empaques rotos o dañados c. Insumos quebrados, pulverizados o húmedos d. Cambios de coloración en el producto e. Pérdida de lubricante de los condones, detectado al tocar el empaque exterior f. Sedimentación o endurecimiento del líquido en inyecciones de depósito (Depo-Provera) g. Separe y descarte los insumos vencidos y/o dañados siguiendo las normas establecidas por la SESPAS h. Anote la cantidad descartada en el Kárdex y en el Informe de Movimientos y Solicitud de Insumos. Es muy importante seguir las instrucciones cuando maneje o manipule insumos. Muchas instrucciones se encuentran en los empaques; sin embargo, se desconocen los términos y/o están en inglés. Para ello se facilita una lista de términos utilizados comúnmente en el almacenamiento, sobre todo cuando el producto proviene de fabricantes del exterior. (Apéndice A, Anexo 1) 24 GESTIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO DEL PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN FAMILIAR EN SESPAS OBJETIVOS DEL CAPÍTULO OBJETIVO GENERAL Contar con una herramienta para fortalecer los conocimientos y habilidades de los responsables de la gestión del sistema logístico en los diferentes niveles de decisión y atención de la Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social / SESPAS. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Reconocer las funciones y responsabilidades en logística de planificación familiar, que corresponden a cada nivel de decisión y atención en la Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social. 2. Identificar los instrumentos de información: Kárdex, Formulario de Registro Diario SIL Nº 4 y los Informes y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar; SIL Nº 5 y SIL Nº 6. 3. Identificar la fuente de los datos que se registran en los instrumentos de información. 4. Realizar el llenado correcto los instrumentos de información logística: Kárdex e Informes y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar. SISTEMA LOGÍSTICO DE ANTICONCEPTIVOS EN SESPAS El Sistema Logístico de SESPAS de República Dominicana está constituido por todos los niveles de decisión y atención de todo el país. Trabaja de manera coordinada en los tres niveles: el Nivel Central con el nivel Regional / Provincial/ Área y éstos, con el Nivel de establecimientos de salud. La gestión del sistema logístico, corresponde a todos los niveles de decisión de SESPAS, ya que cada uno tiene funciones dentro del mismo y cada actividad depende de la otra de manera interdependiente, por lo tanto existen responsabilidades en cada uno de los niveles de decisión que permiten el adecuado funcionamiento del sistema logístico. 25 NIVEL CENTRAL El área de Logística del Nivel central tiene la responsabilidad de consolidar la información del consumo de las regiones de todo el país, realizar las estimaciones nacionales, solicitar y gestionar fondos, monitorear el proceso de adquisición, recibir y distribuir los insumos a las provincias/áreas y monitorear la información y la disponibilidad de insumos a nivel provincial/área y nacional. a) Subsecretaría de Atención a las Personas - Dirección General de Materno – Infantil y adolescentes • Establecer y mantener estrecha co ordinación con Agenci as Cooperantes y otro s proveedores para la programación y adquisi ción oportuna d e los diferentes métodos anticonceptivos. • Determinar las necesidades nacionales de insumos anticonceptivos • Recoger y consolidar la información mensual de los Informes y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar / SIL Nº 6. de las DPS/DAS. • Analizar periódicamente la información disponible a fin de tomar decisiones de manera oportuna. • Participar en la recepción de insumos anticoncep tivos comprados a través de agentes de adquisición u otros proveedores, de ac uerdo al cronograma establecido y normas ISO. • Monitorear y supervisar los informes de movimientos y solicitud de insumos anticonceptivos elaborados por las DPS/DAS. • Retroalimentar a las DPS/DAS acer ca de los aspectos positi vos y los que necesita n reforzar. • Autorizar de manera cor recta y oportuna las cantidades de in sumos anticonceptivos solicitados por las Regio nes, a través de los informes de movimientos y solicitud de insumos / SIL • Realizar visitas de campo a los nivele s de DPS/DAS a fin de monitorear el funcionamiento de los servicios de Planificación Familiar. • Coordinar la organización de actividades de capacitación, a nivel de DRS/ DPS/ DAS. • Garantizar el abastecimiento de los formatos impresos, necesarios para la elaboración de Kárdex e IMI, en todas las DPS/ DAS. • Asegurar el almacenamiento adecuado de los insumosA 26 b) Coordinador de SSR - DIGEMIA • Recibir los insumos anticonceptivos en coordinación con el encargado de almacén central • Registrar correctamente todos los documentos de recepción, según normas establecidas. • Garantizar el cumplimiento de las normas de almacenamiento establecidas para los insumos anticonceptivos. • Distribuir a las DPS/ DAS, las cantidades de insumos anticonceptivos autorizadas por el Programa de SSR y Planificación Familiar a través del Informe y Solicitud de Métodos de planificación Familiar /SIL. • Preparar trimestralmente un Informe de Existencias y Distribución de Insumos Anticonceptivos, a la Subsecretaría de Atención a las Personas y Subsecretaría de Salud Colectiva (instancia que coordina el comité DAIA). • Garantizar el cumplimiento del sistema de control de inventarios establecidas (Máximos y mínimos). • Monitorear los niveles de existencias de los diferentes insumos periódicamente. • Analizar periódicamente la información disponible a fin de tomar decisiones de manera oportuna. • Coordinar la conducción de inventarios físicos semestrales NIVEL DE DPS/DAS El área de logística de Planificación Familiar en las DPS/DAS es responsable de recibir el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL No. 5, (Hospitales, Clínicas, UNAPs) y consolidar la información en el formulario SIL No. 6. a) Responsable de Planificación Familiar Ante el Nivel Central • Generar mensualmente el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL Nº 6 de DPS/DAS, conjuntamente con el responsable de almacén. • Realizar inventario físico de los anticonceptivos cada vez que elabore el SIL Nº 6, e informar a la responsable de PF • Remitir mensualmente al Nivel Central el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL, cumpliendo con a los períodos de reabastecimiento establecidos. • Recibir los insumos anticonceptivos, enviados mensualmente por el almacén central. • Garantizar el cumplimiento de las normativas de control de inventarios y almacenamiento establecidas. • Garantizar que la distribución de insumos anticonceptivos hacia los centros de salud se realice empleando el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL Nº 5. 27 Ante los Establecimientos de Salud (Hospitales, clínicas, UNAPs) • Analizar periódicamente la información disponible a fin de tomar decisiones de manera oportuna. • Monitorear y supervisar el llenado de los Informes y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL Nº 5. de los Hospitales, Clínicas y UNAPs. • Retroalimentar a los Hospitales, Clínicas y UNAPs, sobre las debilidades identificadas. • Autorizar en los Informes y solicitud de Métodos anticonceptivos, las cantidades de insumos anticonceptivos a despacharse a los Hospitales, Clínicas y UNAPs. • Distribuir mensualmente a Hospitales, clínicas, UNAPs, las cantidades exactas de insumos anticonceptivos, autorizadas por el (la) responsable de Planificación Familiar. • Realizar visitas selectivas de campo a los Hospitales, Clínicas y UNAPs a fin de monitorear el funcionamiento de los servicios de Planificación Familiar. • Garantizar el abastecimiento de los formatos impresos, necesarios para la elaboración de Kárdex y SIL, en todos los establecimientos de salud. NIVEL DE CENTROS DE SALUD (HOSPITALES, CLÍNICAS, UNAPS) La información básica del SIAL se genera en este nivel. Todos los establecimientos que brindan un servicio de planificación familiar deben registrar el consumo de los usuarios. a) Responsabilidades del área de Planificación Familiar en CS • Recibir y almacenar adecuadamente los insumos anticonceptivos enviados mensualmente por el almacén de DPS/DAS. • Registrar en los instrumentos correspondientes la información de recepción, o entrada de insumos, consumo, ajustes y saldo. • Elaborar mensualmente el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL Nº 5, en conjunto con el (la) responsable de Farmacia (cuando se requiera). • Remitir mensualmente el SIL Nº 5, a la DPS/ DAS a la que pertenece, cumpliendo con los períodos de reabastecimiento establecidos. • Realizar inventario físico de los insumos anticonceptivos cada vez que realice el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL Nº 5y en coordinación con la responsable de Farmacia (si lo hubiera). • Monitoreo y verificación mensual de los niveles de existencias • Analizar periódicamente la información disponible a fin de tomar decisiones de manera oportuna. 28 b) Responsabilidades del área de Farmacia de Hospitales (Donde manejen anticonceptivos) • Recibir y almacenar adecuadamente los insumos anticonceptivos enviados mensualmente por el almacén de DPS/ DAS. • Registrar la información de recepción o entrada de insumos, consumo, ajustes y saldo. • Elaborar mensualmente el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL Nº 5, en conjunto con el (la) responsable de Planificación Familiar • Remitir mensualmente el SIL Nº 5 a la DPS/ DAS a la que pertenece, cumpliendo con los períodos de reabastecimiento establecidos. • Realizar inventario físico de los insumos anticonceptivos cada vez que realice el Informe y Solicitud de Métodos anticonceptivos / SIL Nº 5 en coordinación con el/ la responsable de Planificación Familiar. • Monitoreo y verificación mensual de los niveles de existencias • Analizar periódicamente la información disponible a fin de tomar decisiones de manera oportuna. REGISTRO CORRECTO DE INSTRUMENTOS DE INFORMACION LOGÍSTICA EN SESPAS Para tomar las decisiones pertinentes en el manejo del sistema logístico, es necesario que se cuente con la información veraz, completa, oportuna y precisa a tiempo, y para ello, es necesario que todos los niveles del sistema logístico en SESPAS, cumplan con los lapsos y períodos de reabastecimiento, establecidos para cada nivel, logrando de esta manera el adecuado funcionamiento del sistema, para garantizar la disponibilidad de insumos de forma ininterrumpida. Los instrumentos del sistema de información del sistema logístico de anticonceptivos de SESPAS, son básicamente tres: el Kárdex, el Registro Diario de Usuarias de PF y el Informe y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar. Como se explica en el Capítulo 1, el sistema de información se inicia en el nivel de CS y se envía a las DPS/ ó DAS y éstas envían la información consolidada de los establecimientos de salud al nivel regional y al nivel central. EN EL NIVEL DE CENTROS DE SALUD Los prestadores de servicios de centros de salud emplean tres tipos de instrumentos de información logística de anticonceptivos: el Registro Diario de Usuarias/os de Planificación Familiar (SIL Nº 4); el Kárdex y el Informe y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar (SIL Nº 5). • La tarjeta de control de existencias, Kárdex, registra los movimientos de los insumos: fechas de entradas y salidas, ajustes y saldos. El kárdex se debe utilizar en todos los lugares donde se almacenen anticonceptivos. Para ver el formato del kárdex, su instructivo, una Guía de referencia para su registro correcto y el modelo de un formato lleno, remítase a los Anexos 1, 1A, 1B, y 1C. 29 • Registro Diario de Usuarias/os de Planificación Familiar, FORM SIL No 4, es el instrumento donde se registra la información de la cantidad de métodos entregados diariamente a cada uno de los/las pacientes, identificando el tipo de usuario/a, su edad y sexo. Se utiliza a nivel de CS (Anexo 2) Para ver el formato del SIL Nº 4, su instructivo y el modelo de un formato lleno, remítase a los Anexos 2, 2A y 2B. • Informe y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar, FORM SIL No 5, es el formato donde se registra la información sobre las existencias, movimientos y consumo de métodos de planificación familiar. Con los datos registrados, se puede calcular correctamente la cantidad a solicitar a su nivel superior. Se utiliza a nivel de los CS, aunque las columnas sombreadas F (cantidad máxima) y G (cantidad a solicitar) deben ser llenadas en la DPS/DAS (Anexo 3) Para ver el formato del SIL Nº 5, su instructivo, una Guía de referencia y el modelo de un formato lleno, remítase a los Anexos 3, 3A, 3B y 3C. EN EL NIVEL DE DPS/DAS Los responsables del sistema logístico en el nivel provincial o de área de salud, emplean dos tipos de instrumentos de información logística de anticonceptivos: El Kárdex y el Informe y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar, SIL Nº 6. En el momento de elaboración de este manual, se está implementando la Planilla de Consolidación de Form SIL No.5, la cual es de gran utilidad pues mediante el uso de dicha planilla, se puede generar automáticamente el informe Form SIL No.6. Para las DPS/DAS que aún NO han implementado dicha planilla, deberán llenarla manualmente de la forma tradicional. Para ver el formato del SIL Nº 6, su instructivo, una Guía de referencia y el modelo de un formato lleno, remítase a los Anexos 4, 4A, 4B y 4C. Para las DPS/DAS que SÍ han implementado la Planilla de Consolidación de Form SIL No.5, podrán llenarla para generar el Form SIL No 6 directamente desde su computador. Para ver el formato de la planilla y su instructivo de llenado, se podrá remitir a los Anexos 5 y 5A 30 APÉNDICES 31 32 APENDICE A TERMINOLOGIA EN INGLES EMPLEADA PARA EL ALMACENAMIENTO INGLES ESPAÑOL - This side up Este lado hacia arriba - Fragile Frágil - Dangerous Peligroso - Poisonous Venenoso - Handle with care Manéjese con cuidado - Date of manufacture Fecha de fabricación - MFD o MFG Fabricado - Expires Expira/Caduca/Vence - EXP Expira/Caduca/Vence - Lot number Número de Lote - Keep dry Mantenga seco - Keep in a dry place Mantenga en un lugar seco - Keep refrigerated Mantenga refrigerado. - Couple Years of Protection (CYP) Año Protección Pareja (APP) - Community-Based Distribution (CBD) / (DCA) Distribución Comunitaria de Medicamentos - Method Mix Mezcla anticonceptiva - Stockout Desabastecimiento - Lead time Lapso de reabastecimiento - Review Period Período Reabastecimiento - Commodities Insumos - Warehouse Almacén - Contraceptive Anticonceptivo - Sealed Sellado - Packing List Lista de Empaque - Safety stock Existencias para Reserva - Emergency order point Punto para pedido de emergencia - First-to Expire First-Out (FEFO) (PEPE) Primero en Expirar Primero en Entregar - Shelf life Vida Util 33 34 APÉNDICE B GESTION DEL SISTEMA LOGÍSTICO DE PLANIFICACION FAMILIAR EN SESPAS 1. Formato tarjeta Kárdex 2. Instructivo para llenado de Kárdex 3. Guía de referencia para el llenado del Kárdex 4. Ejemplo de llenado del Kárdex 5. Formato SIL Nº 4 6. Instructivo del Formato SIL Nº 4 7. Ejemplo de Formato lleno, SIL Nº 4 8. Formato SIL Nº 5 9. Instructivo de Formato SIL Nº 5 10. Guia de referencia para llenado de SIL Nº 5 11. Ejemplo de llenado del FORM SIL Nº 5 12. Formato SIL Nº 6 13. Instructivo del Formato SIL Nº 6 14. Guia de referencia para llenado de SIL Nº 6 • Ejemplo de Informe Consolidado y Solicitud de Métodos de Planificacion Familiar, SIL Nº 6 para DPS/ DAS 15. Planilla de Consolidación 35 36 ANEXOS 37 38 ANEXO 1: TARJETA KARDEX SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL TARJETA KARDEX Tarjeta de Control de Existencias Producto: _____________________ Unidad de Medida: ____________ DPS/DAS: ___________________ Establecimiento: ___________________ Responsable de Almacén: ____________________ Año en curso: _______ FECHA Día / Mes ENTRADA SALIDA FUENTE/ DESTINO AJUSTE SALDO DISPONIBLE + - Tipo Ajuste AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charlas E Otro J 39 ANEXO 1A: INSTRUCTIVO PARA LLENADO DE KARDEX Producto: Escribir nombre genérico Unidad de medida: Indicar la unidad de medida del producto. (Ej: ciclos, unidades, etc.) DPS/DAS: Escribir el nombre de la DPS/DAS al cual pertenece el establecimiento. Establecimiento: Escribir el nombre del Establecimiento que está llenando el kárdex Fecha: Registre el día y el mes, en que se realiza cada uno de los movimientos de los métodos. ENTRADA: Registre la cantidad de producto que el establecimiento recibe del Nivel Superior del Sistema de Distribución. Cada entrada debe registrarse con FECHA, CANTIDAD (ENTRADA), FUENTE y SALDO DISPONIBLE en el momento de recibir el producto. SALIDA: Registre la cantidad de producto que sale de la bodega o establecimiento, este registro debe realizarse en el mismo momento que el producto está saliendo físicamente de la bodega o establecimiento, con FECHA, CANTIDAD (SALIDA), DESTINO y SALDO. FUENTE/DESTINO: En esta columna se registra el lugar de donde se recibió el producto, o a donde fue el producto, independientemente si es un ajuste o recepción regular del nivel superior. Las regiones deben documentar en esta columna también a que establecimiento enviaron el producto. AJUSTES: Registre en esta columna la cantidad de cada producto que entra por fuente diferente a un envío de su nivel superior o que sale de la bodega o establecimiento, por razón diferente a una distribución o entrega a usuarios. Ajustes Positivos: son las cantidades ingresadas al inventario y que no fueron enviadas del nivel central, estos ajustes deberán sumarse al saldo. Ajustes Negativos: son las cantidades que salen del inventario por alguna razón diferente a la distribución a los establecimientos de salud, estos ajustes deben restarse del saldo. Tipo de Ajuste. Escriba en esta columna, la letra correspondiente al tipo de Ajuste (Positivo o Negativo) que se quiere registrar. AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO____________ Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charla E Otro J SALDO DISPONIBLE: Registre la cantidad de existencias físicas disponibles, (cantidad que le queda) después de registrar cada ENTRADA, SALIDA o AJUSTE de existencias en la bodega o establecimiento. Esta columna debe ser igual a saldo anterior, mas las entradas, menos las salidas, mas o menos (según sea el caso) los ajustes. Esta columna debe reflejar la cantidad exacta de las existencias físicas disponibles; si no cuadran las existencias físicas con el kárdex, investigar las diferencias y si es necesario hacer ajustes de inventario. 40 ANEXO 1B: GUÍA DE REFERENCIA PARA EL LLENADO DEL KARDEX OBJETIVO DE LA GUIA: Llenar correctamente la tarjeta Kárdex. Registrar los movimientos, saldos y ajustes de insumos existentes en el Almacén o establecimiento de salud. RESPONSABLE: Personal responsable de recibir y entregar / despachar los Insumos PROPOSITO: Registrar los movimientos y saldos de insumos existentes en el Almacén o establecimiento de salud. CUANDO: Durante cada Entrada o Salida de insumos del almacén IMPORTANTE: Se debe utilizar una Tarjeta de Kárdex por cada producto y marca. Hay que registrar sólo un movimiento por cada línea del Kárdex. Inicie una tarjeta kárdex, cuando… ƒ No exista una Tarjeta de Kárdex para algún producto ƒ Entra un producto nuevo. ƒ Se llena una tarjeta Kárdex y es necesario comenzar con otra, sin descartar la anterior. A continuación, puede ver el correcto llenado del Kárdex, considerando el registro de datos, por columna, paso a paso y detallando las acciones que se deben tomar, a través de ejemplos. IMPORTANTE: comience el kárdex haciendo un inventario físico y anotando la cantidad con la que abre la tarjeta. PASOS ACCIONES EJEMPLOS 1. Completar la a. Escriba el nombre del producto (Cada ƒ Anticonceptivo Oral información producto debe usar una Tarjeta de Kárdex en la parte diferente) superior del b. En “Unidad de medida”, se escribe la forma ƒ Ciclos, unidades, Kárdex. de presentación del producto c. Escriba el nombre de la DPS/DAS a la que reporta su almacén o establecimiento d. Escriba el nombre del establecimiento e. Escriba su / el nombre del responsable del almacén o centro de salud. f. Escriba la fecha del año en curso blister ƒ DPS/DAS: DPS SANTIAGO ƒ Establecimiento: San Nicolás ƒ Patricia García ƒ 2008 2. Completar la columna FECHA Registre la fecha correspondiente al día, mes y año de cada Entrada, Salida o Ajuste del anticonceptivo 1/09/08: Entrada 2/09/08: Salida 5/09/08: Ajuste 41 PASOS ACCIONES EJEMPLOS 3. Completar la columna ENTRADA a. Registre en esta columna, la cantidad de insumos de cada producto que recibe de su nivel superior Ciclo oral (1/09/08) ENTRADA = 25 almacén regional 4. Completar la columna SALIDA a. Registre la cantidad de producto que entrega a cada usuaria/o del centro de salud. Si usa kárdex en almacén, escriba en la columna SALIDA la cantidad de insumos que se distribuyen a los centros de salud. Si usa kárdex en farmacia, escriba la cantidad que distribuyó a los consultorios y la que entregó a los clientes. 1/09/08: SALIDA: 3 – Usuaria 2/09/08: SALIDA: 3– Usuaria 3/09/08: SALIDA: 1 – Usuaria 5. Completar la columna FUENTE o DESTINO a. Escriba el nombre del Almacén de DPS / DAS, de donde llegó el insumo o el nombre de los establecimientos a los que se envió, con fecha, cantidad, y saldo b. Escriba el nombre del destino a donde van los insumos que salen de su consultorio o centro de salud, Ej. Se entregan a usuarias; se donan para capacitación o charlas, etc. 1/09/08: (Entrada: 25) Almacén DPS – 1/09/08: (Salida: 3) Usuaria 5/09/08: (Ajuste: 2) Charla Centro Salud 6. Completar la columna AJUSTES Positivos (+) Escriba en la columna Ajustes positivos (+) la cantidad de insumos que ingresaron al sistema por causas diferentes a la distribución. Estos ajustes deberán sumarse al saldo. Ciclo Oral / 10/09/08 Devolución de Préstamo C. S. Santa Fé AJUSTES (+) 6 7. Completar la columna AJUSTES Negativos (-) Escriba en la columna Ajustes negativos (-), la cantidad de insumos que salieron del sistema por causas diferentes al consumo. Estos ajustes deben restarse del saldo. Ciclo Oral: 18/09/08: Dañados AJUSTES (–) 4 Escriba el tipo de ajuste que quiere registrar, empleando la letra asignada en la “Tabla de tipos de Ajustes”, que muestra las diferentes opciones de ajuste, positivo o negativo. 8. Completar la columna TIPOS DE AJUSTE AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charlas E Otro J 10/09/08: ( C ) Devolución de Préstamo C.S. Santa Fé Completar la columna SALDO FINAL Registre en esta columna la cantidad total de anticonceptivos utilizables, que le quedan al final del periodo. Es el resultado de considerar: Saldo anterior + Recibido DPS (entrada) – Consumo +/- ajustes = Saldo final Esta columna debe reflejar la cantidad exacta de las existencias disponibles, si no cuadran las Saldo final: 18 42 PASOS ACCIONES EJEMPLOS existencias físicas con kárdex, investigar las diferencias y hacer ajustes si es necesario. 43 ANEXO 1C: EJEMPLO DE LLENADO DEL KARDEX SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL TARJETA KARDEX Tarjeta de Control de Existencias Producto: Anticonceptivo Oral Unidad de Medida: Ciclos DPS/DAS: VIII Establecimiento: San Nicolás Responsable de Almacén: Lic. Patricia García Año en curso: 2008 FECHA Día / Mes ENTRADA SALIDA FUENTE/ DESTINO AJUSTE SALDO DISPONIBLE + - Tipo Ajuste 30/08 Inventario Físico 15 1/09 25 Almacén DPS 40 1/09 3 Usuaria 37 2/09 3 Usuaria 34 3/09 1 Usuaria 33 4/09 3 Usuaria 30 5/09 Centro de Salud 2 E 28 8/09 1 Usuaria 27 10/09 Clínica Santa Fé 6 C 33 15/09 3 Usuaria 30 18/09 Consultorio 4 B 26 22/09 1 Usuaria 25 23/09 3 Usuaria 22 25/09 3 Usuaria 19 30/09 1 Usuaria 18 AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charlas E Otro J 44 ANEXO 2: FORMATO SIL Nº 4 SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL REGISTRO DIARIO DE USUARIAS/OS Y MÉTODOS DE PLANIFICACION FAMILIAR CODIGO DEL ESTABLECIMIENTO: NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO: _____________________________________________________ DPS/DAS ________________________________________________________________________ MES: AÑO: METODO ELEGIDO Día Tipo de usuaria/o Sexo Edad ANOTE CANTIDAD Píldoras (ciclos) Mini- píldoras (ciclos) Condones (unidades) DIUs (unidades) Implantes Sub­ dérmicos (set) Inyectables (unidades) 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M 1 2 F M Total de Usuarias/os Total de Métodos TIPO DE USUARIA/O 1. Nueva/o a Planificación Familiar 2. Subsecuente Responsable del Programa__________________________________ Fecha _________________________ ORIGINAL: Establecimiento 45 ANEXO 2A: INSTRUCTIVO DEL FORMATO SIL Nº 4 REGISTRO DIARIO DE USUARIAS/OS DE PLANIFICACION FAMILIAR FORM SIL No 4 INSTRUCTIVO Este formulario debe llenarse diariamente en el centro de salud. CODIGO DEL ESTABLECIMIENTO: Utilice las 4 casillas para ingresar el código asignado por SESPAS para cada uno de los centros de salud. NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO: Escriba el nombre del establecimiento para el cual esta llenando el formulario. DPS/DAS: Indique la DPS/DAS a la que pertenece o reporta este centro de salud. MES y AÑO: En estas casillas escriba el mes y el año para el cual esta llenando este formulario. Día: Escriba el día en que se realizó la atención al usuario o usuaria en el C.S. Tipo de usuaria/o: Marque con un circulo el tipo de usuaria/o que corresponde. Ponga el círculo en la N si la usuaria/o es Nueva a Planificación Familiar Ponga el círculo en la S si la usuaria/o es Subsecuente al programa de Planificación Familiar, independientemente si es en su centro de salud o viene de otro establecimiento. Sexo: Anote en esta columna el sexo de la usuaria/o. Marque con un círculo en la F si es de sexo femenino Marque con un círculo en la M si es de sexo masculino Edad: Escriba la edad de la usuaria/o. METODO ELEGIDO: Anote las cantidades de los métodos entregados a las usuarias/os, en la columna del método que corresponda. IMPORTANTE: • Las cantidades de Píldoras y Mini Píldoras se cuentan en Ciclos • Los Condones, DIUs e Inyectables se cuentan en Unidades. • Para DIUs: Contabilice solo cuando se realice Inserción, NO cuando sean control. • Los Implantes Sub Dérmicos se cuentan en Sets. Nº de Usuarias atendidas. Totalice cada hoja con la cantidad de usuarias que fueron atendidas, por cada método. Total de métodos: Totalice cada hoja con el total de métodos entregados a las usuarias/os, en la casilla correspondiente a cada uno de los métodos. Nombre del Responsable del programa: Escriba nombres y apellidos de la persona responsable del programa, o responsable del llenado del formulario. (de preferencia en letra de molde) Fecha: Escriba la fecha en la cual totaliza el formulario 46 ANEXO 2B: EJEMPLO DE LLENADO DE FORMATO SIL Nº 4 SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL REGISTRO DIARIO DE USUARIAS/OS Y MÉTODOS DE PLANIFICACION FAMILIAR CODIGO DEL ESTABLECIMIENTO: NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO: _____Clínica “San Nicolás”____________________________ DPS/DAS ______MAO _____________________________ REGIÓN VIII ___________________ MES: 0 9 AÑO: 1 2 0 5 2 0 0 8 METODO ELEGIDO Día Tipo de usuaria/o Sexo Edad ANOTE CANTIDAD Píldoras (ciclos) Mini- píldoras (ciclos) Condones (unidades) DIUs (unidades) Implantes Sub-dérmicos (set) Inyectables (unidades) 1 1 2 MF 25 3 1 1 1 2 MF 28 30 2 2 MF 29 3 2 1 1 2 MF 26 1 3 2 MF 17 1 3 1 1 2 MF 26 1 4 2 MF 28 3 4 1 1 2 MF 21 30 5 2 MF 20 1 5 1 1 2 MF 18 15 8 2 MF 32 1 8 1 1 2 MF 23 1 9 2 MF 28 1 9 1 2 MF 32 1 9 1 2 MF 24 30 10 1 2 MF 31 1 10 1 2 MF 26 1 11 1 2 MF 30 1 12 1 2 MF 20 1 12 1 2 MF 17 30 12 1 2 MF 19 1 15 1 2 MF 33 3 16 1 2 MF 31 1 17 1 2 MF 19 1 18 1 2 MF 16 15 18 1 2 MF 21 1 19 1 2 MF 24 1 22 1 2 MF 19 1 22 1 2 MF 24 30 23 1 1 2 MF 35 3 25 2 MF 22 3 26 1 1 2 MF 27 1 29 2 MF 26 30 30 1 2 MF 30 1 Total de Usuarias/os 10 2 8 2 12 Total de Métodos 22 2 210 2 12 TIPO DE USUARIA/O 1. Nueva/o a Planificación Familiar 2. Subsecuente 47 Responsable del Programa____Lic. Patricia García__________ Fecha ___30 / 09 / 2008______ ORIGINAL: Establecimiento 48 ______________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ ANEXO 3: FORMATO SIL Nº 5 SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL INFORME Y SOLICITUD DE MÉTODOS DEPLANIFICACIÓN FAMILIAR CENTROS DE SALUD CODIGO: NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO: ______________________________________ REGION: ___________________________ DPS/DAS_____________________________ NIVEL MÁXIMO: 2 MESES NIVEL MINIMO: 1 MES AÑO:Mes A. B. C. D. E. F. G. Nº de EXISTENCIAS RECIBIDO CONSUMO AJUSTES (+/-) EXISTENCIAS CANTIDAD CANTIDAD USUARIAS INICIO DEL DURANTE (entregado a FINAL DEL MES MÁXIMA AATENDIDAS METODOS MES EL MES usuarias (A+B-C) +/-D SOLICITAR CANTIDAD EN EL MES durante el (sumar o restar (C x 2) mes) Ajustes) (F -E)+ - 1. PILDORAS (Ciclos) 2. MINI-PÍLDORAS (Ciclos) 3. CONDONES (Unidades) 4. DIUs (Unidades) 5. IMPLANTES SUB­ DERMICOS (Set) 6. INYECTABLES (Unidades) AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charla E Otro J OBSERVACIONES: NOMBRE DEL RESPONSABLE: ________________________________________________ FECHA: _______________________ Original: DPS/ DAS Copia: Establecimiento 49 ANEXO 3A: INSTRUCTIVO DE FORMATO SIL Nº 5 INFORME Y SOLICITUD DE MÉTODOS DE PLANIFICACIÓN FAMILIAR CENTROS DE SALUD INSTRUCTIVO Este formulario debe llenarse mensualmente. Cuando envíe el formulario, usted debe quedarse con una copia y enviar el original a su nivel superior. CODIGO DEL ESTABLECIMIENTO: Utilice las 4 casillas para ingresar el código de establecimiento que es asignado por SESPAS para cada uno de los centros de salud. NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO: Escriba el nombre del establecimiento para el cual esta llenando el formulario. DPS/DAS: Indique la DPS/DAS a la que pertenece o reporta este centro de salud. MES y AÑO: En estas casillas escriba el mes y el año para el cual esta llenando este formulario. MÉTODOS: Los datos que se reporten en las siguientes columnas deben tener en cuenta la unidad de medida indicada en esta columna. NUMERO DE USUARIAS ATENDIDAS EN EL MES: registre la cantidad total de usuarias de cada método, que fueron atendidas en el centro de salud, correspondientes al mes reportado. Este dato lo puede obtener del FORM SIL No 4. A. EXISTENCIAS INICIO DEL MES: Se refiere a la cantidad de insumos con que cuenta al iniciar el mes. La cantidad en esta casilla debe ser trasladada de la columna “E” del FORM SIL No 5 del mes anterior. Hacer un conteo físico el último día del mes que se reporta y si la cantidad contada es diferente a la columna “E” del FORM SIL No 5 anterior, entonces la diferencia incluirla en la columna de ajustes. B. RECIBIDO DURANTE EL MES: En esta columna se incluyen las cantidades recibidas del nivel superior. C. CONSUMO: En esta columna se consideran sólo los insumos entregados a los usuarios anotados en el Kárdex del centro de salud o se obtienen del FORM SIL No 4. D. AJUSTES: Se consideran “Ajustes Positivos”, las cantidades ingresadas al inventario y que no fueron enviadas del nivel superior, estos ajustes deberán sumarse a las existencias. “Ajustes Negativos” son las cantidades que salen del inventario por alguna razón diferente al consumo, estos ajustes deben restarse de las existencias. Cada ajuste debe explicarse en las líneas de observaciones, provistas en la parte inferior del formulario. La tabla de “Ajustes/Tipo” muestra los diferentes tipos de ajustes. E. EXISTENCIAS FINAL DEL MES: Esta columna resulta de la suma de la columna A. “EXISTENCIAS INICIO DEL MES”, más B. “RECIBIDO DURANTE EL MES”, y luego restar C. “CONSUMO”. Los ajustes, dependiendo si son positivos o negativos, se sumarán o restarán al saldo. E = A + B – C +/- D IMPORTANTE: Las columnas F y G que aparecen sombreadas serán llenadas en el nivel superior (DPS/DAS) F. CANTIDAD MAXIMA: Esta columna es el resultado de multiplicar la columna C. “CONSUMO” por 2 (para alcanzar el nivel máximo). Si el Centro de Salud ha estado desabastecido en el mes reportado, utilice el mes anterior de mayor consumo y multiplíquelo por dos (2). F = C x 2 CANTIDAD A SOLICITAR: En esta columna se calcula la Cantidad Máxima (F) menos Existencias Final del Mes (E). G = F – E. Si la Cantidad Máxima es mayor que las existencias, se solicita la cantidad resultante. Si la Cantidad Máxima es menor que las existencias, significa que tiene suficientes insumos para cubrir esa cantidad y por lo tanto, no necesita hacer un pedido de ese producto. OBSERVACIONES: En estas líneas debe aclararse la naturaleza de los ajustes y que mes utilizó para su cantidad máxima, (si estuvo desabastecido en el mes reportado), o también puede ser utilizada para escribir aspectos importantes ocurridos durante el mes. NOMBRE RESPONSABLE: Escriba el nombre de la persona responsable del programa o del quien llena el formulario. FECHA: Escriba la fecha en la cual llena el formulario. 50 ANEXO 3B: GUIA DE REFERENCIA PARA LLENADO DE SIL Nº 5 ELABORACIÓN DE INFORME Y SOLICITUD DE METODOS ANTICONCEPTIVOS – SIL Nº 5 GUÍA DE REFERENCIA OBJETIVO DE LA GUIA: Elaborar correctamente el Informe Y Solicitud De Métodos de Planificación Familiar / SIL Nº 5, para establecimientos de salud (Hospitales, Clínicas y UNAPs). RESPONSABLE: Personal responsable de los servicios de planificación familiar. Encargados de atender y entregar los anticonceptivos a las/os usuarias/os de los CS. PROPOSITO: Registrar el consumo mensual de anticonceptivos, así como los movimientos y saldos existentes en CS y analizar la información. CUANDO: Al final de cada mes, se elabora el Informe SIL Nº 5 y se envía a la DPS ó DAS. IMPORTANTE: El Informe Y Solicitud De Métodos de Planificación Familiar, constituye el registro del consumo mensual del servicio de planificación familiar y además el instrumento para la Solicitud de Insumos, de cada periodo. A continuación, puede ver el correcto llenado del Informe Y Solicitud De Métodos de Planificación Familiar / SIL Nº 5, considerando el registro de datos, por columna, paso a paso y detallando las acciones que se deben tomar, a través de ejemplos: PASO ACCIONES EJEMPLOS 1. Completar la Escriba en los espacios información en correspondientes: la parte a. El código asignado por SESPAS Código: 1 2 0 5 superior del b. Nombre del establecimiento. Clínica “San Nicolás” Informe / SIL c. Nombre de la Región a la que Región VIII Nº 5 pertenece d. Nombre de la DPS/DAS a la que reporta e. El mes reportado f. El año en curso 09 (Septiembre) 2008 2. Completar la En esta columna se registra la ANTIC. ORAL: 10 Columna Nº cantidad total de usuarias nuevas y MINI PÍLDORA: 2 de USUARIAS continuas, de cada método CONDONES: 8 ATENDIDAS EN EL MES anticonceptivo, que fueron atendidas en el mes que se reporta. DIU: 2 INYECTABLES: 12 51 PASO ACCIONES EJEMPLOS 3. Completar la Columna A: EXISTENCIAS AL INICIO DEL MES Registre en esta columna la cantidad de insumos con la que inició este periodo. La cantidad debe coincidir con el saldo final del kárdex del mes anterior y con las existencias al final del mes del SIL Nº 5 anterior ANTIC. ORAL: 15 MINI PÍLDORA: 2 CONDONES: 90 DIU: 2 INYECTABLES: 8 4. Completar la Columna B: RECIBIDO DURANTE EL MES a. Anote en esta columna la cantidad recibida de su nivel superior, por método anticonceptivo. Obtenga el dato de los kárdex, del mes que está reportando ANTIC. ORAL: 35 MINI PÍLDORA: 2 CONDONES: 200 DIU: 2 INYECTABLES: 12 5. Completar la columna C CONSUMO a. Registre la cantidad total de anticonceptivos que se entregaron directamente a la(o)s usuaria(o)s durante el mes reportado Obtenga los datos del SIL Nº 4. ANTIC. ORAL: 22 MINI PÍLDORA: 3 CONDONES: 210 DIU: 2 INYECTABLES: 12 AJUSTES + - ANTIC. ORAL 6 6 MINI PÍLDORA CONDONES 5 INYECTABL ES 1 6. Completar la columna D AJUSTES a. Escriba en la columna “Ajustes” las cantidades que salen o ingresan al CS, por razones diferentes al consumo y sistema de distribución. Los ajustes positivos, deben sumarse al saldo. Y los negativos, deben restarse del saldo Indicar el código correspondiente al Tipo de Ajuste, según cuadro establecido en las en las filas de observaciones AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charla E Otro J 7. Completar la columna E: EXISTENCIAS AL FINAL DEL MES a. Registre en esta columna, las cantidades / existencias, que quedan de cada método, luego del inventario físico, al final del mes reportado Para ello, realice un conteo físico, de cada método, el último día del mes que está reportando; y verifique que la cantidad registrada en la columna de “saldo final” del kárdex, coincida con sus existencias físicas disponibles ANTIC. ORAL: 28 MINI PÍLDORA: 1 CONDONES: 75 DIU: 2 INYECTABLES: 9 52 PASO ACCIONES EJEMPLOS 8. Completar la a. Escriba la cantidad máxima que resulta ANTIC. ORAL: 22 x 2 = 44 columna F: de multiplicar el consumo (Columna C) MINI PÍLDORA: 3 x 2 = 6 CANTIDAD por 2 (nivel máximo expresado en CONDONES: 210 x 2= 420 MÁXIMA meses). Haga este cálculo para cada método anticonceptivo DIU: 2 x 2 = 4 INYECTABLES: 12x 2= 24 9. Completar la columna G CANTIDAD A SOLICITAR a. En esta columna, registre la cantidad que debe solicitar, aplicando la formula (F – E = G) Cantidad Máxima – existencias al final de mes = cantidad a solicitar ANTIC. ORAL: 44 – 28= 16 MINI PÍLDORA: 6 – 1 = 5 CONDONES: 420 – 75 = 345 DIU 4 – 2 =2 INYECTABLES: 24 – 9 = 15 10. Casillero de a. Registre en estas líneas el tipo de ANTIC. ORAL: 4 B; 6 C; 2 E OBSERVACIO NES ajuste positivo o negativo, que se realizó, con el código CONDONES: - 5 E INYECTABLES: +1 -F correspondiente. b. Escriba asimismo los eventos extra ordinarios relacionados con los movimientos de los insumos, que deba registrar o comunicar a la DPS, Por Ej., ¿Cuantos días estuvo desabastecido y en que método?, si cerró el establecimiento por vacunación, si tuvo alguna usuaria con alguna reacción, etc. Este mes, no pude recoger mis anticonceptivos y me quedé 10 días sin DIU No se atendió en el CS durante 5 días, porque la lluvias impidieron el acceso 11. Completar la información en ƒ NOMBRE DEL RESPONSABLE Escribir NOMBRE DEL la parte inferior el nombre del responsable de la RESPONSABLE: del Informe de Movimientos y elaboración del Informe, con letra legible, de preferencia, letra de molde. Lic. Patricia García Solicitud de Insumos /SIL Nº 5 ƒ FECHA: Escriba la fecha en que elabora el informe. FECHA: 30 / 09 / 2008 53 -- -- ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________ ANEXO 3C: EJEMPLO DE LLENADO DEL FORM SIL Nº 5 SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL INFORME Y SOLICITUD DE MÉTODOS DE PLANIFICACIÓN FAMILIAR CENTROS DE SALUD CODIGO: NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO: ____Clínica San Nicolás________________________ REGION: VIII DPS MAO NIVEL MÁXIMO: 2 MESES NIVEL MINIMO: 1 MES 1 2 0 5 0 9 AÑO:Mes 2 0 0 8 A. B. C. D. E. F. G. Nº de EXISTENCIAS RECIBIDO CONSUMO AJUSTES (+/-) EXISTENCIAS CANTIDAD CANTIDAD USUARIAS INICIO DEL DURANTE (entregado a FINAL DEL MES MÁXIMA AATENDIDAS METODOS MES EL MES usuarias (A+B-C) +/-D SOLICITAR CANTIDAD EN EL MES durante el (sumar o restar (C x 2) mes) Ajustes) (F -E)+ - 7. PILDORAS 10 15 35 22 6 6 28 44 16(Ciclos) 8. MINI-PÍLDORAS 2 2 2 3 1 6(Ciclos) 5 9. CONDONES 8 90 200 210 5 75 420 345(Unidades) 10. DIUs 2 2 2 2 2 4 2(Unidades) 11. IMPLANTES SUB­ DERMICOS (Set) 12. INYECTABLES 12 8 12 12 1 9 24 15(Unidades) AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charla E Otro J OBSERVACIONES: TIPOS DE AJUSTE: _ ANTIC. ORAL: -4 B; 6 C; -2 E ; CONDONES: - 5 E ; INYECTABLES: 1 F _____Este mes no pude recoger mis anticonceptivos y me quedé 10 dias sin DIU. No se atendió en el CS durante 5 dias, porque las lluvias impidieron el acceso. NOMBRE DEL RESPONSABLE: ___Lic. Patricia García_______________________ FECHA: ____30/ 09/ 2008_______ Original: DPS/ DAS Copia: Establecimiento 54 ANEXO 4: FORMATO SIL Nº 6 SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL INFORME CONSOLIDADO Y SOLICITUD DE METODOS DE PF DPS/ DAS NOMBRE DE DPS/DAS: _______________________________________________ NIVEL MÁXIMO: 3 MESES NIVEL MINIMO: 1 MES MES: AÑO: MOVIMIENTO DE ANTICONCEPTIVOS EXISTENCIAS C.S. SOLICITUD DE ANTICONCEPTIVOS METODOS No. DE USUARIAS ATENDIDAS EN A. EXISTENCIAS INICIO DEL B. RECIBIDO DURANTE C. DISTRIBUIDO A CENTROS DE D. AJUSTES (+/-) E. EXISTENCIAS FIN DE MES (en almacén de DPS/DAS) E = A+B-C +/-D (sumar o restar Ajustes) F. EXISTENCIAS FIN DE MES EN CENTROS DE SALUD (consolidado centros de salud) G. CONSUMO TOTAL DEL MES (consolidado centros de salud) H. CANTIDAD MÁXIMA H = G x 3 I. CANTIDAD A SOLICITAR I = H - E EL MES MES EL MES SALUD CANTIDAD (consolidado centros de salud) (en almacén de DPS/DAS) (del Nivel Central) (cantidad despachada a Centros de salud durante el mes) + - 1- PILDORAS (Ciclos) 2- MINI-PÍLDORAS (Ciclos) 3- CONDONES (Unidades) 4- DIUs (Unidades) 5-IMPLANTES SUB-DERMICOS (Set) 6-INYECTABLES (Unidades) AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charla E Otro J TOTAL ESTABLECIMIENTOS BAJO SU RESPONSABILIDAD NUMERO DE ESTABLECIMIENTOS QUE REPORTARON EN ESTE MES OBSERVACIONES:________________________________________________________________________________________________________________________________________________ NOMBRE DEL RESPONSABLE: ______________________________________________________ FECHA: _____________________________________ Original: DIGEMIA, Nivel Central Copia: DRS Copia: DPS/DAS 55 ANEXO 4A: INSTRUCTIVO DEL FORMATO SIL Nº 6 INFORME CONSOLIDADO Y SOLICITUD DE METODOS DE PF DPS /DAS Este formulario debe llenarse mensualmente. Usted debe enviar el original al Nivel Central, enviar una copia a la Región y quedarse con otra copia para su almacén. NOMBRE DE DPS/DAS: Escriba el nombre de la DPS o DAS para la cual está llenando este informe. MES y AÑO: Anote el mes y el año para el cual está llenando este informe MÉTODOS: En esta columna se encuentran registrados los métodos con los que se trabaja en SESPAS. No. DE USUARIAS ATENDIDAS EN EL MES: En esta columna se necesita un consolidado del número de usuarias/os atendidos en los centros de salud que reportan a la DPS/DAS durante el mes, sumando los datos de la columna No. DE USUARIAS ATENDIDAS EN EL MES de los FORM SIL No 5 de los centros de salud A. EXISTENCIAS INICIO DEL MES: La cantidad en esta casilla corresponde a las existencias del almacén de la DPS o DAS y debe ser trasladada de la columna “E” del FORM SIL No. 6 del mes anterior. Si está iniciando con este registro por primera vez, haga un inventario físico y anote la cantidad en esa columna. B. RECIBIDO DURANTE EL MES: En esta columna se incluyen las cantidades recibidas del nivel central; las cantidades recibidas de otra fuente deben ser ingresadas bajo la columna “AJUSTES”, como una cantidad positiva. C. DISTRIBUIDO A CENTROS DE SALUD: En esta columna se consideran las entregas de insumos a los centros de salud; este dato debe coincidir con las salidas registradas en el Kárdex. D. AJUSTES: Se consideran “Ajustes Positivos”, las cantidades ingresadas al inventario y que no fueron enviadas del nivel central; estos ajustes deberán sumarse a las existencias. “Ajustes Negativos” son las cantidades que salen del inventario por alguna razón diferente a la distribución a los centros de salud; estos ajustes deben restarse de las existencias. Cada ajuste debe explicarse en las líneas de observaciones, provistas en la parte inferior del formulario. La tabla de “Ajustes/Tipo” muestra los diferentes tipos de ajustes. Refiérase al kárdex para identificar el tipo de ajuste. E. EXISTENCIAS FIN DE MES: Esta columna resulta de la suma de la columna A. “EXISTENCIAS INICIO DEL MES”, más la columna B. “RECIBIDO DURANTE EL MES” y luego restar la columna C. “DISTRIBUIDO A CENTROS DE SALUD”. Los Ajustes (columna D) se sumarán o restarán a las existencias según su tipo: E = A + B - C +/-D. Hacer un conteo físico en el almacén el último día del mes reportado y si la cantidad contada es diferente a la columna “E” del FORM SIL No 6 anterior, entonces la diferencia incluirla en la columna D “AJUSTES”. F. EXISTENCIAS FIN DE MES EN CENTROS DE SALUD: En esta columna se registra el consolidado de los saldos reportados por los centros de salud, durante el mes que se está reportando. Este dato se obtiene sumando las cantidades de la columna E. “EXISTENCIAS FINAL DEL MES” de los FORM SIL No 5 de cada uno de los centros de salud que reportan a la DPS/DAS. G. CONSUMO TOTAL DEL MES: En esta columna se necesita un consolidado de los consumos reportados por los centros de salud que reportan a la DPS/DAS durante el mes, es decir, sumando los datos de la columna C. “CONSUMO” de los FORM SIL No 5 de los centros de salud. H. CANTIDAD MAXIMA: Esta columna es el resultado de multiplicar la columna G. “CONSUMO TOTAL DEL MES” por 3. Esta se constituye en la cantidad máxima del almacén de la DPS/DAS: H = G x 3 I. CANTIDAD A SOLICITAR: En esta columna se calcula la cantidad a solicitar, restando la columna H. “CANTIDAD MÁXIMA” menos la columna E. “EXISTENCIAS FIN DE MES”. I = H - E TOTAL ESTABLECIMIENTOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: En esta casilla debe anotar el número total de centros de salud que están bajo la responsabilidad de la DPS/DAS. 56 NUMERO DE ESTABLECIMIENTOS QUE REPORTARON EN ESTE MES: En esta casilla debe anotar el número total de centros de salud que efectivamente enviaron sus reportes FORM SIL No 5 durante el mes. OBSERVACIONES: En estas líneas debe aclararse la naturaleza de los ajustes o cualquier otro aspecto de importancia, como por ejemplo si las cantidades a solicitar no fueron las cantidades efectivamente recibidas. 57 ANEXO 4B: ELABORACIÓN DE INFORME CONSOLIDADO Y SOLICITUD DE MÉTODOS DE PLANIFICACION FAMIIAR, SIL Nº 6 PARA DPS/ DAS GUÍA DE REFERENCIA OBJETIVO DE LA GUIA: Elaborar correctamente el Informe y Solicitud De Métodos de Planificación Familiar / SIL Nº 6, para las DRS / DPS/ DAS. RESPONSABLE: Personal responsable del sistema logístico en el nivel provincial o de Área. Encargados de recibir la solicitud de métodos de planificación familiar y distribuir los anticonceptivos a los establecimientos de salud. PROPOSITO: Registrar el consumo mensual de anticonceptivos, los movimientos y existencias de todos los establecimientos y almacenes que reportan a las DPS/DAS y analizar la información. CUANDO: Al final de cada mes, se elabora el Informe SIL Nº 6 y se envía al Nivel Central. IMPORTANTE: El Informe y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar constituye el registro del consumo mensual de los establecimientos de salud y el instrumento para la Solicitud de Insumos, de cada período. A continuación, puede ver el correcto llenado del Informe y Solicitud de Métodos de Planificación Familiar / SIL Nº 6, considerando el registro de datos, por columna, paso a paso y detallando las acciones que se deben tomar, a través de ejemplos: PASO ACCIONES EJEMPLOS Completar la información en la parte superior del Informe / SIL Nº 6 Escriba en los espacios correspondientes: • Nombre de la DPS /DAS • El mes reportado • El año en curso Nombre de DPS/DAS: Mao 09 (Septiembre) 2008 58 PASO ACCIONES EJEMPLOS Completar la Columna Nº de USUARIAS ATENDIDAS EN EL MES Registre en esta columna, la cantidad total de usuarias que fueron atendidas en el mes, por cada método anticonceptivo. Para ello, debe consolidar la información de todos los establecimientos que reportan a la DPS /DAS. ANTIC. ORAL: 220 MINI PÍLDORA: 160 CONDONES: 80 DIU: 40 INYECTABLES: 198 Completar la Columna A EXISTENCIAS AL INICIO DEL MES Registre en esta columna la cantidad de insumos con la que su Almacén inició este periodo. La cantidad debe coincidir con el saldo final del kárdex, del mes anterior y con el saldo del mes anterior en el formato SIL Nº 6 ANTIC. ORAL: 500 MINI PÍLDORA: 180 CONDONES: 3,000 DIU: 80 INYECTABLES: 200 Completar la Columna B RECIBIDO DURANTE EL MES Anote en esta columna la cantidad de insumos recibida del nivel central, por método anticonceptivo. Obtenga el dato de los kárdex, del mes que está reportando. ANTIC. ORAL: 100 MINI PÍLDORA: 300 CONDONES: 1,000 DIU: 50 INYECTABLES: 300 Completar la columna C DISTRIBUIDO A CENTROS DE SALUD Registre la cantidad total de anticonceptivos que se distribuyeron a los establecimientos de salud. Obtenga los datos del Kárdex. ANTIC. ORAL: 440 MINI PÍLDORA: 320 CONDONES: 3,200 DIU: 40 INYECTABLES: 400 AJUSTES + - ANTIC. ORAL 32 12 CONDONES 76 INYECTABLE 23 19 Completar la columna D AJUSTES Escriba en esta columna las cantidades que salieron o ingresaron al almacén, por razones diferentes al sistema de distribución. Los ajustes positivos, deben sumarse al saldo. Y los negativos, deben restarse del saldo Indicar el código correspondiente al Tipo de Ajuste, en las filas de Observaciones de acuerdo al cuadro establecido. AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charla E Otro J 59 PASO ACCIONES EJEMPLOS Completar la Registre en esta columna las existencias de cada ANTIC. ORAL: 180 columna E EXISTENCIA AL FINAL DEL MES método que quedan en el almacén (DPS/ DAS), luego de hacer el inventario físico, al final del mes a reportar. MINI PÍLDORA: 160 CONDONES: 724 Inventario Físico: Realice un conteo físico, de cada método, el último día del mes que está reportando; y verifique que la cantidad registrada en la columna de “saldo final” del kárdex, coincida con sus existencias físicas disponibles. De lo contrario revise y haga un ajuste en el kárdex y en el SIL No. 6. DIU: 90 INYECTABLES: 104 Completar la Registre en esta columna, las existencias que ANTIC. ORAL: 190 columna F quedan de cada método, en los centros de salud. MINI PÍLDORA: 140 EXISTENCIAS FIN DE MES EN Obtenga el dato, consolidando la información de la columna “E “Existencias al fin del mes, de los CONDONES: 2,000 CENTROS DE SIL Nº 5 de establecimientos de salud. DIU: 30 SALUD. INYECTABLES: 154 Completar la columna G CONSUMO TOTAL DEL MES (Consolidado de CS) Registre en esta columna el consumo consolidado de los establecimientos de salud, que pertenecen a la DPS/DAS. Obtenga el dato de la suma de “todos los consumos” de la columna E del SIL Nº 5 de los centros de salud que reportan ANTIC. ORAL: 220 MINI PÍLDORA: 160 CONDONES: 1,700 DIU: 40 INYECTABLES: 198 Completar la Escriba la cantidad máxima que debería tener, de ANTIC. ORAL: 220 x 3 = 660 columna H CANTIDAD MÁXIMA acuerdo al “nivel máximo = 3” establecido para DPS/DAS Escriba el resultado de multiplicar el consumo por 3 (nivel máximo) y colóquelo el resultado donde corresponda (H=G x 3) Cantidad Máxima = Consumo x 3 MINI PÍLDORA: 160 x3= 480 CONDONES:1700x3= 5,100 DIU: 40 x 3 = 120 INYECTABLES: 198 x 3 = 594 Completar la En esta columna, registre la cantidad que debe ANTIC. ORAL: 660 – 180= 480 columna I solicitar, obtenga el dato aplicando la formula: (I MINI PÍLDORA: 480 – 160 = 320 CANTIDAD A = H - E) CONDONES: 5,100–724 = 4,376 SOLICITAR Cantidad Máxima – saldo final de mes = cantidad a solicitar DIU 120 – 90 = 30 INYECTABLES: 594 – 104 = 490 60 PASO ACCIONES EJEMPLOS Casillero de Registre en estas líneas, el tipo de ajuste ANTIC. ORAL: 4 B; 6 C; 2 E OBSERVACIONE positivo o negativo, que se realizó, con el CONDONES: - 5 E S código correspondiente, según la tabla de Tipos de ajuste. Escriba asimismo, eventos extra ordinarios relacionados con los movimientos de los insumos, que deba registrar o comunicar a la DPS, Por Ej., Si estuvo desabastecido, ¿en que método?, si cerró el CS por vacunación, entre otros. INYECTABLES: +1 -F Este mes, no pude recoger mis anticonceptivos y me quede 10 días sin DIU No se atendió en el CS durante 5 días, porque la lluvias impidieron el acceso Completar la NOMBRE DEL RESPONSABLE Escribir el NOMBRE DEL información en la parte inferior del Informe de nombre del responsable de la elaboración del Informe, con letra legible, de preferencia con letra de molde. RESPONSABLE: Lic. Patricia García Movimientos y Solicitud de FECHA: Escriba la fecha en que elabora el informe. Insumos /SIL Nº 6 FECHA: 30 / 09 / 200 61 ANEXO 4C: FORMATO SIL Nº 6 SECRETARIA DE ESTADO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL INFORME CONSOLIDADO Y SOLICITUD DE METODOS DE PF DPS/ DAS NOMBRE DE DPS/DAS: ____________MAO___________________________________ NIVEL MÁXIMO: 3 MESES NIVEL MINIMO: 1 MES MES: 0 9 AÑO: 2 0 0 8 MOVIMIENTO DE ANTICONCEPTIVOS EXISTENCIAS C.S. SOLICITUD DE ANTICONCEPTIVOS METODOS No. DE USUARIAS ATENDIDAS EN EL MES (consolidado centros de salud) A. EXISTENCIAS INICIO DEL MES (en almacén de DPS/DAS) B. RECIBIDO DURANTE EL MES (del Nivel Central) C. DISTRIBUIDO A CENTROS DE SALUD (cantidad despachada a Centros de salud durante el mes) D. AJUSTES (+/-) E. EXISTENCIAS FIN DE MES (en almacén de DPS/DAS) E = A+B-C +/-D (sumar o restar Ajustes) F. EXISTENCIAS FIN DE MES EN CENTROS DE SALUD (consolidado centros de salud) G. CONSUMO TOTAL DEL MES (consolidado centros de salud) H. CANTIDAD MÁXIMA H = G x 3 I. CANTIDAD A SOLICITAR I = H - E CANTIDAD + - 1- PILDORAS (Ciclos) 220 500 100 440 32 12 180 190 220 660 480 2- MINI-PÍLDORAS (Ciclos) 160 180 300 320 160 140 160 480 320 3- CONDONES (Unidades) 80 3,000 1,000 3,200 76 724 2,000 1,700 5,100 4,376 4- DIUs (Unidades) 40 80 50 40 90 30 40 120 30 5-IMPLANTES SUB-DERMICOS (Set) 6-INYECTABLES (Unidades) 198 200 300 400 23 19 104 154 198 594 490 AJUSTES TIPO AJUSTES TIPO Capacitación A Error de Registro F Dañado / Contaminado B Préstamo G Devolución C Vencido H Faltante / Sobrante al realizar inventario D Donación I Consejería / Charla E Otro J TOTAL ESTABLECIMIENTOS BAJO SU RESPONSABILIDAD NUMERO DE ESTABLECIMIENTOS QUE REPORTARON EN ESTE MES OBSERVACIONES:_Orales: + 32-A; -12 E; condones 76 –F; inyectables 23 –H, 19 -B ________ NOMBRE DEL RESPONSABLE: ______FERNANDO RAMIREZ_________________ FECHA: _______30 SEPTIEMBRE 2008___________ Original: Nivel Central Copia: Dirección Regional Copia: DPS/DAS 62 ANEXO 5: FORMATO DE LA PLANILLA DE CONSOLIDACIÓN DE FORM SIL Nº 5 PARA DPS/DAS 63 DO DE SALUD P CA Y ASISTENCIA SOCIAL DAS SECRETARIA DE ESTA ÚBLI CONSEJO NACIONAL DE POBLACION Y FAMILIA PROGRAMA DE SALUD REPRODUCTIVA Y PLANIFICACIÓN FAMILIAR DPS/DASPLANILLA DE CONSOLIDACION DE FORM SIL. No 5 PARA DRS/DPS/ DRS/DPS/DAS: MES: AÑO: POR FAVOR COMPLETE LAS CELDAS DE: EXISTENCIAS INICIO MES, RECIBIDO DURANTE EL MES Y AJUSTES (+/-) DEL ALMACÉN DE LA DRS/DPS/DAS PARA CADA UNO DE LOS MÉTODOS. METODO 1. EXISTENCIAS INICIO MES (en almacén DRS/DPS/DAS) 2. RECIBIDO DURANTE EL MES (del Nivel Central) 3. AJUSTES (+/-) (en el almacén de DRS/DPS/DAS) CANTIDAD + CANTIDAD ­ Nº CODIGO DEL CENTRO DE SALUD NOMBRE DEL CENTRO DE SALUD 0 No. Usuarias atendidas en el mes A Existencias inicio mes CS B Recibido en el mes CS C Consumo CS Ajustes (+/-) CS D E Existencias final del mes CS F Cantidad Maxima CS G Cantidad a Solicitar CS + - 1 0 0 0 2 0 0 0 3 0 0 0 4 0 0 0 5 0 0 0 6 0 0 0 7 0 0 0 8 0 0 0 9 0 0 0 10 0 0 0 120 0 0 0 121 0 0 0 122 0 0 0 123 0 0 0 124 0 0 0 125 0 0 0 126 0 0 0 127 0 0 0 128 0 0 0 129 0 0 0 130 0 0 0 TOTALES 0 0 0 0 0 0 0 Total establecimientos bajo su responsabilidad: Numero de establecimientos que reportaron este mes: Observaciones: Nombre del responsable: Fecha: 64 ANEXO 5A: INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA PLANILLA DE CONSOLIDACIÓN DE FORM SIL NO 5 PARA DPS/DAS NOTA IMPORTANTE: Dependiendo de la configuración de seguridad de su equipo, aparecerá una "Advertencia de seguridad" al abrir el archivo. Si es así, haga clic en "Habilitar macros" para poder imprimir el FORM SIL 6 correctamente. En caso de que no pueda habilitar las macros, podra visualizar el FORM SIL 6 haciendo clic en el menu ARCHIVO, y posteriormente VISTA PRELIMINAR. OBJETIVO: El objetivo del llenado de esta planilla es el de poder llenar todos los datos de los formularios FORM SIL 5 que llegan a cada una de las DPS/DAS, con el fin de facilitar el trabajo de las/los engargadas/os del programa de PF. Con el correcto llenado de esta planilla, se podrá imprimir directamente el FORM SIL No 6 "Informe consolidado y solicitud de métodos de PF" Este archivo se podra mandar directamente al nivel central via internet, ahorrando tiempo, recursos, y minimizando errores de calculo. Si el encargado/a de la DPS/DAS desea llenar manualmente el FORM SIL No 6 en los formularios pre­ impresos, igualmente podra utilizar los datos consolidados de esta planilla para llenar dicho formulario manualmente. FRECUENCIA DE LLENADO: Esta planilla debe llenarse mensualmente para ser enviada al nivel central. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA PLANILLA: DPS/DAS: Indique la DPS/DAS que está consolidando esta planilla MES y AÑO: En estas casillas escriba el mes y el año para el cual esta llenando este formulario. IMPORTANTE: para poder imprimir el FORM SIL No 6 desde esta planilla, es indispensable que se llenen correctamente los siguientes datos: 1. EXISTENCIAS INICIO DEL MES (en almacén DPS/DAS): La cantidad en esta casilla corresponde a los saldos del Almacén de la DPS o DAS y debe ser trasladada de la columna “E” del FORM SIL No 6 anterior. Hacer un conteo físico en el almacén el último día del mes reportado y si la cantidad contada es diferente a la columna “E” del FORM SIL No 6 anterior, entonces la diferencia incluirla en la columna D “AJUSTES”. 2. RECIBIDO DURANTE EL MES: En esta columna se incluyen las cantidades recibidas del nivel central; las cantidades recibidas de otra fuente deben ser ingresadas bajo la columna “AJUSTES”, como una cantidad positiva. Esta cantidad debe ser igual a la que aparece en la columna J. CANTIDAD RECIBIDA, del FORM SIL No 6 del mes anterior. 3. AJUSTES: Se consideran “Ajustes Positivos”, las cantidades ingresadas al inventario y que no fueron enviadas del nivel central, estos ajustes deberán sumarse a las existencias. “Ajustes Negativos” son las cantidades que salen del inventario por alguna razón diferente a la distribución a los centros de salud, estos ajustes deben restarse de las existencias. Cada ajuste debe explicarse en las líneas de observaciones, provistas en la parte inferior del formulario. La tabla de “Ajustes/Tipo” del FORM SIL No 6, muestra los diferentes tipos de ajustes. CODIGO DEL CENTRO DE SALUD: Utilice esta columna para ingresar el código de CUATRO (4) 65 dígitos que es asignado por SESPAS para cada uno de los centros de salud a su cargo. NOMBRE DEL CENTRO DE SALUD: Escriba el nombre del establecimiento para el cual esta llenando los datos. Para cada uno de los métodos de planificación familiar (Pildoras, Mini Pildoras, Condones, DIUs, Implantes Sub Dermicos e Inyectables), existen CINCO (5) columnas (columnas 0, A, B, C, D) que se deben llenar teniendo en cuenta la unidad de medida indicada en las columnas y se deben llenar de la siguiente manera: 0. NUMERO DE USUARIAS ATENDIDAS EN EL MES: registre la cantidad total de usuarias de cada método, que fueron atendidas en el centro de salud, correspondientes al mes reportado. Este dato lo obtiene del FORM SIL No 5, columna "Numero de usuarias atendidas en el mes" A. EXISTENCIAS INICIO DEL MES CS: La cantidad en esta casilla corresponde a los saldos al inicio del mes en los centros de salud y debe ser trasladada del FORM SIL No 5, columna A "Existencias inicio del mes" B. RECIBIDO DURANTE EL MES CS: En esta columna se incluyen las cantidades que el centro de salud ha recibido de la DPS/DAS durante el mes. O sea, las cantidades que la DPS/DAS le ha entregado a cada uno de los CS. Este dato lo puede obtener del FORM SIL No 5, columna B "Recibido durante el mes" C. CONSUMO CS: En esta columna se consideran sólo los insumos entregados a los usuarios a través de los centros de salud. Este dato lo puede obtener del FORM SIL No 5, columna C "Consumo" D. AJUSTES (Cantidad en CS): Corresponde a los ajustes positivos o negativos realizados en los centros de salud. Este dato se puede obtener del FORM SIL No 5, columna D "Ajustes" E. EXISTENCIAS FINAL DEL MES CS: Esta columna corresponde a las existencias que cada centro de salud debería tener al final del mes. Este dato es calculado automáticamente por el sistema, no obstante la persona encargada deberá comparar este dato con el dato del FORM SIL No 5, columna E "Existencias final del mes" de cada uno de los centros de salud. En caso de haber inconsistencias se deberá preguntar la causa (por ejemplo verificar si hubo un error de cálculo). De ser necesario se deberán hacer los ajustes correspondientes en la columna D "Ajustes". F. CANTIDAD MAXIMA CS: Esta columna es calculada automáticamente por el sistema, por eso aparece sombreada. Este dato es el que se debe llenar en el FORM SIL No 5, columna F "Cantidad máxima" G. CANTIDAD A SOLICITAR: Esta columna es calculada automáticamente por el sistema, por eso aparece sombreada. Este dato es el que se debe llenar en el FORM SIL No 5, columna G "Cantidad a solicitar" NOTA 1: Los pasos descritos anteriormente, deben ser completados para cada uno de los métodos de PF y para cada centro de salud que reporta a la DPS/DAS. NOTA 2: En esta planilla se podrán llenar datos hasta de 130 centros de salud que reporten a la DPS/DAS. En caso de que la DPS/DAS tenga más de 130 CS a su cargo, deberá comunicarse con el Nivel Central para hacer los respectivos ajustes en la planilla. NOTA 3: en la parte inferior de la planilla (despues del establecimiento No. 130), aparecen las siguientes casillas que deben ser llenadas antes de imprimir el FORM SIL No 6: 66 TOTAL DE ESTABLECIMIENTOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Anotar el numero total de CS que están bajo la responsabilidad de la DPS/DAS. NUMERO DE ESTABLECIMIENTOS QUE REPORTARON EN ESTE MES: En esta casilla debe anotar el número total de centros de salud que efectivamente enviaron sus reportes FORM SIL No 5 durante el mes. OBSERVACIONES: En estas líneas debe aclararse la naturaleza de los ajustes o cualquier otro aspecto de importancia, como por ejemplo si las cantidades a solicitar no fueron las cantidades efectivamente recibidas. NOMBRE RESPONSABLE: Escriba el nombre de la persona responsable del programa o de quien llena el formulario. FECHA: Escriba la fecha en la cual llena el formulario (dia/mes/año) NOTA 4: IMPORTANTE: Al imprimir el FORM SIL No.6, aparecera la columna I. CANTIDAD A SOLICITAR, que es la cantidad sugerida por el sistema para ser solicitada al Nivel Superior. La columna J. CANTIDAD RECIBIDA (del Nivel Superior) aparecera en blanco y aqui se deben anotar las cantidades REALES que se han recibido del nivel superior. Esto es, porque no siempre las cantidades solicitadas al nivel superior, son las que realmente se reciben. 67 BIBLIOGRAFIA USAID | PROYECTO DELIVER. Manual de Logística. Guía para gerentes de sistemas Logísticos de programas de Salud y planificación familiar. USAID | PROYECTO DELIVER. Taller de Capacitación de Capacitadores en Logística y Tecnología Anticonceptiva. Agosto, 2008. Santo Domingo, República Dominicana. Organización Panamericana de Salud. Promoviendo la Salud en las Amétricas. Logística y Gestión de Suministros. Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud. Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins University, Bloomberg School of Public Health.2002. Logística de la Planificación Familiar. “Una Nueva Mirada a la Logística”. Volumen XXX, Número 1. Serie J, Número 51- Programas de Planificación familiar. Population Information Program, Center for Communication Programs, the Johns Hopkins School of Public Health. Julio 1999. 111 Market Place. Volume XXVII, Number 2, Serie J, Número 49. Baltimore, Maryland. (Nombre del documento) 68 69 Para más información, visite deliver.jsi.com. 70 USAID | DELIVER PROJECT John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Phone: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 Email: askdeliver@jsi.com Internet: deliver.jsi.com

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